Функция контроля в организации, его основные виды

Контроль – это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же – предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля в организации необходимо учитывать факторы, влияющие на эффективность реализации этой управленческой функции:

- организационные – объекты контроля (то, что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления;

- масштабы контроля – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

- контрольная информация – объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

- затраты на контроль – средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационных обеспечением.

Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является

количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два главных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планами и принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов.

На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего движения. Они рассматриваются как некие стандарты, нормы и планы или, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Их выбор и определение имеют большое значение, так как их величины являются важной точкой отсчета для каждой организации.

Устанавливая стандарты, номы и плановые задания, каждая организация исходит прежде всего из представления о своем предназначении, из четко сформулированных видения и миссии, а также целей функционирования и развития организации. Видение, миссия и цели отражают тот путь, который намечен на будущее, и диктуют главные направления движения.

Чтобы выполнять контрольную функцию, стандарты должны быть конкретными, в противном случае сравнение с ними достигнутых результатов невозможно. Стандартом устанавливается результат, который должен быть получен в течение определенного периода времени.

Большое значение имеет решение вопроса о том, кто должен устанавливать стандарты. Исследования показывают, что оптимальным является вариант, при котором в этом процессе принимают участие работники организации, непосредственно влияющие на соответствующие параметры. Во-первых, потому, что сам факт их участия приводит к повышению заинтересованности в достижении установленных параметров, а, во-вторых, при таком подходе происходит интенсивный обмен знаниями и опытом между менеджерами разных уровней, что повышает качество стандартов и плановых установок.

На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого этапа процесса контроля – выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей.

На третьем этапе осуществляется сравнение фактически достигнутых данных с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему этапу контроля. Проведение такого сравнения не является задачей только тех работников, которые специализируются на выполнении контрольной функции, работая в соответствующих звеньях структуры управления. Контроль, по существу, является неотъемлемой частью труда всех работающих. Сравнение каждым работником того, что сделано с тем, что задано, увеличивает возможности организации для достижения результата в любом процессе.

На четвертом этапе производится окончательная оценка полученных результатов и предпринимаются действия по корректировке.

Все процедуры контроля, осуществляемые в организации, различны и могут быть классифицированы по нескольким признакам. Основным признаком является периодичность проведения контроля. В соответствии с этим признаком выделяют три вида контроля: стратегически, тактический и оперативный. Такая классификация указывает на тесную связь контрольной функции с функцией планирования.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это во многих организациях создаются службы стратегического контроля.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее основным подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития.

Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов организации.

Контроль может проводиться в размере функциональных областей, таких как производство, финансы, персонал и пр., выделяемых в зависимости от структуры организации. В этом случае в качестве объектов контроля используются основные показатели, характеризующие деятельность каждой из выделяемых сфер.

Сферы контроля в организации могут быть различными. В качестве таковых выбираются те, в которых полезно применять контроль. Каждая организация решает вопрос о масштабе и функциональных подсистемах контроля, учитывая ситуационные и другие факторы, предопределяющие необходимость специализации контрольной функции.

В процессе контроля используются различные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса.

Дата добавления: 2015-04-24