Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Дубликат - второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал (Экономический словарь Глоссарий.ру).

Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам дубликат трудовой книжки необходимо выдать работнику в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки работником или работодателем;

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению;

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или о его переводе на другую постоянную работу.

При этом на титульном листе проставляется слово "Дубликат".

Выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Следует отметить, что в настоящее время понятие "непрерывный трудовой стаж" практически не используется, поэтому в дубликате трудовой книжки можно указывать только общий стаж работы.

Записи в дубликат трудовой книжки производятся в следующем порядке:

- в графе 3 указывается общий или непрерывный трудовой стаж;

- далее после указанного общего и/или непрерывного стажа: - в графе 1 ставится порядковый номер;

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графе 3 проставляются наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;

- в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же - путем указания: порядкового номера - в графе 1, даты увольнения - в графе 2 и его причины (основания) - в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Обратите внимание!

Наименование организации, в которой трудился работник, в дубликат трудовой книжки записывается в графе 3 напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только сведения, имеющиеся в этих документах.

В дубликате трудовой книжки в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек необходимо сделать записи о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и вернуть оригиналы владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Дата добавления: 2014-12-23