Граматична форма ділових документів

При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель – учителька, касир – касирка, лаборант – лаборантка, журналіст – журналістка, працівник – працівниця, викладач – викладачка.

Офіційні назви посад, професій – іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх.

НАПРИКЛАД: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний бухгалтер Лідія Іванівна.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

НАПРИКЛАД: Головний архітектор району М.О. Подольська розробила план забудови нового масиву.

У ділових документах н е в ж и в а ю т ь узгодження типу:

наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна бухгалтер порадила тощо.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, банкіри, вживаються: мешканці села, мешканці міста, працівники банку.

Зустрічаються помилки у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду за сучасними нормами правопису мають переважно закінчення –ові, -еві: ректорові, директорові.

Трапляються помилки і у вживанні родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на –а, -я (документа, векселя), інші на –у,- ю (протоколу, принципу факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника. Іменники жіночого роду в Р.в. множини мають закінчення –ей: доповідей, галузей подорожей), а не –ів.

Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.

НАПРИКЛАД: Полтавські фермери зібрали високий врожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.

Однина іменників може вживатися на позначення не одного, а багатьох предметів. Тут однина вказує на цілісність, внутрішню нерозчленованість ряду неоднорідних предметів.

Якщо ж невизначена кількість однорідних предметів є внутрішньо розчленованою (такою, що можна рахувати), тоді слід використовувати форми множини (партію трикотажних виробів). Абстрактні іменники не мають форми множини в ділових паперах (рух поїздів).

ПРИКМЕТНИК. У діловому мовленні кількісно переважають відносні прикметники. Якісні вживаються рідко, але якщо вживаються. То можливе використання ступенів порівняння (високий, вищий, найвищий)-високий, більш високий, найбільш високий (аналітична форма).У діловому мовленні частіше вживається аналітична форма, утворена з допомогою прислівників більш, менш, далеко, надто, дуже.

ЧИСЛІВНИК.

Здебільшого в ділових паперах не обходяться без цифрових даних. Вони вимагають спеціального оформлення

1. Простий кількісний числівник, що не має посилань на одиницю виміру в записі відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виробів повинно бути не більше двох; випробування повинні тривати три – п׳ять місяців). Якщо після числа йде одиниця виміру, тоді воно записується цифрою (7 кг, 15 т металу).

2. Складні і складені числівники звичайно записують цифрами, крім тих випадків, коли ними починається речення.

Було забраковано 28 виробів з цієї партії.

28 виробів з цієї партії...- неправильно

Двадцять вісім виробів з цієї партії..

3. Цілі числа, виражені кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи на класи за допомогою пропусків (100 000 т, 438 000крб)

4. Запис порядкових числівників відбувається за допомогою римських цифр, але без відмінкових закінчень.

5. Складні слова, перша частина яких цифрове позначення, можуть писатися комбіновано: 100 – процентний, 50 – кілометровий, 50-км, 5- мм.

6. Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів (можна 468 000, а можна 468 тис., можна 1 000 000, а можна 10

7. На відміну від загальнонародної мови і діловому стилі приблизна кількість відтворюється обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше).

Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад:

Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило.

Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови.

Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад:

Решта клієнтів теж задоволена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну.

Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад:

І вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо.

Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку. В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев’ять молодих спеціалістів.

Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери.

Дата добавления: 2014-12-25