Выставки и ярмарки. тельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный национальный стенд)

тельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный национальный стенд). От способа участия зависят методы подготовки, организации, бюджет расходов, а часто — и ко­нечный результат.

IVэтап. Подготовительно-организационный период. Он в первую очередь включает информирование предприятием оргкомитета вы­ставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заяв­ки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов:

♦ разрабатывается концепция и определяется объем участия пред­приятия в работе выставки;

♦ составляется перечень выставляемых экспонатов;

♦ отбирается и подготавливается персонал (коммерческий, обслу­живающий, стендисты, переводчики);

♦ разрабатываются планы коммерческой работы, рекламы и про­токольных мероприятий;

♦ выбирается возможный посредник (агент) по оказанию услуг в обеспечении участия в выставке;

♦ определяются размеры необходимых выставочных площадей и объема материальных и финансовых ресурсов (разрабатывается смета затрат по участию в выставке);

♦ подбираются и изготавливаются рекламные и информационные материалы;

♦ формируется тематический план выставочного стенда;

♦ заключается договор с оргкомитетом, ему передается план выста­вочного стенда, а также заказ на необходимое оборудование и услуги.

На подготовительном этапе важное значение приобретает рек­лама участия, которая включает:

♦ внесение предприятия в официальный каталог выставки (ярмар­ки), для чего необходимо своевременно подать специальную заявку;

♦ публикацию материалов в периодических изданиях, ориентиро­ванных на целевые группы посетителей;

♦ рассылку организациям и лицам, в контактах с которыми заин­тересовано предприятие, приглашений посетить стенд.

Широкий резонанс дает рассылка индивидуальных приглаше­ний или именных пригласительных билетов партнерам и заинтере­сованным покупателям. Особую тщательность следует проявить в написании имен, титулов и адресов приглашаемых. Если в число гостей входят и официальные лица, целесообразно сопроводить приглашение отдельным письмом. Высоко ценятся входные про­пуска. Этот жест экспонента, приславшего пропуск, не только осво­бождает гостей от платы за вход, но и рассматривается ими как про-

явление особого внимания. Не менее важно заранее спланировать проведение предприятием собственных презентаций, пресс-конфе­ренций, «круглых столов», включив их в программу мероприятий выставки.

В связи с тем что подготовка к выставке осуществляется в тече­ние значительного отрезка времени (от 20 до 52 недель), необходи­мо разработать ее график с четким определением сроков (рис. 9.16). Без этого невозможны координация отдельных действий, контроль за их осуществлением, а также своевременное внесение необходи­мых изменений.

Неправильно Правильно

До выставки ' ' После ' ' До выставки ' ' После
выставки выставки

Рис. 9.16. Распределение времени на подготовку и участие в выставочных мероприятиях

V этап. Работа в ходе функционирования выставки. Это самый напряженный и ответственный период. Особая роль в обеспечении успеха выставочной деятельности принадлежит стендистам — со­трудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда предприятия. Очень часто для работы на стенде выделяется один специалист. Подобная экономия обходится дорого: стоит ему поки­нуть рабочее место, как потенциальные покупатели и деловые парт­неры проходят мимо — к конкуренту. На стенде должны работать, как минимум, два стендиста. Другая крайность заключается в том, что от предприятия на выставку приезжает несколько человек, ра­бота которых не планируется и не организовывается заранее. Жела­тельно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал ответственный за стенд. Если это невозможно осуществить в тече­ние всего рабочего дня, то необходимо вывесить расписание его встреч с посетителями стенда.

Дата добавления: 2014-12-26