Акт проверки наличия

Проверка наличия

Режим предназначен для получения отчетной информации о наличии документов у исполнителя. Запуск режима осуществляется из меню главного окна задачи «Открыть/Проверка наличия документов». На экране появляется окно (рис. 2.82.), в котором для получения отчета следует заполнить поля:

Рис. 2.82. Окно «Проверка наличия документов у исполнителя»

· Исполнитель – код исполнителя;

· Вид документа – если это поле не заполняется, то проверка наличия ведется по всем видам документов;

· Метка ДСП – проставляется в случае, если требуются только документы для служебного пользования.

Поиск документов у исполнителя может вестись по разным группам документов. Сформированная справка о наличии документов будет иметь вид как на рис. 2.83.

Рис. 2.83. Справка о наличии документов

Для печати сформированного отчета следует нажать кнопку «Печать».

Режим предназначен для формирования отчетной формы – сводки наличия документов, зарегистрированных в канцелярии подразделения.

Для запуска режима следует выбрать команду «Открыть/Акт проверки наличия» из окна главного окна задачи. После чего на экране отобразится окно, как показано на рис. 2.84, в котором необходимо выбрать группу документов, вид документа (если это поле не заполнено, то сводка наличия формируется по всем видам документов) и проставить следующие метки о включении документов в сводку:

· «списанные» – о включении в сводку списанных документов;

· «уничтоженные» - о включении в сводку уничтоженных документов;

· «перерегистрированные» - о включении в сводку перерегистрированных документов;

· «отправленные» - о включении в сводку всех отправленных документов. Если дополнительно проставить метку «по исполнителям», то в сводку войдут только документы, направленные исполнителям внутри подразделения;

· «ДСП» - о включении в сводку сведений только о документах для служебного пользования.

Рис. 2.84. Окно формирования сводки наличия документов

Сводка о наличии документов может формироваться как по каждому критерию отбора в отдельности, так и по совокупности нескольких выбранных критериев. Так, например, на рис 2.85. показана сводка наличия списанных и уничтоженных в 2001 году документов.

Рис. 2.85. Сводка наличия документов

Дата добавления: 2014-12-26