План адаптации торгового представителя

Общее количество персонала некоторых дистрибьюторов ПиГ достигает 200 человек. Львиная доля кадрового состава дистрибьютора приходится на отдел продаж (до 80%).

Годовой коэффициент «текучки» в этом отделе колеблется от 20% до 100% (т.е. минимум каждый пятый ТП из числа начавших финансовый год на этой позиции, к концу года покинет ее: по причине карьерного роста внутри организации или увольнения из компании по тем или иным причинам).

Это приводит к необходимости постоянного набора и первичного обучения достаточно большого числа новых ТП. План Адаптации систематизирует этот процесс в отношении каждого индивидуума, обеспечивая четкость в прохождении всех его этапов и своевременное начало эффективной работы ТП в новой должности.

План Адаптации нового ТП готовится Отделом Развития Персонала (Отделом Кадров) Дистрибьютора сразу после принятия решения о найме сотрудника на работу. План вручается ТП по окончании предложения работы менеджером Отдела Продаж, делающим его. Копия плана вкладывается менеджером по персоналу в папку с личными данными сотрудника.

Систематизировать процесс вступления нового ТП в должность.

Содержит полный перечень документов и действий, необходимых для оформления сотрудника с указанием конкретного лица, ответственного за предоставление документов и/или выполнение определенного действия; периода, в который эти действия должны быть произведены, а документы представлены. В графе “Оценка” подтверждается факт предоставления документов (дата предоставления).

Содержит полный перечень дисциплин, обязательных для всех категорий сотрудников, с указанием конкретного лица, ответственного за ознакомление сотрудника с этими дисциплинами и периода, в который эти действия должны быть произведены. В графе “Оценка” подтверждается факт ознакомления сотрудника (дата ознакомления).

Содержит полный перечень документации, с которой сотрудник должен быть ознакомлен, инструктажей и тренингов, которые он должен пройти, сотрудника, ответственного за прохождение адаптируемым указанных инструктажей и тренингов. В графе “Оценка” выставляется оценка, полученная адаптируемым по окончанию инструктажа/тренинга.

Содержит полный перечень специальных навыков, которыми сотрудник должен овладеть, лицо, ответственное за получение адаптируемым этих навыков. В графе “Оценка” выставляется оценка, полученная адаптируемым по окончанию обучения. Перечень не является закрытым и составляется в каждом конкретном случае, исходя из потребности Компании и должностных инструкций данного сотрудника. (В случае с ТП для вхождения в должность достаточно тренингов, входящий в раздел В., которые ТП проходит в процессе Ориентации и БИСТ. По окончании БИСТ менеджер ТП составляет план индивидуальных тренингов по развитию профессиональных навыков ТП на полгода/год, который и будет представлять собой развернутую версию Г. «Специальные навыки»).

Пункты “Должностные инструкции”, “Структура компании”, “Организация труда”, “Испытательный срок”, “Аттестация промежуточная”, “Личный План Развития” являются обязательными для всех категорий сотрудников. Остальные пункты вносятся в “План” в соответствии с позицией, на которую сотрудник принимается и должны соответствовать должностным обязанностям и инструкциям по данной позиции.

Форма “План адаптации сотрудника” составляется так же для сотрудников, переходящих на другую должность. В этом случае в блоке А. остаются п.п. “Контракт”, “Изменения в штатном расписании”, “План адаптации”. Добавляются п.п. “Заявление о переводе”, “Приказ о переводе”.

Копия плана адаптации сотрудника вкладывается в личное дело сотрудника лицом, ответственным за кадровое делопроизводство.

Ответственный за работу с кадрами вносит в “План” корректировки, по мере того, как сотрудник проходит тренинги, инструктажи и т.д. Записи в первом экземпляре “Плана” и копии должны быть идентичны.

По исполнению всех действий, первый экземпляр “Плана” передается Менеджеру по персоналу/офис менеджеру и хранится в личном деле сотрудника.

Контроль над своевременным составлением и выполнением формы “План адаптации сотрудника” возлагается на Менеджера по персоналу Компании, а в его отсутствие – на Офис менеджера Филиала.

Непосредственный руководитель отвечает за обновление плана с учетом пройденных тренингов/доведенных под роспись инструкций/документов.

См. в ниже пример Плана Адаптации ТП., составленный на основе разработок дистрибьютора Магнат.

НАЗВАНИЕ ДИСТРИБЬЮТОРА
ПЛАН АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКА
ФИО
ДОЛЖНОСТЬ	Торговый представитель ВС/ПС (SR)
ДАТА ПРИЕМА НА РАБОТУ
РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА	Менеджер по продажам (SM)
№	Название	Отв.	Дата выполнения	Оценка	Примечания
А	Делопроизводство
	Заявление на работу	SR	День оформления
	Трудовая книжка	SR	День оформления
	Свидетельство об образовании	SR	День оформления
	Водительское удостоверение	SR	День оформления
	Справка о доходах	SR	День оформления
	Карточка пенсионного страхования	SR	День оформления
	Свидетельство о рождении ребенка	SR	День оформления
	Заявление на льготы	SR	День оформления
	Свидетельство о присвоении ИНН	SR	День оформления
	Паспорт	SR	День оформления
	Военный билет	SR	День оформления
	Фотографии	SR	В течении 5-ти дней
	Контракт	оф.-мен	День оформления
	Приказ о зачислении в штат	оф.-мен	День оформления
	Форма для бухгалтерии	оф.-мен	В течении 2-х дней
	Личная карточка	оф.-мен	В течении 2-х дней
	Медицинский полис	оф.-мен	В течении 7-ми дней
	Личная папка	HR	День оформления
	Изменения в штатном расписании	оф.-мен	В течении 3-х дней
	План адаптации	SM	День оформления
Б	Обязательные дисциплины
	Техника безопасности	Отв.	В течении 3-х дней
	Противопожарная подготовка	Отв.	В течении 3-х дней
	Акт приема/передачи мат. Средств	Отв.	В течении 1-го дней
	Представление команде	SM	В течении 3-х дней
В	Профессиональная подготовка
	Ориентация - первичное обучение теории продаж	SM	В течении первых 1,2, и 3 дня
	Должностные инструкции	SM	В течении 3-го дня
	БИСТ - первичное обучение практике продаж	SM	В течение 4, 5 и 6 дня
	План Индивидуальных Тренингов	SM	К концу 3-го дня БИСТ
	Испытательный срок	SM	Три месяца
	Аттестация промежуточная	SM	По оконч. испыт. срока
	Личный план развития	SM	По оконч. испыт. срока
Г	Специальная подготовка	SM	первые полгода/год в соответсвии с планом индивидуальных тренингов

	Индивидуальный план адаптации получил(а) __________________________________________

Инструкция по выполнению формы “План адаптации сотрудника”

“ФИО” - фамилия, имя, отчество принимаемого на работу

“ДОЛЖНОСТЬ” - должность, согласно штатному расписанию, на которую сотрудник принимается.

“ДАТА” приема на работу - дата, согласно приказу.

“ДЕНЬ ОФОРМЛЕНИЯ” – день подписания контракта.

В течение 5-ти дней (3-х, 1-го) – в течение определенного количества дней, включая ДЕНЬ ОФОРМЛЕНИЯ. В образце указан максимальный срок, когда тренинг или любое другое действие, определенное столбцом “Название” должно быть окончено.

“РУКОВОДИТЕЛЬ” - начальник отдела/департамента в который принимается сотрудник.

“НАЗВАНИЕ” - наименование документа, который необходимо подготовить, название инструктажа или тренинга, который необходимо провести.

“ОТВЕТСТВЕННЫЙ” - лицо, ответственное за выполнение.

В части “Делопроизводство” с п.1 по п.12 включительно - ответственный за предоставление документов - сам принимаемый на работу, далее - определенные ответственные лица.

“ДАТА ВЫПОЛНЕНИЯ” - в части “Делопроизводство”, “Обязательные дисциплины” и “Профессиональная подготовка”, “Специальная подготовка” указываются конкретные даты окончания мероприятия. Дата окончания мероприятия не является фиксированной для разных категорий сотрудников и определяется исходя из реальных возможностей и потребностей в каждом конкретном случае.

“ОЦЕНКА” - в части “Делопроизводство” заноситься отметка о наличии документа. После того, как адаптируемый сотрудник проходит курс, на основании теста ему выставляется оценка по знанию пройденного материала. Ставится оценка 3 - плохо, 2 - хорошо, 1 - отлично. Оценка выставляется непосредственно после завершения курса и должна отражать качество прохождения курса.

“ПРИМЕЧАНИЯ” - любая дополнительная информация.

В части “ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО” допускается выведение граф:

4 водительское удостоверение - если его наличие не является обязательным условием.

7-8 свидетельство о рождении ребенка и заявление на льготы, если детей нет.

11 военный билет - если лица не военнообязанные.

“АТТЕСТАЦИЯ ПРОМЕЖУТОЧНАЯ” – смотри том «СПОРИМ» стр.74 «Периодическая оценка деятельности»

В части “Обязательные дисциплины” выведение граф не допускается.

Часть “Профессиональная подготовка” создается под каждую позицию отдельно. В типовых документах приводиться минимальный набор тренингов, который может быть расширен, учитывая специфику выполняемой работы и потребности/возможности Компании.