Использоване списка в качестве базы данных

Краткие теоретические сведения

Статистические, финансовые, логические функции. Сортировка, модификация БД, организация простейших запросов. Автофильтр, Расширенный фильтр. Подведение промежуточных итогов

Практическая работа №5

Цель работы - Привить у студентов навыки создания и обработки баз данных в Microsoft Excel.

База данных - это средство, использующееся для хранения, организации и поиска информациии. (Например, обычная телефонная книга - это тоже база данных). В современных «компьютерных» базах данных информация обычно содержится во многих таблицах, определенным образом связанных между собой. Таблицы в таких базах данных состоят из записей(строк) и полей(столбцов). Простые базы данных, состоящие из одной таблицы, можно создавать средствами Excel.

Списком называется набор строк таблицы, содержащий связанные данные -например, перечень телефонов клиентов. В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных.

Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Требования к базе данных (списку) на листе Excel.

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. При этом список должен отвечать следующим требованиям:

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются при подведении итогов, поиске и сортировке данных.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Желательно также придерживаться следующих советов:

Формат заголовков столбцов должен отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Дата добавления: 2015-01-03