Проверка наличия документов у исполнителя

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Список доступных групп документов

В связи с формированием групп документов нового года и работы с архивными группами документов список доступных групп документов, представленный в окне выбора текущей группы документов, должен корректироваться.

Корректировка списка выполняется в окне «Выбор доступных групп документов» (рис. 4.4), открывающемуся по команде меню «Файл»/«Список доступных групп документов».

Рис. 4.4. Окно выбора группы документов для работы

Для выбора необходимых при работе групп документов, достаточно перед их названиями вписать номер, под которым они будут стоять в списке выбора текущей группы (рис. 4.4). Перед названиями неиспользуемых групп данных порядковый номер следует удалить.

По кнопке «Просмотр» можно проконтролировать полученный список, и если он устраивает пользователя, сохранить результаты корректировки. В противном случае, можно либо отказаться от всех изменений (кнопка «Отмена»), либо вернуться в режим редактирования (кнопка «Редактирование») и внести изменения.

Режим предназначен для проверки наличия и печати списка документов, числящихся за конкретным исполнителем. Запуск режима осуществляется по команде меню «Операции/Проверка наличия документов», после чего на экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 4.5.).

Рис. 4.5. Окно проверки наличия документов у исполнителя

Для просмотра списка документов, находящихся у исполнителя, следует ввести в поле «Исполнитель» код исполнителя и в поле «Вид документа» код вида документа (пустое поле предполагает проверку по всем видам документов), а затем нажать кнопку «Просмотр».

При заполнении полей «Исполнитель» и «Вид документа», используя клавишу «F2», можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен соответствующий справочник (справочное окно для выбора исполнителя показано на рис. 4.6.).

Рис. 4.6. Справочное окно

Выбор записи в справочнике осуществляется с помощью вертикальной линейки прокрутки, клавиш-стрелок и клавиш «Page Up» и «Page Down».

Для сокращения числа выводимых в окно справочника данных и облегчения поиска нужной записи достаточно набрать несколько символов, входящих в требуемую запись и отображаемых в поле «Найти». По мере ввода строки поиска список будет автоматически сокращаться, сохраняя только те записи, в которых присутствует текст, соответствующий строке поиска (длина текста на один символ короче строки поиска).

В случае ошибочного ввода или слишком длинной строки поиска (в оставшемся списке нет нужной записи) уменьшение длины строки поиска и соответственно увеличение списка записей выполняется с помощью клавиши удаления последнего введенного символа («Backspace»).

Окончательный выбор нужной записи выполняется: клавишами-стрелками и клавишей «Enter» (нажатием кнопки «Готово» или двойным «щелчком» «мыши» по этой записи). После чего «справочное окно» исчезает с экрана, а в заполняемом поле проставляется код, соответствующий выбранной записи, а рядом выводится его расшифровка.

Вместо кода исполнителя (или вида документа) можно вводить их наименование. При этом автоматически откроется «справочное окно» со списком, ограниченным строкой поиска с введенным наименованием.

В справочник «Исполнители» включены только внутренние корреспонденты подразделения. Состав этого справочника формируется из справочника «Корреспонденты» установкой в записях, соответствующих внутренним корреспондентам флажка «Внутренний».

Для проверки наличия документов только для служебного пользования, необходимо проставить флажок «ДСП».

Поиск документов у исполнителя выполняется по выбранной группе документов. Если в раскрывающемся списке «Группа документов» выбрано пустое значение, то выборка документов выполняется по всем группам документов.

Дата добавления: 2014-12-26