Класифікація документів. ТЕМА. Професійні документи

ТЕМА. Професійні документи.

ЛЕКЦІЯ 7.

Культура слова

ВИБАЧТЕ, ПРОБАЧТЕ, ПЕРЕПРОШУЮ (а не вибачаюсь). Слово вибачаюсь має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою на себе (порівняйте: голюся, миюся, чешуся...). Виходить, що людина, кажучи вибачаюся, ніби вибачає самій собі, хоча насправді вважає, що завинила перед кимось. Треба казати: Вибачте мені; пробачте; даруйте; перепрошую.

Ненормативним є вислів: Я хочу вибачитися чи За цей вчинок треба вибачитися. Грамотно: Я хочу попросити вибачення,...треба перепросити.

Пробачте мене чи пробачте мені. Ненормативними можуть бути не лише слова, їхні форми, а й сполучення слів. У фразах вибач мене, згідно наказу, згідно цього документа, хворий грипом усі слова українські, але порушено правила керування (синтаксичний зв'язок, який вимагає, щоб залежне слово було у відповідному відмінку). Наведені сполучення потрібно виправити так.

Вибач мені

Згідно з наказом, згідно з розпорядженням, згідно з документом

Хворий на грип, хворий на лейкемію, хворий на дифтерію, хворий на кір.

Після слова вибач (а також пробач, пробачте) має бути слово в давальному відмінку: вибачай сестрі (братові, друзям), пробачте нам.

В українській мові слово згідно поєднується за моделлю: згідно + прийменник + орудний відмінок, у російській — за формулою: согласно + форма родового відмінка.

Слово хворий керує іншим словом, що є назвою хвороби, за допомогою прийменника на + знахідний відмінок.

За такою ж моделлю будуються сполучення з дієсловами захворіти, хворіти: Захворів на невиліковну недугу; Захворів на цукровий діабет; Хворів на дизентерію.

Слово сповіщати / сповістити вимагає узгодження зі словом у знахідному відмінку Кого? Що? Рідше в давальному Кому? Чому?

Пам'ятаймо: в тлумачних, перекладних словниках при багатьох словах у дужках подано запитання відповідного відмінка. Отже, легко себе перевірити, не порушуємо норми щодо керування.

1. Як ви розумієте поняття етикет.

2. Які правила визначає службовий етикет.

3. У чому виявляється загальна і мовна культура людини.

4. Назвіть приклади професійних ситуацій, які потребують певних мовних засобів.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

Дата добавления: 2014-12-25