Понятие и структура информационной системы

Компьютерные информационные системы

Информационная технология тесно связана с информационными системами (ИС). Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система представлена средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. Например, информационная технология работы в среде текстового процессора Word, который не является информационной системой или информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог успешной работы информационной системы.

Первоначально, ИС развивались как системы с эксплуатационным уровнем, и были разработаны для элементарных операций (например, контроль платежей). В дальнейшем они стали применяться для контроля и управления, затем для планирования и моделирования. В 80-е годы ИС развились в системы поддержки принятия решений и первоначальные стратегические системы планирования. Сегодня они помогают создавать и распространять знания и информацию в организации, обеспечивая доступ к данным и системам коммуникаций, связывая предприятия по всему миру. Компьютерные информационные системы стали сегодня жизненно необходимыми для организации и являются источником ее конкурентоспособного преимущества.

Система представляет собой любой объект, рассматриваемый одновременно и как совокупность взаимосвязанных элементов совместно функционирующих и образующих единое целое и как совокупность разнородных элементов объединенных для достижения единой цели.

Системы весьма разнообразны, так например, в качестве системы можно рассматривать и отдельную организацию, и персональный компьютер, и информационную систему.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [9].

Таким образом, информационная система призвана обеспечить сбор, обработку, хранение, поиск и предоставление необходимой информации. Информационную систему можно так же охарактеризовать и как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы. Информационная система состоит из подсистем, характеризующих ее структуру.

Подсистема является частью системы, выделенной по определенному признаку. В настоящее время, если речь идет об информационной системе подразумевается система, реализованная при помощи компьютерной техники, хотя информационная система существует не только в электронном варианте. В составе ИС можно выделить функциональные и обеспечивающие подсистемы [9].

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Для каждого вида экономических систем можно выделить типовые функциональные подсистемы. Например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:

· перспективного развития или прогнозирования;

· текущего планирования;

· оперативного управления производством;

· управления кадрами;

· бухгалтерского учета;

· маркетинга;

· управления финансами;

· материально-технического снабжения;

· реализации и сбыта и др.

Обеспечивающие подсистемы включают документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков, с целью реализации каждой функциональной подсистемы и представлены:

· информационным обеспечением (ИО), состоящим из внемашинного ИО (документы, классификаторы) и внутримашинного ИО (электронные макеты ввода-вывода документов, базы данных, электронные архивы);

· экономическим обеспечением, включающим экономические показатели, рассчитываемые в каждой задаче, и методы их расчета;

· техническим обеспечением, включающим ЭВМ, периферийные средства, множительную технику и средства связи;

· математическим обеспечением, состоящим из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;

· программным обеспечением, включающим общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, системы управления базами данных (СУБД), трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональные пакеты прикладных программ (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально-ориентированные ППП);

· технологическим обеспечением, представляющим собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач.

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

· организационное обеспечение, определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др;

· правовое обеспечение, состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций;

· лингвистическое обеспечение, включающее информационные языки для описания структурных единиц информационной базы, языки управления и манипулирования данными, систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования ИС и т.п.

Итак, информацию, необходимую для принятия решений, управления, анализа проблем или создания нового продукта в информационной системе производят три основных процесса: ввод, обработка и вывод. Процесс ввода производит сбор непроверенных сведений внутри организации и из внешней среды, в результате обработки этот материал преобразуется в конкретную значимую форму и на стадии вывода обработанные данные поступают персоналу или процессам для дальнейшего использования. Информационным системам необходима и обратная связь, представленная возвращаемыми после обработки данными полезными для оценки или исправления обработанных ранее данных.

При создании и классификации ИС следует обращать внимание на проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием подлежащих решению задач. Степень формализации влияет как на эффективность работы системы в целом, так и на уровень автоматизации или иначе степень участия человека при принятии решения на основе получаемой информации. Возможность компьютерной обработки данных повышается в зависимости от точности математического описания задачи, что и определяет степень автоматизации задачи. Различают задачи: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

В структурированной задаче известны все ее элементы и взаимосвязи между ними (расчет заработной платы). Содержание задачи можно выразить в форме математической модели с точным алгоритмом решения. Такие задачи решают многократно и основная цель ИС для таких задач – полная автоматизация их решения (сведение роли человека к нулю).

В неструктурированной задачи нет возможности выделить элементы и установить между ними связь (формализация отношений в коллективе). Их решение связано с большими трудностями из-за невозможности математического описания. Возможности применения в этом случае ИС минимальны и решение принимается человеком на основе опыта.

В большинстве задач известна часть элементов и часть связей между ними. Такие задачи называют частично структурированными. В этих условиях можно создавать ИС для получения информации с целью дальнейшего ее анализа человеком, принимающим решение. Такие ИС являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

К ИС для решения частично структурированных задач относятся ИС создающие управленческие отчеты, обеспечивающие информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляющие доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. ИС для разработки альтернативных решений - модельные или экспертные (ЭС). Модельные ИС предоставляют пользователю математические, статистические финансовые и др. модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернативных решений. Недостающую для принятия решения информацию пользователь получает в процессе диалога с моделью при ее исследовании. Экспертные ИС обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания ЭС, связанных с обработкой знаний.

5.2 Виды и задачи информационных систем
различных уровней управления организации

В любой организации имеются различные интересы, особенности и уровни. Никакая единственная система не может полностью обеспечить потребности организации во всей информации. Разделение может быть и по уровням (оперативный, функциональный, стратегический) и по функциональным областям (маркетинг, производство, финансы, бухгалтерский учет), поэтому создаются различные виды информационных систем для обслуживания различных организационных интересов. На рисунке 11 представлены виды информационных систем, лежащих в основе организации.

Для создания и дальнейшего успешного использования ИС необходимо выяснить структуру, функции и политику организации. Установить цели управления и принимаемых решений, а также наличие и возможности компьютерных технологий организации. Первоначально необходимо проанализировать структуру управления организацией. Традиционно она делится на три уровня.

Оперативный, он же самый нижний уровень управления, осуществляет решение часто повторяющихся задач и действий и быстро реагирует на малейшие изменения входной текущей информации. Этот уровень характеризуется как большими объемами обрабатываемой информации, так и большим количеством необходимых для этого операций, а также высокой динамикой принятия управленческих решений. Здесь важную роль занимает функция учета.

Функциональный или тактический уровень управления решает задачи, используя предварительно обработанную на первом уровне информацию. На этом уровне возрастает роль функции анализа, поскольку усложняются решаемые задачи, и увеличивается время на принятие необходимого решения.

Стратегический уровень обеспечивает разработку и принятие управленческих решений для достижения долгосрочных стратегических целей организации. Результаты этих решений появляются через длительное время, и поэтому важной является функция долгосрочного планирования.

Ответственность за принятие управленческих решений высока и зависит как от результатов анализа с применением математического аппарата, так и от профессионализма лица принимающего решение (ЛПР). В связи с этим немаловажным является подбор персонала организации - сотрудников разной квалификации и уровней управления.

В любой организации желательно наличие нескольких ИС разного назначения, взаимодействующих между собой и поддерживающих управленческие решения всех уровней. На нижнем оперативном уровне обработку информации осуществляют специалисты-исполнители. Они должны быстро и своевременно реагировать на изменение ситуации и обрабатывать большое количество событий (расчет зарплаты, учет потоков сырья и материалов, счета, кредиты и т.д.). Источники информации и задачи, решаемые на этом уровне, хорошо определены и структурированы. Алгоритм решения заранее задан. ИС оперативного уровня содержит оперативную и архивную информацию. Осуществляет обмен информацией между организацией и внешней средой, а так же поставляет информацию другим ИС организации.

Функциональный уровень предполагает тактическое управление организацией менеджерами среднего звена и специалистами (руководители подразделений, участков, смен, научные сотрудники и др.). ИС этого уровня можно разделить на две группы: для повышения эффективности работы специалистов, и для мониторинга, контроля, принятия решений для среднего управленческого звена.

В первом случае основной задачей является интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработки документов. С этой целью применяются ИС офисной автоматизации или иначе электронный офис, используемый работниками различных организационных уровней с целью более эффективной обработки данных и сокращения трудоемкости канцелярского труда.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления [13].

Основные функции таких ИС подразумевают автоматизацию рутинных работ с документами и организацию электронного документооборота. Для реализации этих функций используют средства формирования и редактирования документов (текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, программы распознавания символов и др.); программы управления проектами и организации деятельности человека (программы сетевого планирования и управления, ведение деловой информации с применением электронных календарей или электронных записных книжек, электронная или аудиопочта, видео- и телеконференции); программы организации электронного документооборота (электронные архивы, системы ориентированные на поддержку управления организацией, определяющие правила и процедуры движения документов и контролирующие исполнение документов, системы поддержки совместной работы, организующие хранение, поиск, обсуждение информации и др.).

Для эффективной работы специалистов применяются так же ИС обработки знаний, сюда же относятся и экспертные системы. Подобные ИС призваны вбирать в себя знания необходимые ученым или инженерам при разработки нового продукта, и позволяют обеспечить высокий уровень новейших разработок.

К основным функциям ИС уровня менеджмента можно отнести сравнительный анализ текущих показателей с предыдущими, составление отчетов за определенный период (на оперативном уровне отчеты формируются по событиям), обеспечение доступа к архивной информации и т. п. Здесь различают управленческие ИС и системы поддержки принятия решений (СППР).

Управленческие ИС обслуживают управленцев, обеспечивая их ежедневной информацией о состоянии дел, отслеживают ежедневные операции в организации и формируют периодически структурированные сводные отчеты. Такие ИС опираются на потоки данных, существующие внутри организации и используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями, и ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановки. Недостатком подобных ИС являются небольшие аналитические возможности.

СППР помогают менеджерам, специалистам, аналитикам решать частично структурированные задачи, результат которых трудно заранее спрогнозировать. У них более совершенный аналитический аппарат, содержащий несколько моделей. Информация для принятия решений поступает из оперативных и управленческих ИС. СППР должны: обеспечивать решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать, позволяя изменять постановки решаемых задач и входные данные; легко адаптироваться к изменяющимся в течении дня условиям; оснащаться сложными инструментальными средствами моделирования и анализа; иметь ориентированную на пользователя технологию [9].

Стратегический уровень управления - высшее звено руководства организации (руководитель и его заместители), осуществляет стратегическое планирование деятельности организации и координацию тактики управления внутри организации. Для решения подобных задач необходима ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации. ИС этого уровня помогают руководству решать неструктурированные задачи (воздействовать на конкурентов и покупателей, создавать новые товары и услуги, отыскивать новые рынки сбыта и т.д.), осуществлять долгосрочное планирование. Они создают общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений для неожиданно возникающей ситуации при постоянном сравнении происходящих во внешнем окружении изменений с потенциалом организации.

Из-за многоплановости использования стратегических ИС как по целям, так и по функциям в настоящее время еще не выработана общая концепция их построения. Один подход базируется на первоначальной формулировки целей и стратегии их достижения и последующему приспосабливанию информационной системы к существующей стратегии, другой - на использовании организацией стратегической ИС при формировании целей и стратегическом планировании. Наиболее рациональным, возможно, будет синтез этих подходов.

Дата добавления: 2014-12-23