Примерная инструкция 4 страница

- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

- географическому (по наименованию административно-хозяйственных единиц);

- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);

- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);

- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);

- хронологическому (по датам поступления документов, их исполнения, подписания, отправки).

Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков.

Наименование поисковых признаков указывается на специальных разделителях картотеки.

3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.

3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по хронологии.

3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов только по хронологическому признаку.

3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

3.6. Учет объёма документооборота.

3.6.1. Под объёмом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объёме документооборота необходимы для установления структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки подразделения и отдельных работников.

3.6.2. Подсчёт количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчёта принимается сам документ, без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз.

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Данные записываются в экспедиционный журнал.

Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их регистрации.

Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

3.6.3. Подсчёт объема документооборота может проводиться полный и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме (приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.

Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Задачи контроля исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведётся по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

4.2. Сроки исполнения документов.

4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления (приложение 8).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляется отметка об исполнении (п.3.2.6.), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

4.3. Организация контроля исполнения.

4.3.1. Система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

учёт и отчётность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины.

4.3.2. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).

Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).

4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остаётся в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передаётся исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.

4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

4.3.6. Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 16).

При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.

4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учётного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в неё документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчётами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.

В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых коллективов, общественных комиссий и советов и др.).

5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 17).

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.).

Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчёт, сметы, акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Коллегии министерства за 1992 год".

Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.

При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении отчетов по загранкомандировкам".

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы организации, планы, отчёты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчётам: годовой отчёт, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утверждённой структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения управления. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отражённых в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности руководителя службы ДОУ".

5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 18).

5.6. При наличии в организации средств ВТ утверждённая номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

6.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объёме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.

6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приёме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.

Планы и отчёты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета, листок по учёту кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учёту кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учёту кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения, которое согласовывается с государственной архивной службой и утверждается руководителем организации.

ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел организации и её структурных подразделений;

проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

Дата добавления: 2014-12-24