Ввод и редактирование данных

Работа со справочниками-классификаторами

3.4.1. Работа с классификатором «Корреспонденты»

Классификатор «Корреспонденты» является общесистемным классификатором организаций и учреждений – корреспондентов МИД России.

Классификатор «Корреспонденты» представляет собой перечень кодов и наименований корреспондентов МИД России и формируется на основе государственных, отраслевых и внутриминистерских классификаторов и справочников.

Всех корреспондентов, с которыми ведется переписка через канцелярии подразделений МИД России, можно объединить в 4 группы:

· корреспонденты, входящие в состав ЦА МИД (подразделения МИД, участвующие в переписке);

· загранучреждения (посольства, генконсульства, представительства);

· органы государственного управления и другие государственные и негосударственные учреждения;

· корреспонденты, с которыми не ведется постоянной переписки и которые не заносятся в справочник корреспондентов (частные лица, организации, ведущие эпизодическую переписку).

Первые три группы корреспондентов включаются в справочник - классификатор «Корреспонденты». Каждой группе корреспондентов соответствует своя часть классификатора, определяемая специально введенным параметром «Вид корреспондента». Корреспонденты четвертой группы и их адреса заносятся пользователем вручную при регистрации документов в программном модуле «Работа с документами».

Часть справочника - классификатора «Корреспонденты» формируется из централизовано ведущейся БД ОМП «Системные классификаторы МИД России», хранящейся на сервере Lotus Notes при помощи специальных программ автоматического отбора и конвертации данных (подробное описание работы этих программ будет описано ниже).

Классификатор «Корреспонденты» предназначен для основных режимов работы с документами, таких как:

· регистрация документов и их движений;

· регистрация поручений и связанных документов;

· поиск документов, движений, поручений, связанных документов;

· для формирования и печати выходных форм.

Кроме этого, данные классификатора используются при работе с программным модулем «Подготовка архива» в следующих режимах:

· формирование сводки наличия документов;

· подготовка к печати списка документов по корреспонденту.

На основе данных классификатора «Корреспонденты» формируются справочники:

· передаточные документы;

· стандартные разметки;

· корреспонденты диппочты.

Для создания классификатора «Корреспонденты» требуются данные из классификаторов «Страны» и «Города» и данные из словарей-настроек «Типы документов», «Виды корреспондентов».

Для работы с классификатором «Корреспонденты» следует выбрать пункт меню «Справочник/Корреспонденты» или нажать клавиши «Alt+С+К».

После чего открывается окно «Ведение классификатора корреспондентов», приведенное на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Окно с классификатором «Корреспонденты»

Информация о корреспондентах отображается в виде таблицы со следующими столбцами:

· 1-й столбец содержит курсор текущей записи ;

· 2-й столбец – столбец отбора данных – в этом столбце проставляется отметка «Ö» о включении записи в окно подсказки, вызываемое в ТКЗ «Канцелярия» по клавише «F2»;

· код – уникальный код корреспондента в классификаторе. Код может содержать не более 8 символов по усмотрению пользователя;

· наименование – наименование корреспондента в классификаторе должно содержать не более 60 символов;

· краткое – краткое наименование корреспондента должно содержать не более 10 символов;

· вид – цифровое значение от 1 до 3, отражающее принадлежность корреспондента к одной из групп (1 - подразделения МИД, 2 – диппочта; 3 – ведомства, учреждения);

· исходящий – поле, в котором пользователь может сделать отметку «Ö», говорящую о том, что при создании новой карточки в программе «Работа с документами» тип документов для этих корреспондентов по умолчанию будет устанавливаться «исходящим». Если отметка в поле «исходящий» отсутствует, тип документов при регистрации новой карточки будет устанавливаться по умолчанию «входящим»;

· внутренний – поле, в котором при вводе нового корреспондента автоматически проставляется отметка («Ö») о том, что данный корреспондент является внутренним корреспондентом подразделения. Это поле доступно для заполнения только для корреспондентов, относящихся к 1-му виду корреспондентов («Подразделения МИД»). Эта отметка используется в режиме проверки наличия документов при работе в программном модуле «Подготовка архива»;

· начало – дата начала действия кода;

· конец – дата окончания действия кода, т.е. дата исключения корреспондента из списка действующих корреспондентов классификатора. Использование этих корреспондентов при работе с документами в программном модуле «Работа с документами» возможен в том случае, когда дата регистрации документа находится в пределах указанного срока, т.е. когда корреспондент являлся действующим. Записи с датой исключения в таблице данных будут отображаться темно-серым цветом. Цвет строки таблицы соответствуют стандартной цветовой схеме Windows;

· страна – наименование страны с указанием столицы.

Ввод новых записей пользователем осуществляется только в части классификатора «Подразделения МИД» и «Ведомства, учреждения», для чего следует воспользоваться следующими способами:

· выбрать пункт меню «Файл/Новая запись» или нажать клавиши «Alt+Ф+Н»;

· нажать кнопку «Добавить» в окне (в части «Диппочта» кнопка «Добавить» становится недоступной);

· в контекстном меню выбрать пункт «Добавить строку»;

· нажать клавиши «Alt+О».

В конец справочника будет добавлена новая пустая запись, при этом:

· в первом столбце автоматически проставляется отметка «Ö»;

· в поле «Код» пользователь может ввести код нового корреспондента, причем если вводится уже имеющийся код, то на экране появляется сообщение об ошибке;

· в поле «Вид» пользователь самостоятельно проставляет цифру 1 или 3 в зависимости от вида корреспондентов (по умолчанию проставляется цифра 1);

· в поле «Исх» можно проставить отметку «Ö», если необходимо, чтобы по умолчанию тип документа при регистрации был исходящим;

· в поле «Наименование» пользователь вводит название нового корреспондента;

· в поле «Краткое» пользователь, при необходимости, вводит краткое название нового корреспондента;

· в поле «ВН» автоматически проставляется отметка «Ö», который означает, что внесенный корреспондент является внутренним;

· в поле «Начало» проставляется текущая дата.

При корректировке доступных для редактирования записей классификатора используются одни и те же операции, предусмотренные текстовым редактором WinWord. Доступные для редактирования поля на экране отображаются белым цветом.

Дата добавления: 2014-12-26