Как организовать себя

Офисный фэн-шуй

Каждый педант непременно изучит информацию о расположении офисной мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности. Можно по-разному относится к фэн-шуй, но все-таки прислушаться к советам древнего восточного искусства стоит. А оно призывает тщательно обдумывать возможности использования офисного пространства. Так, следует избегать положения спиной к двери. Этот эффект известен еще со времен каменного века, когда человек садился в пещере лицом к выходу, дабы избежать нападок непрошеных гостей. Положение спиной к двери мешает сотруднику спокойно работать, вносит элемент нервозности. Если нельзя разместиться по-другому, следует заблокировать прямую линию преградой в виде ширмы или архивных шкафов.

Черный письменный стол замедляет реакцию и притупляет внимание, деревянные столы светлых расцветок создают ощущение надежности, внушают уверенность в будущем профессиональном росте. Круглый или полукруглый стол больше подходит для людей творческих профессий. Отражающие поверхности на столах или зеркала в непосредственной близости от них как бы удваивают объем работы, которую нужно проделать. Фэн-шуй настаивает на сведении к минимуму количества бумаг на рабочем столе — на нем должны лежать только те документы, которыми вы заняты в настоящий момент. Кстати, эту мысль неоднократно высказывал незабвенный Дейл Карнеги! Избегайте источников света, расположенных прямо над головой, а также любых предметов, которые нависают над рабочим столом, даже полок.

Сам же рабочий стол имеет девять тематических зон: левый верхний угол — богатство, под ним — семья (поставьте фотографию ребенка или жены), ниже — знания (книги, справочники и так далее), верх центральной части — слава (можно поместить фотографию своего кумира), центр (обычно здесь стоит компьютер), нижняя часть центра — карьера, правый верхний угол — партнеры (место для телефона), ниже — любовь и, наконец, в самом нижнем углу — помощники (например, калькулятор). Вот такие нехитрые знания, которые вы можете с успехом применять, преобразуя свое офисное пространство. Как говорил Джефф Джордан, “сперва приведи в порядок свою комнату и уж потом принимайся за остальной мир”.

Я больше не могу, - жалуется Татьяна Н., старший менеджер одного из крупных московских торговых холдингов, - наверное, скоро подам заявление об уходе. Работаю на фирме восемь месяцев, все вроде бы устраивает. Зарплата приличная, от дома недалеко, коллектив хороший, никаких склок, есть перспективы... Но бесконечный аврал. Постоянная запарка. Начальству всегда нужно все "уже вчера". Я в таком ритме работать не могу. Не понимаю, как другие справляются? Вчерашний график могла бы максимум за 20 минут сделать, а провозилась почти час. Как только я слышу "Это надо срочно!", у меня руки начинают трястись, голова перестает соображать, все цифры разбегаются. Совершенно не умею концентрировать внимание.

Организовать себя и свою работу многим людям бывает достаточно тяжело. Очень часто рабочий день строится совсем не так, как хотелось бы. Поэтому надо заранее планировать рабочее время таким образом, чтобы внезапно свалившиеся проблемы отнимали лишь часть времени и не превращали работу в непрерывный стресс. Оставьте в конце текущего рабочего дня несколько минут, чтобы подготовиться к завтрашнему. Вспомните о приоритетных проблемах, тех, что не терпят отлагательства. Но план должен быть реальным - те дела, которые вы ни при каких обстоятельствах выполнить не сможете, лучше перенести на более подходящее время. Случаются ведь иногда и менее напряженные дни. Иногда в такие спокойные периоды можно успеть сделать в десять раз больше и разгрести старые завалы.

Работая в Германии, автор этих строк обратила внимание на то, как строит свой рабочий день в издательстве немецкая коллега. Она активно использовала компьютерную программу распорядка дня. Накануне вечером немка составляла план на завтра, учитывая все, вплоть до мельчайших подробностей. Даже пятиминутная пауза для чашки кофе не была забыта. Она расписывала запланированные встречи, задания, время редакционных совещаний, даты всевозможных мероприятий, сроки сдачи проектов и т. д. В ее компьютере без конца звякал колокольчик, напоминая о том, что она должна в настоящий момент сделать. Назойливый колокольчик продолжал брякать до тех пор, пока задание не было выполнено и удалено. Поначалу меня это бряканье-звяканье здорово раздражало, а потом я и сама пристрастилась к такому способу планирования рабочего дня. Очень помогало.

Конечно, какой бы внутренней дисциплиной не обладал человек, все его усилия на рабочем месте будут напрасными, если на предприятии отсутствует правильная организация трудового процесса. Чаще всего это выражается в нечетком разделении труда между отделами или сотрудниками, отсутствии навыков профессионального управления у топ-менеджеров, когда границы ответственности совершенно не определены, служебные обязанности расплывчаты, механизм принятия решений не прописан и не ясен даже руководителям, цели фирмы и стратегии развития отсутствуют, нагрузка сотрудников неравномерна и как результат - низкая мотивация всего персонала и плохая самоорганизация некоторых специалистов.

Чаще всего от полной неразберихи на фирме страдают работники среднего и низшего уровня. К сожалению, они не в состоянии повлиять на решения руководства и нормализацию трудового процесса. Рабочий день в такой компании проходит в лихорадке, коллектив на взводе, все носятся как угорелые... Но если посмотреть на результативность такого труда, то возникнет печальная картина - бег на месте, переходящий в ходьбу на месте и... все на месте. Беготни, переписки и перезвона много, в решении проблемы задействованы множество сотрудников, а практически ничего не сделано. В конце такого трудового дня работники чувствуют себя "выжатыми лимонами" или спущенными воздушными шариками. Энергии не осталось - батарейки сели. Целый день люди находились в стрессовой ситуации, которая в очередной раз ничем не разрешилась.

К сведению: привычное нам понятие "стресс" ученые разделяют на хороший и плохой, полезный и вредный. Есть эустресс и дистресс. Эустресс, как правило, кратковременный и может идти на пользу человеку. Именно его использует шоковая терапия. При эустрессе организм мобилизует все свои функции для борьбы с неприятным воздействием. А вот дистресс - это как раз вредоносный стресс, в результате которого человек может долгое время пребывать в угнетенном состоянии.

Следствием такого стресса или любых неприятных моментов на работе могут быть самые различные реакции, только кажущиеся ничего не значащими. Вдруг вспыхнувшее лицо, неожиданный провал в памяти, потеря нити разговора, задрожавшие руки или ноги, ком в горле, головокружение, тошнота. Эти проявления вовсе не так безобидны. Организм сигнализирует: со мной не все в порядке. Между тем мы должны во всех жизненных ситуациях оставаться как можно более бесстрастными. Инфаркты и инсульты не нужны никому ни на работе, ни дома. Научиться не принимать все близко к сердцу? Этот мудрый совет так и остается только советом уже многие века. Но когда тебя на работе разрывают на части, когда надо сделать одновременно миллион дел, когда бесчисленное количество деловых встреч, назначенных на один день, а времени совершенно нет... Любой стресс отнимает очень много энергии, которая срочно необходима в настоящий момент именно для работы. Поэтому надо стараться не то что не замечать стрессовых ситуаций, а просто умело обходить, не допускать их агрессивного воздействия на самочувствие.

Дата добавления: 2015-04-29