Об’єднання даних за розташуванням

Об’єднання даних із кількох аркушів на одному аркуші.

Щоб підсумувати результати даних, розміщених на окремих аркушах, і створити звіти, дані з кожного аркуша можна об’єднати в один аркуш (головний аркуш). Аркуші можуть бути в одній книзі з головним аркушем або в різних. Після об’єднання дані простіше оновлювати та підсумовувати як на постійній основі, так і для певних одноразових потреб.

Наприклад, маючи аркуші витрат кожного з регіональних офісів, за допомогою об’єднання даних можна перетворити ці відомості на аркуш корпоративних витрат. Цей головний аркуш може містити загальні й середні показники продажів, рівні поточних резервів і найвищі показники продажів для всієї корпорації.

Вирізняють два основні способи об’єднання даних.

· Об'єднання за розташуванням. Цей метод слід використовувати, коли дані з кількох джерел упорядковані однаково та мають однакові підписи рядків і стовпців. Наприклад, коли у вас є низка аркушів витрат, які створено за одним шаблоном.

· Об'єднання за категорією. Цей метод слід використовувати, коли дані з кількох джерел упорядковані по-різному, але мають однакові підписи рядків і стовпців. Наприклад, цей метод можна використати, коли у вас є низка аркушів з даними щомісячної інвентаризації. Ці аркуші мають однакове оформлення але відрізняються кількістю або назвами предметів.

Дані можна об’єднувати за допомогою команди Об’єднати (вкладка Дані, група Знаряддя для даних), формули або звіту зведеної таблиці.

1. У кожному аркуші з даними, які ви хочете об’єднати, упорядкуйте дані в такий спосіб.

· Переконайтеся, що кожний діапазон даних відформатовано як список (тобто всі стовпці мають підпис у першому рядку та містять схожі відомості) і у списку немає пустих рядків або стовпців.

· Помістіть кожний діапазон на окремому аркуші, але не розташовуйте діапазони на тому аркуші, де буде розміщено об’єднані дані.

· Переконайтеся, що всі діапазони мають однаковий макет.

Якщо ви часто об’єднуєте дані, створіть шаблон аркуша, який можна постійно використовувати.

2. Клацніть верхню ліву клітинку області на головному аркуші, де потрібно розташувати об’єднані дані.

Переконайтеся, що праворуч і внизу залишилася достатня кількість клітинок для об’єднаних даних, щоб не замінити існуючі на аркуші дані.

3. На вкладці Данные у групі Работа с данными клацніть елемент Консолидация.

Рисунок 16.7 – Вибір команди «Консолідація»

4. У полі Функция виберіть функцію зведення Підсумкова функція. Тип обчислення при об'єднанні даних у звіті зведеної таблиці, у таблиці консолідації або при обчисленні підсумків у списках або базах даних. Приклади підсумкових функцій: SUM, COUNT і AVERAGE., яку потрібно використовувати для об’єднання даних у програмі Microsoft Excel.

5. Якщо аркуш за даними, які потрібно об’єднати, розташовано в іншій книзі, натисніть кнопку Обзор, знайдіть потрібний файл і натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно Обзор.

Шлях до файлу вводиться в полі Ссылка, і в кінці його додається знак оклику.

6. Якщо аркуш з даними, які потрібно об’єднати, знаходиться в поточній книзі, виконайте наступне.

1. У полі Ссылка натисніть кнопку «Згорнути діалогове вікно», щоб вибрати дані на аркуші.

2. Клацніть аркуш, який містить дані для об’єднання, виберіть дані та натисніть кнопку «Розгорнути діалогове вікно».

1. У діалоговому вікні Об’єднання клацніть Додати, а потім повторіть кроки 6 та 7, щоб додати всі потрібні діапазони.

2. Щоб настроїти спосіб оновлення об’єднання, виконайте одну з таких дій.

· Щоб настроїти автоматичне оновлення об’єднання після кожного змінення вихідних даних в іншій книзі, установіть прапорець Створювати зв’язки з вихідними даними.

Увага! Встановіть цей прапорець, лише якщо аркуш із даними розташовано в іншій книзі. Після його встановлення ви не зможете змінювати клітинки та діапазони, які входять до об’єднання.

· Щоб настроїти оновлення об'єднання вручну шляхом змінення клітинок і діапазонів, які входять в об’єднання, зніміть прапорець Створювати зв'язки з вихідними даними.

Дата добавления: 2014-12-25