Створення звітів за допомогою Мастера отчетов

Засоби створення звіту

Поняття про звіти

Звіти нагадують форми, однак мають інше функціональне призначення – служать для форматованого виведення даних на пристрій друку. Тому звіти повинні враховувати параметри принтера та папери.

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В нього можуть бути включені лінії рамки, рисунки, графіки та інші.

Звіт –особлива форма подання даних,призначених длявиведення на друк у зручній для сприйняття формою.

Перед початком створення звіту користувач повинен провести підготовчу роботу, в результаті чого необхідно визначити потрібний макет звіту.

У процесі підготовки визначають склад і зміст розмірів звіту, а також розміщення в ньому значень, які виводяться з полів таблиць баз даних.

Засоби створення звіту дають можливість групувати дані за кількома рівнями. Для кожного рівня можна обчислити підсумки, визначити заголовки та примітки за кожною групою. Як правило, для створення звіту використовують багатотабличний запит, у який збирають дані з різних таблиць. Звіт можна створювати в режимі майстра або в режимі конструктора. Зручно використовувати автоматичне створення звіту за допомогою автозвіту та доопрацювати у режимі конструктора.

Розглянемо створення звітів за допомогою майстра та в режимі Конструктор.

Конструювання звітів за допомогою майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд питань про звіт і на підставі відповідей користувача конструює його.

Майстер використовується для створення звітів з групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- та однотабличних звітів і т. д.

Створення звіту в цьому режимі розглянемо на прикладі створення звіту «Детальні дані про фірму», до якого необхідно включити поля: Код, Назва фірми, Вид діяльності.

Рисунок 19.2 – Вибір полів	Рисунок 19.3 – Групування полів

Під час створення звіту потрібно: задати сортування за назвою фірми, виконати групування за назвою фірми.

Рисунок 19.4 – Вибір полів	Рисунок 19.5 – Групування полів

Рисунок 19.6 – Вибір полів

Рисунок 19.7 – Групування полів

Порядок створення звіту:

1. Вибрати вкладку Отчеты, натиснути на кнопку Создать,вибрати Мастер отчетов та натиснути кнопку Ок.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля.

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитись проміжні підсумки (наприклад, Назва місяця). Натиснути на кнопку Далее.

4. Визначити порядок сортування запитів у звіті та натиснути на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту. Натиснути кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути кнопку Далее.

7. Ввести назву звіту і натиснути кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні БД та Натиснути кнопку Просмотр.

Рисунок 19.8 – Результат формування звіту

Створення звіту в режимі «Конструктор»

У цьому режимі звіт складається з кількох ділянок

· Верхний колонтитул за замовчуванням розміщується накожній сторінці звіту. Як правило, він складається із заголовків граф звіту.

· Заголовок группы складається з назви групи,наприклад «№п/п»

· Область данных –елементи цієї ділянки повторюютьсядля кожного вибраного із запиту запису.

· Примечание отчета з’являється в кінці групи записів.Його використовують, як правило, для виведення кількості записів або суми значень у полях групи. Воно може мати резюме до кожного документа.

· Нижний колонтитул є на кожній сторінці звіту.Як правило, він призначений для відображення номерів сторінки.

Для обчислення підсумку Всього Собівартість за відомістю слід відкрити створений звіт у режимі Конструктора і додати у звіт обчислювальне поле.Для цього необхідноперетягнути вниз нижню границю області Примечание отчета. На панелі елементів слід натиснути на кнопці Пол е, а потім слід кнопкою мишки клацнути в області Примечание отчета. В області Примечание отчета з'являється нове поле. У цьому полі необхідно ввести назву поля – Всього Собівартість за відомістю і формулу для її розрахунку:

=Sum([ Собівартість ]).

Аналогічно слід створити поле для розрахунку середньої рентабельності і ввести формулу для її розрахунку:

=Avg([ Рентабельність ]).

7. Створення запитів

Дата добавления: 2014-12-25