Не можна писати Слід писати

Логічна послідовність документів.

Граматична форма ділових документів.

ЛЕКЦІЯ 5.

ТЕМА. Вимоги до мови ділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...

Інститут просить... Ректорат клопочеться...

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літера­турної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Прийняти заходи ужити заходів

Прийняти участь брати (взяти участь)

здійснити погодження погодити

здійснити вплив вплинути

повістка денна порядок денний

предложення пропозиції

забезпечити рішення вирішити, розв’язати

проводити боротьбу боротися

міроприємства заходи

слідуючі члени групи такі члени групи

не може бути визнаним задо­вільним не можна визнати задовільним

у самий найближчий час незабаром

мають місце випадки неявки на заняття не з’являються на заняття

прошу вашого дозволу

про надання мені відпустки прошу надати мені відпустку

повинен бути направлений треба направити

одностайне схвалення дістала присутні одностайно схвалили

пропозиція про прийняття пропозицію неухильно виконувати

згідно наказу згідно з наказом

згідно розпорядження згідно з розпорядженням

відповідно з постановою відповідно до постанови

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).

9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит... • Вами ще не дана відповідь на лист - запит... Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує... Комісія підтверджує... Телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію... Затвердити пропозицію... Попередити правління...

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую... Пропоную...

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний..

Дата добавления: 2014-12-25