Третий принцип – измеримость и наглядность

Второй принцип – ПРОСТОТА и ГИБКОСТЬ

Простота заполнения формы – это было одним из требований при разработке описываемой системы хронометража. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина» писанины была сокращена без потери смысла. Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. В данном случае гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов хватает с лихвой.

Рассмотрим подробнее «устройство» карточки. Внешний вид незаполненной карточки представлен в таблице №1. Размер самой карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях, а также при хранении.

Таблица1 Карточка эффективности

задачи время
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
13.
14.
15. Потери

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение это было чисто эмпирическое и основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени. Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

Таблица 2 Пример заполнения карточки эффективности

задачи время

1. Фин. стратегия

2. Система стимулирован.

3. Здоровье

…………………………………

13. Встречи и совещания

v

v

v

v

v

v

v

v

v

14. Отдых

15. Потери

v

v

v

v

v

Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолёте и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета» и т.д. причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачки решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно: для наглядности, т.к. если бы мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности. Хорошо это или плохо – нам решать, АВС-хронометраж это лишь инструмент.

Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3

Таблица 3 Аналитика по хронометражу

Дата

№

Важно коэф.(2)

Дела категории В и С коэффициент (1)

Потери(-1)

Итог

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики

задачи Время

9:00

10:00

11:00

12:00

1. Фин. стратегия

V

V

V

V

2. Система стимулирован.

V

3. Здоровье

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

V

6. Транспорт + ожидания

V

V

V

7. Проект В

v

v

8. Письма + ответы

v

9. Пресса + интернет

v

10. Контроль Р.

v

v

11. Подготовка док. по К

v

12 Встреча с К.

v

v

13. Составление граф-ка

v

v

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики

задачи Время

13:00

14:00

15:00

16:00

1. Проект А

V

V

2. Встреча с Кр.

v

v

3. Статья по ТМ

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

6. Транспорт + ожидания

v

v

7. Проект С

V

V

8. Проверка отчетов по С

v

v

v

v

9. Собеседование с Р.

v

v

v

10. Фирма «Д»

11. Подготовка док. по К

12 Встреча с Л.

13. Разбор полетов (оф)

v

v

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2

Дата

№

Важно коэф.(2)

Дела категории В и С коэффициент (1)

Потери(-1)

Итог

01.03.05

290мин

01.03.05

250мин

01.03.05

И

540мин

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1))

Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6)Х10).

Дата добавления: 2015-04-29