Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основная функция до­кумента — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, прида­ния документу юридической силы, создания условий для исполь­зования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных мини­стерств и ведомств воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации. Изображение Государствен­ного герба на бланках документов регламентировано Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, утвержден­ном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восста­новлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4—12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими норматив­ными актами (законами, уставами, конституциями и др.)*.

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предприниматель­скую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изо­бражения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.* В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или пред­приятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общерос­сийский классификатор учреждений, организаций и предпри­ятий (ОКПО).

* Там же.

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организа­ционно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятель­ности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти дан­ные «выполняют» правовую функцию и необходимы для прида­ния управленческому документу юридической силы.

Наименование организации — автора документа указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации — автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Фирменные наименования

Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и уни­тарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформле­нию реквизита «наименование организации» должны соблю­даться и при подготовке внутренних документов.

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав рек­визита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стан­дарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией — автором документа. Поч­товый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс пред­приятия связи с указанием единиц административно-террито­риального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (напри­мер, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефо­нов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского те­леграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование ви­да документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида доку­мента — обязательный реквизит при оформлении всех докумен­тов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события. Да­та проставляется должностным лицом, подписывающим (ут­верждающим) документ. Если автором документа являются не­сколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления да­ты.* Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласова­ния, визирования, утверждения, заверения, подписания, регист­рации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими циф­рами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2000.

б) год, месяц, день месяца. Например: 2000.02.01. Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах

ИСО 8601-88 *.

* ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2000 г.

Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрацион­ный номер документа (индекс) проставляется при его регистра­ции в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регист­рируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа поми­мо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должност­ного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации — ав­торе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совме­стно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих орга­низаций. На документе регистрационные номера проставляют­ся через косую черту в порядке, соответствующем проставле­нию авторов документа.

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предна­значен для проставления даты и индекса того документа, на ко­торый дается ответ.

Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указы­вается на общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содер­жит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирова­на организация, место нахождения юридического лица, опреде­ленное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М.: ВНИИДАД, с. 14.

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «кон­фиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на пер­вом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение ин­формации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуще­ствляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиден­циального характера».

Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес органи­заций, их структурных подразделений или конкретным должно­стным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структур­ного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учре­ждения пишется в именительном падеже и адресование оформ­ляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Дата добавления: 2014-12-27