Благодарственное письмо. Образец благодарственного письма

Содержание

1. Как написать благодарственное письмо

2. Образцы и шаблоны благодарственного письма

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Как написать благодарственное письмо

Благодарственное письмо имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо:

1. Шапка документа.
Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.

2. Обращение.
Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.

3. Текст благодарственного письма.
Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).

4. Подпись.
В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Образцы и шаблоны благодарственного письма

Благодарственное письмо за сотрудничество
Благодарность компании-партнеру за плодотворное сотрудничество, за качественную поставку продукции, выполненные работы либо оказанные услуги.
1 образец Благодарность организации
Благодарность организации за встречу, за уделенное время, оказанное гостеприимство и т.п.
1 образец Благодарственное письмо сотруднику
Слова благодарности работнику за профессионализм и ответственное отношение к работе от имени руководства компании в честь юбилея, профессионального праздника и т.п.
1 образец Благодарственное письмо учителю
Благодарность учителю за воспитание, обучение детей от имени директора учебного учреждения либо родителей учеников.
2 образца Благодарность воспитателю
Благодарность воспитателю детского сада от имени родителей детей.
2 образца Благодарственное письмо врачу
Слова благодарности врачу от пациентов.
1 образец Благодарственное письмо родителям выпускников
Благодарность родителям выпускника школы либо детского сада за хорошее воспитание сына или дочери, за оказанную помощь учреждению от имени директора, завуча, классного руководителя либо воспитателя.
1 образец Благодарность ученику
Благодарность ученику за добросовестное отношение к образовательному процессу от имени директора школы.
1 образец

68. Документ «Письмо-поздравление».

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику, либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Как написать письмо-поздравление

Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с Днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).

Оформление письма-поздравления может осуществляться как на фирменном бланке компании, так и на любой разноцветной бумаге либо открытке.

Структура письма-поздравления соответствует общей структуре делового письма.

69. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

№ п/п	Откуда	Содержание документа	Кому	Кто исполнитель	Срок исполнения	Подпись	Дата

70. Журнала регистрации исходящей корреспонденции.

№ п/п	Адресат	Содержание документа	От кого	Кто исполнитель	Приложение	Подпись	Дата

БЛОК №4

71. Сформулируйте понятие «Документ».

Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

72. Сформулируйте понятие «Внешние признаки документа».

Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

73. Сформулируйте понятие «Текстовой документ».

Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

74. Сформулируйте понятие «Письменный документ».

Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

75. Сформулируйте понятие «Рукописный документ».

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

76. Сформулируйте понятие «Машинописный документ».

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

77. Сформулируйте понятие «Документ на машинном носителе».

Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

78. Сформулируйте понятие «Беловой документ».

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

79. Сформулируйте понятие «Черновой документ».

Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

80. Сформулируйте понятие «Автор документа».

Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

81. Сформулируйте понятие «Официальный документ».

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

82. Сформулируйте понятие «Служебный документ».

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

83. Сформулируйте понятие «Юридическая сила документа».

Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

84. Сформулируйте понятие «Подлинный документ».

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

85. Сформулируйте понятие «Подлинник (официального) документа».

Первый или единственный экземпляр документа.

Первый или единичный экземпляр официального документа.

86. Сформулируйте понятие «Дубликат документа».

Повторный экземпляр подлинника документа.

87. Сформулируйте понятие «Копия документа».

Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

88. Сформулируйте понятие «Заверенная копия документа».

Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

89. Сформулируйте понятие «Документирование».

Запись информации на носителе по установленным правилам.

90. Сформулируйте понятие «Правила документирования».

Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

91. Сформулируйте понятие «Система документации».

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

92. Сформулируйте понятие «Унифицированная система документации».

Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

93. Сформулируйте понятие «Наименование документа».

Обозначение вида письменного документа

94. Сформулируйте понятие «Организационно-распорядительный документ».

Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

95. Сформулируйте понятие «Реквизит документа».

Элемент оформления документа.

96. Сформулируйте понятие «Документооборот».

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

97. Сформулируйте понятие «Объем документооборота».

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

98. Сформулируйте понятие «Входящий документ».

входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

99. Сформулируйте понятие «Исходящий документ».

исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

100. Сформулируйте понятие «Внутренний документ».

Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

101. Сформулируйте понятие «Регистрация документа».

Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

102. Сформулируйте понятие «Контроль исполнения документов».

Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

103. Сформулируйте понятие «Срок исполнения документа».

Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

104. Сформулируйте понятие «Дело».

Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

105. Сформулируйте понятие «Формирование дела».

Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

106. Сформулируйте понятие «Оформление дела».

Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

107. Сформулируйте понятие «Заголовок дела».

Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

108. Сформулируйте понятие «Номенклатура дел».

Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

109. Сформулируйте понятие «Архив».

Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

110. Сформулируйте понятие «Архивный документ».

архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

111. Сформулируйте понятие «Комплектование архива».

Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

112. Сформулируйте понятие «Экспертиза ценности документов».

экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

113. Сформулируйте понятие «Документ постоянного хранения».

Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

114. Сформулируйте понятие «Документ временного хранения».

Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

115. Сформулируйте понятие «Ограничительный срок секретного хранения архивных документов».

Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит №1 -Герб РФ

Реквизит №2– Герб субъекта РФ

Реквизит №3 – Эмблема организации, товарный знак

Реквизит №4– Код организации

Реквизит №5 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

Реквизит №6– Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Реквизит №7– Код формы документа

Реквизит №8– Наименование организации

Реквизит №9– Справочные данные организации

Реквизит №10– Наименование вида документа

Реквизит №11– Дата документа: - 01.04.2006 - 01 апреля 2006г. - 2006.04.01

Реквизит №12– Регистрационный номер документа

Реквизит №13– Ссылка на регистрационный номер и дату

Реквизит №14– Место составления и издания документа

Реквизит №15– Адресат

Реквизит №16– Гриф утверждения документа

Реквизит №17– Резолюция

Реквизит №18– Заголовок текста

Реквизит №19– Отметка о контроле

Реквизит №20– Текст документа

Реквизит №21– Отметка о наличие приложения

Реквизит №22– Подпись

Реквизит №23– Гриф согласования документа

Реквизит №24– Виза согласования документа

Реквизит №25– Оттиск печати

Реквизит №26– Отметка заверки копий

Реквизит №27– отметка об исполнителе

Реквизит №28– отметка об исполнение документа и отправки его в дело

Реквизит №29 –отметка о поступление документа в организацию

Реквизит №30 –Идентификатор электронной копии документа

Общие требования к бланкам документов предприятия

Документы изготавливают на бланках.

Установлены два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для каждого документа набор необходимых реквизитов определяется его видом. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (Например реквизиты “Гриф утверждения” и “Адресат”).

Однако существуют реквизиты, абсолютно обязательные для каждого документа. Их отсутствие в документе лишает его юридической силы.

Обязательными являются прежде всего постоянные реквизиты, входящие в состав официального (фирменного) бланка документа.

Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением 1 (см.). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков - угловой (Приложение 1а) и продольный (Приложение 1б).

Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» («герб субъекта Российской Федерации» либо «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)») располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается располагать на уровне реквизита «Наименование организации».

Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» («герб субъекта Российской Федерации» либо «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»), «Наименование организации», «Дата документа», «Место составления или издания документа».

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» («герб субъекта Российской Федерации» либо «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»), «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания документа», «Адресат», «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Текст документа».

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» («герб субъекта Российской Федерации» либо «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»), «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа» и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле».

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Выделение для писем специального бланка обусловлено спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Остальные ОРД, как правило, являются внутренними документами и поэтому адресные данные предприятия в составе бланка не требуются.

Образец общего бланка ОРД дан в приложении 3. Оба бланка могут иметь как угловое, так и продольное расположение реквизитов. Для писем чаще используется угловое расположение реквизитов, при этом правый верхний угол бланка удобно использовать для адресования писем, что позволяет максимально использовать рабочее поле документа.

Также угловое расположение реквизитов удобнее использовать при составлении документов, требующих утверждения (должностных инструкций, актов, графиков отпусков и т.п.), т.к. гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу.

Типографские бланки должны быть отпечатаны шрифтами, отвечающими требованиям соответствующих ГОСТов.

Подготовка и оформление основных документов управления

Работа любого предприятия сопровождается созданием самых разнообразных документов. Из всего их многообразия можно выделить следующие основные группы:

а) ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ (Учредительный договор, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.);

б) РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (приказы, распоряжения, решения);

в) ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);

г) ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

д) ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

е) НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ - документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности.

ж) ДОГОВОРЫ (КОНТРАКТЫ).

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

Схемы расположения реквизитов документов и размеры отведенных для них полей (в мм)

Ÿ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

<--20--><- 73 -> <- 88 ->

		Гос. герб, герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)		Гриф утверждения, отметка о контроле
	Наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа		Адресат
		Дата, регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа		Резолюция
		Заголовок к тексту
		Текст документа
		Отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати
		Гриф согласования документа, визы согласования документа, отметка о заверении копии Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа	Отметка о поступлении документа в организацию

Ÿ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

<--20--> <-10->

		Гос. герб, герб субъекта РФ, Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Гриф утверждения, отметка о контроле
	Наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа
	Дата, регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа	Адресат
		Заголовок к тексту	Резолюция
		Текст документа
		Отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати
		Гриф согласования документа, визы согласования документа, отметка о заверении копии Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа	Отметка о поступлении документа в организацию

Вопросы обсуждены и одобрены на заседании кафедры документационного обеспечения управления и информационной безопасности

Протокол №2 от 18 сентября 2014 г.

Заведующий кафедрой Н.Н. Куняев

Дата добавления: 2015-04-29