Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Класифікація документів




ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

 

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

– за найменуванням. Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.

– за походженням. Службові (офіційні) – створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

– за місцем виникнення. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

– за призначенням. Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

– за напрямом. Вхідні, вихідні.

– за формою. Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

– за терміном виконання. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

– за ступенем гласності. Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.

– за стадіями створення: оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “ копія ”; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат). В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

– за складністю: прості – відображають одне питання, складні – кілька.

– за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

 

8.2. Вимоги до змісту і розташування реквізитів

 

Кожнийдокумент складається з окремих елементів реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210x297 мм), А5 (148x210мм).

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: “адресат”, “гриф обмеження доступу до документа”, “ствердження”, “резолюцію”.

Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер рахунка в банку розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.

Назва виду документа розташовується зліва або посередині рядка. У всіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Заголовок документа пишеться великими літерами. Він повинен бути не довшим, ніж 40 знаків. Не дозволяється в заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його слід ділити (за змістом) на декілька рядків. У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй:

1. ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань

проблем екології при

Кабінеті Міністрів України

 

2. Про внесення необхідних доповнень та змін до Закону про …

ПОСТАНОВА

 

Текст від заголовка пишеться через 1-3 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід ставити в документі заголовок на останньому рядку сторінки. Якщо немає місця для тексту, то заголовок разом з текстом краще перенести на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова. Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком повинна складати 1-2 інтервали, а від підзаголовка до тексту дорівнює 3-4. Якщо підзаголовок складається з кількох рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки оформлюються однаково:

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА УКЛАДАННЯ КАРТОТЕКИ

Частини та елементи картотеки

або біля лівого поля:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Ілюстрації, написи, підписи, текст

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (17.06.10). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Документи колегіальних органів датуються днем, коли відбувалася документована подія.

Адресат як реквізит максимально може складатися з таких складників: 1) назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку без прийменника); 2) назва посади особи-адресата (у давальному відмінку); 3) прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку); 4) поштова адреса. Кожна зі складових пишеться з нового рядка від єдиного положення. Розділові знаки між частинами не ставляться. В особових офіційних документах адресат розташовується праворуч у верхній частині сторінки.

Адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:

1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій найменування підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку, квартири;

3) населений пункт; номер відділення зв’язку;

4) район і область (у разі потреби);

5) країна.

На поштових відправленнях, адресованих “До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.

Підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа і один з найважливіших способів його посвідчення. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

– зазначення посади (ліворуч);

– ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); розшифрування підпису в дужки не береться.

– підпис (посередині).

На документах колегіальних органів ставляться підписи голови і секретаря. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їхпідписи розташовуються на одному рівні:

Директор СЗШ № 277 (підпис) Л.С. Семенова Директор СЗШ № 282 (підпис) Ю.Ю. Некрасов

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-12-25; Просмотров: 1033; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.015 сек.