ЗКСПЕРТП 15 страница

7. Контрольные таблицы

Контрольные таблицы могут послужить путеводной нитью для лег­кого и успешного выполнения сложных проектов. Метод контроль­ных таблиц предлагает целый ряд преимуществ.

• Они обеспечивают продуманность и проработанность всех важ­ных моментов, необходимых для успешной реализации про­екта.

• При помощи контрольных таблиц могут быть точно опреде­лены зоны ответственности.

• Проработанные контрольные таблицы документируют этапы продвижения и принятия решений, благодаря чему обеспечи­вается их контроль и полный охват.

Контрольные таблицы служат достижению следующих целей, в Относительно задач:

— определение целей в смысле их согласованности;

— систематическое сопоставление рабочих пакетов и задач;

— установление ответственности за выполнение задач и опре­деление зон компетенции;

— документирование принимаемых решений; выяснение, вы­полняется ли то или иное задание и как оно выполняется.

• Относительно принятия решений:

— установление фактов и общих условий (например, приня­тые значения и масштабы) в смысле консенсуса между уча­стниками проекта;

— принуждение к принятию решений в нужный момент;

— документирование принимаемых решений (например, за­планированных значений) как базис для дальнейшей рабо­ты и документирование назначений и указаний.

В контрольной таблице невозможно упомянуть каждый отдель­ный этап, необходимый для выполнения задачи в целом, иначе это привело бы к отсутствию ясности и наглядности и ненужно­му бюрократизму. И все же таблицы должны быть достаточно детализированы, чтобы обеспечить возможность достижения об­щей цели.

Для создания и рассылки приглашений, например, подробная таб­лица должна содержать следующие пункты: составление списка адресов, разработка проекта приглашения, печать приглашений, подписание пригласительных открыток, оплата почтовых расхо­дов. Для успешного выполнения задачи в целом достаточно включить в контрольную таблицу пункт «Приглашения». Дальней­шая детализация оставляет исполнителю слишком мало свободы действий в предусмотренных пределах.

В приведенных ниже контрольных таблицах продуманы концеп­ция и планирование еуея/'-мероприятия, но не детали оперативной подготовки. Поэтому они не предлагают гарантии исчерпывающей проверки. Одна такая контрольная таблица, классический при­мер которой известен по таблицам для управления самолетами, должна быть именно узко специфической (аналогично тому, как не имеется контрольной таблицы для взлета конкретного само­лета, но для каждого типа в каждой конструкции своя таблица имеется).

В наших контрольных таблицах мы попытались представить путь от возникновения идеи до ее воплощения в жизнь и поддержать всех, кто будет ими пользоваться, в стратегическом и оператив­ном планировании. (По теме полноты охвата параметров см. при­веденный ниже пример о кетчупе.)

7.1. Построение

Каждая контрольная таблица обозначается названием. Чтобы ра­боту с контрольной таблицей сделать эффективной, необходимы единство в построении и обширная информация. В соответствии с этим все таблицы построены единообразно. Ниже будет приве­ден образец незаполненной таблицы.

Шапка контрольной таблицы состоит из пунктов, которые долж­ны быть заполнены к началу работы с таблицей. Это:

• Название: название контрольной таблицы;

• Начало: стартовая дата выполнения;

• Состояние: состояние изменений (актуализировать в процессе обработки);

• Ответственный/исполняющий обязанности (ИО): Ф.И.О. лица, ответственного за выполнение задач, или его заместителя;

• Описание: характеристика постановки ключевого вопроса.

Отдельные графы относятся каждый раз к одному из выполняемых пунктов, одному объекту, одной задаче или одному решению:

• Тема: отдельная постановка задач (объект, решение);

• Результат: относящееся к результату ключевое слово (конкрет­ное достижение или принятая мера);

• Кто: исполняется силами какой группы/лица или делегирует­ся какому лицу;

• Когда: дата исполнения;

• №: Завершено.

Самая нижняя графа контрольной таблицы состоит из следующих пунктов:

• Завершено: дата выполнения обработки данной конкретной таблицы (и, соответственно, относящегося к ней рабочего па­кета);

• Примечания: возможные замечания, сноски к контрольной таблице и к рабочему пакету, принятые меры.

Таким образом, контрольная таблица (табл. 7.1) всегда выстраи­вается по единой схеме (за исключением немногих таблиц по подбору важной информации).

7.2. Регистратор проекта

Регистратор проекта является существенным элементом работы. Он содержит не только контрольные таблицы, но также догово­ры, заказы, расчеты и планы.

Дополнительно к этому устанавливается следующее.

=> Как документы подшиваются к делу (систематика, ответствен­ные)?

=> Кто ведет и отвечает за регистратор проекта? Подробно дан­ная тема рассмотрена в главе «Проект-менеджмент».

7.3. Тейлоринг

Понятие тейлоринг в переводе с английского означает «сколько закройщиков, столько и фасонов». Мы уже неоднократно указы­вали на то, что не можем описать до мельчайших деталей каж­дый возможный event. Контрольные таблицы также не в состоя­нии объять необъятное. Мы только наметили рамки, которые следует наполнить содержанием в соответствии с тем или иным «^«/-мероприятием. В каждом «««/-мероприятии имеются об­ласти, которые вы можете чем-то дополнить, точно так же среди предлагаемых в книге контрольных таблиц найдутся такие, для которых у вас не окажется применения. (К примеру, для event -мероприятия, проводимого в спортивном зале, вам не понадо­бятся контрольные таблицы о мобильных туалетах, поскольку в спортивном зале имеется в наличии санитарное оборудование.)

Ниже приводится пример, объясняющий, что дробление кон­трольных таблиц можно производить только до определенного предела.

Наши контрольные таблицы не содержат пункта «Кетчуп для жаре­ных пряных колбасок» по двум основаниям.

Во-первых, вовсе не нужно делать контрольную таблицу по общему етеи/-менеджменту настолько детализированной, чтобы учесть все возможные случаи. Собрание контрольных таблиц с такой степенью подробности заняло бы несколько тысяч страниц и потому было бы бессмысленным. Мы ожидаем от своих читателей, что они перепору­чат данные детали своим ответственным за продовольственные по­ставки либо что они сами достаточно компетентны и разумны, чтобы планировать такие «нюансы». Кроме того, имеется значительное ко­личество специфических тематических таблиц для отдельных типов етеи?-мероприятий.

Во-вторых, кетчуп для жареных пряных колбасок играет роль не только тогда, когда стол уже накрыт, но и гораздо раньше. Если вы устано­вили, что спрос на колбаски повышен, а кетчупа в субботу вечером ос­талось слишком мало, уже поздно что-либо изменить. Кетчуп для жа­реных пряных колбасок играет роль по многим пунктам и должен был бы поэтому быть включен в контрольную таблицу. Мы же исходим из того, что, планируя event, необходимо учесть не только кетчуп, но и гор­чицу, пиво, вино и семгу — по следующему алгоритму.

• Концепция evewZ-мероприятия (пряные колбаски с кетчупом или паштет из лосося?)

• Распределение задач (кто отвечает за кетчуп?) и в связи с этим оп­ределение количественных планов (сколько кетчупа понадобится на 1000 человек?) и логистики (где мы заказываем кетчуп и в ка­кой таре? Ведра или бутылки? Откуда мы получаем необходимые дополнительные партии? Привлекаем ли мы специального чело­века, чтобы он поливал колбаски кетчупом?)

• Контроль (поставлены ли заказанные товары? Находится ли кет­чуп в пределах досягаемости?)

7.4. Отдельные контрольные таблицы

Далее мы будем на каждой странице представлять по одной кон­трольной таблице.

Осуществленные назначения и планирование часто необходимо перепроверять и оттачивать в более поздних фазах. В стартовой фазе в общем и целом даются приблизительные параметры, ко­торые затем совершенствуются в фазе подготовки. При подведе­нии итогов проверяется, насколько разумным было планирова­ние и в какой мере оно было соблюдено (табл. 7.2).

Фазы	Главная задача выполнения
Пуск	Проверка подготовки	Проверка подготовки	Улучшение и заключение договоров
Действие	Эффективность показателей	Эффективность показателей	Эффективность показателей
Последействие	Удержание результатов	Удержание результатов	Удержание результатов
Подведение итогов	Проверка результатов	Проверка результатов	Проверка результатов

Контрольные таблицы подразделяются следующим образом (рис. 7.1).

Концепция Event, основные идеи

Планирование проекта

Маркетинг/стратегия

Логистика

Структура проекта, распределение задач

Календарное планирование

Ресурсы/ затраты

Общие условия

Рис. 7.1. Основная последовательность и взаимосвязь контрольных таблиц

В дальнейшем мы будем придерживаться данной структуры.

7.4.1. Концепция event

Контрольная таблица 2: Фазовый план

Фазовый план — примерная концепция Начало: (Инициирование) Состояние:

Ответственный: Заместитель:

Примерное определение запланированных фаз н сроков

Тема

ВО: Идея

Результат ', Кто Когда №

-4-

: Инициирование

В1: да/нет

Старт

В2: вперед/стоп

Подготовка

; ВЗ: точка невозвращения Пуск

! В4: открытая дверь Действие В5: Окончание

Последействие В6: Завершение Подведение итогов

В7: Окончание проекта

Оттачивание планирования сроков после каждой вехи

— н--

Исполнено:

' Примечания:

Контрольная таблица 3: Факторы успеха

; Примечания:

Контрольная таблица 6: Список целей

Список целей! Начало:

| Состояние:

Ответственный: Заместитель:

Контрольная таблица 7: План хода еуеи?-мероприятия

План хода event

Начало:: Состояние:

Ответственный:

Заместитель:

Примерная концепция хода мероприятия

Тема

Результат Кто Когда №

Концепция отдельных пунктов:

• приезд

• впуск

• приветствие

• начало

• знакомства

• разминка

• «гвоздь» программы

• пункты программы

• закрытие

• прощание

• отъезд

Продолжительность отдельных пунктов

Сроки отдельных пунктов

Продолжительность и сроки event

Концепция программы

Запись программы

И

Исполнено:

Примечания:

7.4.2. Структура проекта

Контрольная таблица 9: Организационная структура проекта

Организационная Начало: структура проекта Состояние:
Ответственный: Заместитель:
Определение участков ответственности и назначение ответственных
	Тема	Результат	Кто	Когда	№
	Руководитель проекта
	Заместитель руководителя проекта
	Ответственный за event (по содержанию)
	Заместитель ответственного за event
	Ответственный за стратегию и маркетинг
	Заместитель ответственного за стратегию и маркетинг
	Ответственный за логистику				i--------
	Заместитель ответственного за логистику
	Ответственный за финансы
Заместитель ответственного за финансы
Ответственный за общие условия
	Заместитель ответственного за общие условия
	Ответственный за VIP
	Заместитель ответственного за VIP
	Прочие ответственные лица (в случае необходимости)
Г" i	Заместители прочих ответственных лиц

Исполнено:

Контрольная таблица 10: Содержательная структура проекта

Содержательная структура проекта

Ответственный:

Начало: Состояние:

Заместитель:

Результат; Кто i Когда №

\ Дробление целостного проекта по содержанию i! Тема

Определение составляющих проекта (ответственные — см. Контрольную таблицу 8)

I Определение рабочих пакетов к каждой ^составляющей проекта

! Назначение ответственных за каждый рабочий проект

: Определение задач/ i i действий для каждого! рабочего проекта

Разработка структурного плана проекта

Исполнено:

Примечания:

Контрольная таблица 11: Средства программного обеспечения

Средства программного обеспечения: Начало:

Состояние:

¹ Ответственный: Заместитель:
Критерии выбора подходящих средств программного обеспечения
i Тема Результат; Кто \ Когда №

| j Анализ предъявляемых требований; ■ '

| Принятие решения о мерах, поддержи-,;

j i ваемых средствами (календарный!!., I

>! план-график, сетевой план, рабочая |! '

! структура, планирование ресурсов,; ¹
контроллинг сроков, контроль затрат,

коммуникация в команде) i ¹

i; Комплексный анализ продукта.
> Выяснение затрат и издержек

Определение необходимого оборудова-; i ния (аппаратные средства, ресурсы,, система предприятия, инфраструктура коммуникации) Анализ затрат/прибыли! \ : ' Принятие решения о выборе

i Исполнено: j Примечания:

! на обучение сотрудников _:

7.4.3. Планирование сроков

Контрольная таблица 12: Планирование сроков при помощи техники сетевого планирования

Планирование сроков при помощи техники сетевого планирования	Начало: Состояние:
Ответственный:	Заместитель:
Составление календарного плана-графика мероприятия с применением техники сетевого планирования
	Тема	Результат	Кто	Когда	№
	Проведение структурного анализа по­средством составления структурного плана проекта
	Анализ сроков и зависимости отдельных проектов:
	Составление сетевого плана: • проведение обратного расчета • вычисление буферного запаса времени • указание критического пути • проведение поступательного расчета
	Проверка степени готовности персонала (отпуска, пиковые моменты присутствия)
	Информирование руководства проекта и передача календарного планирования ответственным за участки задач
	Представление и обсуждение календар­ного плана в команде проекта
		i
Исполнено:	Примечание:

Контрольная таблица 13: Планирование сроков с составлением диаграммы полосного плана

Составление календарного плана при помощи диаграммы полосного плана	Начало: Состояние:
Ответственный: Заместитель:
Планирование сроков проведения мероприятия с составлением диаграммы полосного плана
	Тема	Результат	Кто	Когда	№ '
	Проведение структурного анализа при помощи структурного плана проекта
	Анализ сроков отдельных процессов
	Составление полосной диаграммы
	Проверка степени готовности персонала (отпуска, пиковые моменты присутствия)
	Информирование руководства проекта и передача календарного планирования ответственным за участки задач
	Представление и обсуждение календар­ного плана в команде проекта
Исполнено:	Примечания:

7.4.4. Ресурсы и затраты

Контрольная таблица 18: Определение видов затрат

Определение видов затрат

Ответственный:

Начало: Состояние:

Заместитель:

Планирование затрат и распределение их по видам и носителям

Тема

Результат Кто Когда №

i Определение видов затрат и возникающих расходов

; Отдельные затраты на проект: затраты на персонал гонорары, жалованье затраты на материалы арендные платежи, лицензии услуги сторонних фирм дорожные расходы, специальная литература

• расходы на электронную обработку данных

• расходы на страхование/транспорт

• прочие отдельные связанные с про­ектом затраты

Затраты на проект в целом:

• затраты на управление

• арендная плата

• прочие общие затраты на проект

Отнесение текущих затрат к носителям затрат

Отнесение текущих затрат к отдельным | фазам проекта

Контрольная таблица 19: Отчетность

| Отчетность Начало:

у | Состояние:

I Ответственный: Заместитель:

	Тема	Результат	Кто	Когда	№
	Определение надлежащих затрат путем оценки расходов на отдельные рабочие пакеты к намеченному моменту времени				-----
	Получение к намеченному сроку от от­ветственных за отдельные рабочие па­кеты отчетов о текущих расходах на пер­сонал и затратах на имущество в расчете на один рабочий пакет			н
	В случае, если рабочий пакет не завер­шен, — оценка затрат путем определе­ния степени исполненности рабочего пакета к намеченному сроку
	Учет возможных искажений сведений о затратах по отдельным пунктам
	Проведение сравнения того, что должно быть, с тем, что есть
	Представление и обсуждение контрол­линга затрат в команде проекта
				___
		г
			г

7.4.5. Маркетинг/стратегия

Контрольная таблица 25: Бренд/'Event

Бренд/eratf \ Начало:

Состояние:

| Ответственный: Заместитель: ' Определение содержания event или бренда

	Тема	Результат	Кто	Когда № |
	Название мероприятия
	Дата, место проведения
	Вид мероприятия
	Атрибуты мероприятия (форма одежды, «уровень» и т. д.)
	Позиционирование (1-3 предложе­ния), содержание, посыл			i
Г'	Логотип/Лозунг (посыл)
	Устроитель мероприятия
	Описание CD;		!
	Описание CI
| Основная польза (например, еда, I напитки и т. д.)			р
	Дополнительные преимущества (например, особенный сервис и т. д.)			; j___ 1
	USP/event (спецэффекты, «гвоздь» программы и т. д.)
	i		- I
	_. _.
		______________
Исполнено:	Примечания:

Контрольная таблица 26: Шансы на рынке Шансы на рынке

Ответственный: Анализ шансов на рынке Тема

Имеется ли спрос на мероприятие?

Есть ли сопоставимые мероприятия в регионе или где-либо в другом месте?

Были ли сопоставимые мероприятия успешными, или что в них было хоро­шего и что — плохого? j

Какой период времени стоит на пове­стке дня (календарные сроки, другие мероприятия)?

Что отличает дату, период времени (школьные каникулы и т. д.)?

Дата добавления: 2014-12-26