Просмотр документов в режиме поиска

При успешном выполнении операции поиска формируется выборка документов, которые удовлетворяют условиям поискового запроса, и программа автоматически переходит в режим просмотра первого документа, удовлетворяющего поисковому запросу. В строке заголовка окна при этом будет указан режим работы «[Поиск]», а в статусной строке – порядковый номер найденного документа и общее число найденных документов и экземпляров.

При отсутствии документов, удовлетворяющего поисковому запросу, программа выдает сообщение «Не найдено ни одного документа» и возвращается в режим просмотра карточки документа. После чего можно повторить формирование поискового запроса.

В режиме «Поиск» вся дальнейшая работа осуществляется в пределах выборки документов, удовлетворяющих условиям поиска. Для навигации по документам, экземплярам, движениям используются те же клавиши, что и в режиме просмотра. Отличия будут лишь в том, что переходы будут выполняться по принципу «следующий найденный», «предыдущий найденный».

Для просмотра списка выбранных документов необходимо выполнить команду «Записи/Список выбранных документов» или нажать клавиши «Shift+F7». На экране отобразится окно со списком документов, как показано на рис. 2.12. В сформированной таблице «щелчком» «мыши» по заголовку столбца можно изменить сортировку записей (повторный «щелчок» по заголовку столбца меняет прямую сортировку на обратную).

Для исключения отдельных документов из выборки (для просмотра и печати) следует снять флажок (флажки) «Ö» в первом столбце таблицы. Отмена этого действия и возврат в режим просмотра выбранных документов осуществляется по нажатию кнопки «Отмена». Для перехода к любому документу в выборке следует установить курсор на требуемую запись в списке и нажать кнопку «Перейти». Печать списка отобранных документов осуществляется по нажатию кнопки «Просмотр».

Рис. 2.12. Список выбранных документов

Чтобы продолжить работу со всеми документами, необходимо отменить выборку с помощью комбинации клавиш «Ctrl+F7» или по команде меню «Записи»/Отменить фильтр». Режим поиска также отменяется командами перехода к другой группе документов (клавиши «Ctrl+О»), или при попытке запустить любой из режимов работы с документами (регистрации нового документа, нового движения, дополнительного размножения и т.д.), при этом появляется диалоговое окно «Изменение режима» (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Окно «Изменение режима»

При повторном вызове режима поиска сохраняются значения поисковых показателей предыдущего запроса.

Рекомендации по формированию поискового запроса:

· в поисковый запрос следует всегда включать реквизит «Дата регистрации документа», указывая одну дату или примерный интервал дат, что значительно ускорит операцию поиска;

· в запрос следует включать наиболее характерные значения показателей документа, например: номер документа (или его часть), ключевое слово (или часть слова, фразы) из краткого содержания и т.д.;

· операция поиска выполняется тем быстрее, чем меньшее количество показателей включено в поисковый запрос (желательно не более 2-3-х);

· поиск будет замедлен, если в результате поиска получится выборка из большого количества документов. Например, если введен единственный реквизит поиска «Тип документа» - 0 (входящие), то в этом случае в результате поиска будет отобрана примерно половина всех документов, находящихся в текущей группе документов.

2.4.3. Работа со «справочным окном»

«Справочное окно» используется при заполнении кодовых полей: код корреспондента, страна, загранпредставительство, вид документа, индекс дела, дополнительный индекс дела и др. Вызов «справочного окна» при вводе или редактировании данных в указанных полях осуществляется нажатием клавиши «F2». На рис. 2.14. показан пример такого окна, вызванного при редактировании поля кода корреспондента для корреспондентов МИД.

Большой по размеру справочник будет выводиться в «окно» частично. Просмотр справочника осуществляется с помощью вертикальной линейки прокрутки, клавиш-стрелок и клавиш «Page Up» и «Page Down».

Для сокращения числа выводимых в окно справочника данных и облегчения поиска нужной записи достаточно набрать несколько символов, входящих в требуемую запись и отображаемых в поле «Найти». По мере ввода строки поиска список будет автоматически сокращаться, сохраняя только те записи, в которых присутствует текст, соответствующий строке поиска (длина текста на один символ короче строки поиска).

Рис. 2.14. Справочное окно «Корреспонденты МИД»

В случае ошибочного ввода или слишком длинной строки поиска (в оставшемся списке нет нужной записи) уменьшение длины строки поиска и соответственно увеличение списка записей выполняется с помощью клавиши удаления последнего введенного символа («Backspace»).

Переход в список для окончательного выбора осуществляется с помощью клавиш со стрелками. Окончательный выбор нужной записи выполняется клавишами-стрелками и клавишей «Enter» (или двойным «щелчком» «мыши» по этой записи). После чего «справочное окно» исчезает с экрана, а в заполняемом поле проставляется код, соответствующий выбранной записи, а рядом выводится его расшифровка.

Нажав клавишу «Esc» или «щелкнув» «мышью» по кнопке «Отказ» можно вернуться из «справочного окна» к заполнению поля и ввести код непосредственно в поле.

Введенный в поле код будет автоматически проверен по соответствующему справочнику, после чего рядом с кодом будет выведена его расшифровка. В случае ввода неверного кода на экран выводится сообщение об ошибке, после чего следует повторить ввод кода.

Дата добавления: 2014-12-26