Технология работы

Завдання 2. ТЕЛЕФОННИЙ ДЗВІНОК

Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше при доброї організації роботи використалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відображалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Оutlook можна автоматично створювати запис про зроблені телефонні переговори.

При наявності модему, Оutlook може набирати номера телефонів контактних осіб. При цьому в Оutlook може фіксуватися час розмови, що заноситься в

Дневник. Туди ж можна занести замітки про розмову. Навчиться зв'язуватися з контактною особою по телефоні й робити запис про телефонний дзвінок.

1. Відкрийте папку Контакты. Виділить контактну особу, якої треба подзвонити.

2. На панелі інструментів розкрийте список, клацнувши на кнопці Автонабор або виберіть у меню Действия команду Позвонить контакту. У списку виберіть один з контактних телефонів. Відкриється вікно Новый звонок (рис.7).

Рис. 7. Вікно Новый звонок.

3. Установіть прапорець “ При каждом звонке создавать запись в дневнике ”.

4. Клацніть на кнопці Позвонить. При наявності модему відразу почнеться набір телефонного номера й одночасно відкриється вікно Телефонный звонок (Рис. 8). Коли модем зробить з'єднання, можна зняти слухавку й закрити вікно Новый звонок.

5. У вікні Телефонный звонок зробіть запис про тему розмови й опишіть більш докладно зміст розмови. При достатній кваліфікації секретар уміє одночасно й говорити і фіксувати розмову.

6. Закрийте вікно після запису в ньому інформації про дзвінок. На питання програми Сохранить сделанные изменения? - відповідайте ствердно. Після цієї відомості про телефонний дзвінок збережуться в картці контакту й у Дневник.

Примітка. При відсиланні листів вам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотну адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з папки Контакты. Для цього використається режим Слияние у програмі Word.

5.2.4. Папка, що відкривається при запуску Оutlook

При запуску середовища Оutlook автоматично відкривається одна з папок, наприклад, Входящие, яка містить інформацію про електронну пошту, що прийшла. Однак користувач може самостійно вказати папку, що буде відкриватися при запуску програми, наприклад, Оutlook сегодня. Навчиться задавати папку, що відкриває при запуску програми.

Технологія роботи

1. Запустите програму Оutlook.

2. У меню Сервис виберіть пункт Параметры.

3. Перейдіть на вкладку Дополнительно й натисніть кнопку Дополнительные параметры.

4. У вікні, що відкрилося, розкрийте список Открыть папку й виберіть папку Outlook сегодня, що буде відкриватися при запуску Оutlook.

5. Завершите роботу із програмою.

6. Знову відкрийте програму й переконайтеся, що при запуску відкривається задана вами папка.

Дата добавления: 2015-01-03