Вопросы для закрепления теоретического материала. 2. В каких случаях применяется функция слияния?

1. Что такое слияние?

2. В каких случаях применяется функция слияния?

3. Перечислить основные этапы слияния.

Задания практического занятия

Задание 1: Создать электронную форму.

1. Выполнить операцию слияния документов.

Ход работы:

Рисунок 8- Образец электронной формы.

Создайте электронную форму приглашения на участие в студенческой научной конференции по следующему образцу (рис. 8) и сохраните ее под именем Основа:

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

1. Вставьте элементы управления текстовым полем для ввода текста. Для этого:

1) установите курсор в место вставки текстового поля Город, Дата, Время, адрес, Председатель;

2) перейдите на вкладку Разработчик, в группе Элементы управления найдите кнопку Инструменты из предыдущих версий;

3) нажмите кнопку и выберите элемент Поле;

4) вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

2. Установите или измените параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

- щёлкните правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выберите Свойства или два раза щёлкните по полю,

- в окне Параметры текстового поля установите требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выберите тип Обычный текст).

Например, щёлкните два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Введите в поле Текст по умолчанию – Самара.

3. Выполните операцию слияния документов. Для этого:

- Перейдите на вкладку Рассылки®Начать слияние®Пошаговый мастер слияния и выполните следующие этапы:

a) Выбрать тип документа: Письма;

b) Выбрать документ: Текущий документ;

c) Выбрать получателей: Создание списка®Ввести список®Создать.

В появившемся окне Новый список адресов нажать кнопку Настройка и создать список полей: Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Учебное заведение, Отделение, группа.

Заполнить поля по образцу Источник Данных с помощью кнопки Создать запись.

Сохранить список под именем Источник.

d) Создать письмо.

Чтобы добавить сведения о получателях в письмо, необходимо выделить место в документе Основа, затем щелкнуть ссылку Другие элементы и добавить Поле слияния.

e) Просмотреть письма и скопировать их в новый документ под именем Результат.

Задание 2. Подготовить в текстовом процессоре Word наклейки на визитные карточки для фирм, указанных в таблице. Сохранить документ в своей папке под именем Наклейки.

Рекомендации по выполнению

1. Создайте новый текстовый документ, выполнив команду Файл ® Создать. В появившемся окне Создание документа на вкладке Общие выберите Обычный и нажмите кнопку Ok.

2. Для создания наклеек выполните команду Сервис ® Слияние.

3. В окне Слияние нажмите кнопку Создать. В появившемся меню выберите пункт Наклейки....

4. Для создания наклеек в текущем документе в окне Microsoft Word нажмите кнопку Активное окно.

5. Для выбора полей из базы данных в окне Слияние нажмите кнопку Получить данные. В открывшемся меню выберите пункт Открыть источник данных....

6. В окне Открытие источника данных укажите, где находится файл базы данных Фирмы. Для этого:

- в строке Тип файлов выберите Базы данных Microsoft Access;

- выделите базу данных Фирмы,

- нажмите кнопку Открыть.

7. В появившемся окне Microsoft Access перейдите на вкладку Таблицы, выделите таблицу Сведения, из которой будут выбираться данные, и нажмите кнопку Ok.

8. Укажите, что вы создаете наклейки для визитных карточек. Для этого в открывшемся окне Параметры наклейки укажите:

- параметры печати наклеек (например, принтер - лазерный или струйный, подача бумаги - автоподача);

- сорт бумаги (например, Avery (А4 и А5));

- тип наклеек (например, L7415 Визитная карточка);

- нажмите Ok.

9. Сформируйте бланк визитной карточки. Для этого:

- в окне Адрес нажмите кнопку Вставить поле слияния;

- в появившемся меню выберите поле Фирма и нажмите клавишу Enter;

- аналогично добавьте остальные нужные поля, а именно: Клиент, Индекс, Город, Улица, Дом, Телефон, Факс,

- закройте окно Создание наклеек и окно Слияние.

10. Для слияния полей документ на панели инструментов нажмите кнопку Слияние в новый документ.

11. Сохраните созданные письма под именем Наклейки. Подготовьте десять наклеек.

Задание 3. Подготовить в MS WORD следующий документ.

Напишите Ваш адрес

ФИО

(фамилия)

(имя, отчество)

(Улица, дом, кв)

(индекс, город)

Уважаемый, (имя - отчество)!

Как постоянного клиента нашей фирмы мы поздравляем Вас с наступающим рождеством и уведомляем Вас о том, что у нас действуют предрождественские скидки на некоторые виды наших услуг.

(Таблица- справка об услугах)

Надеемся, что наши предложения заинтересуют Вас.

Желаем Вам счастливого Рождества и Нового года!

С уважением (Ваше имя - отчество).

Для оформления письма используйте визуальные эффекты. Сохраните созданный документ в своей папке под именем «Письмо 1».

Задание 4. Создать несколько писем на базе Письмо 1, вставляя на место скобок таблицу «Справка об услугах» из табличного процессора Еxcel и соответствующие поля из базы данных «Сведения». Сохранить получившиеся письма в своей папке под именем «На отправку».

Задание 5. Подготовить в текстовом процессоре Word конверты для отправки писем получателям, указанным в таблице. Сохранить созданный документ в своей папке под именем «Конверты на отправку».

Задание 6. Подготовить в текстовом процессоре MS Word наклейки на визитные карточки для лиц из таблицы Сведения. Сохранить созданный документ в своей папке под именем «Визитки».

Дата добавления: 2014-12-24