Система документации

Выбор системы классификации и кодирования

Ознакомьтесь с основными требованиями, которые следует учитывать при выборе системы классификации и кодирования.

При выборе системы кодирования и построении кодов для конкретных объектов необходимо учитывать следующие требования:

• использование действующих классификаторов и учет особенностей разработанного варианта АИС;
• обеспечение системного подхода по отношению к каждому множеству объектов;
• обеспечение возможности включения в классификатор всех видов объектов данного множества (всех возможных значений реквизитов) в разрезе системы в целом, а не ее отдельных частей и подсистем;
• присвоение каждому элементу множества только одного кодового обозначения;
• не допускается включение в систему кодирования признаков, не относящихся ко всем экземплярам каждого элемента классифицируемого множества;
• признаки объектов, по которым образуется классификационная группировка для множества должны быть постоянными;
• алфавит кода для всех кодируемых множеств данной АИС должен быть одинаковым; он может быть цифровым, буквенным, буквенно-цифровым в зависимости от применяемой вычислительной техники;
• необходимо учитывать возможности появления новых элементов множества, следует иметь резерв свободных кодов;
• необходимо учитывать эксплуатационные возможности технических средств, предназначенных для обработки и информации;
• необходимо обеспечить возможность автоматического контроля ошибок при обработке данных на ЭВМ.

Реализация этих требований обеспечивает правильный выбор системы кодирования необходимых реквизитов при разработке ИО АИС.

Система документации представляет собой часть внемашинного информационного обеспечения. Вам необходимо получить представление об этой системе и основных группах документов, которые она включает.

Значительную долю информационного обеспечения составляют различные документы, содержащие сведения как о производственно-хозяйственной деятельности объектов управления, так и результатные данные для принятия управленческих решений.

В связи с этим при разработке информационного обеспечения к документам предъявляется ряд требований по их форме (стандартная форма построения), содержанию (минимизация показателей, исключение дублирования), порядку заполнения и пригодности к автоматизированной обработке на конкретных экономических объектах и на различных уровнях управления. Единство требований и создает унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота и является средством реализации информационных процессов документированного обмена данными.

Унифицированная система документации разрабатывается на различных уровнях управления: государственном, отраслевом, региональном и призвана обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показателей, однозначность описания реквизитов и показателей. Исходя из этого УСД позволяет значительно сократить объем первичных документов, устранить дублирование данных в документах, использовать унифицированные формы документов, более соответствующие АИС. В УСД выделяются три основные группы документов:

• управленческие, содержащие информацию для решения конкретных задач;
• организационно-методические, регламентирующие разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам;
• унифицированные формы документов (альбом документов) с инструкциями по их заполнению.

Таким образом, использование унифицированных типовых документов повышает эффективность функционирования АИС.

Дата добавления: 2014-12-27