Технологии обзора задач на MS Outlook

Архивация отработанных задач

Для упрощения и облегчения обзора нужно своевременно избавляться от отработанных задач. При этом стирать отработанные задачи нежелательно– их параметры и факт их выполнения могут понадобиться в будущем.

Чтобы отделить выполненные задачи, можно, например, завести категорию «Завершена» и присваивать ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку (пример см. на рисунках в разделе «Реализация кайросов-контекстов с помощью категорий»).

Другой путь – в настройках представлений задавать отображение столбца «Завершена» и автофильтрацию по признаку завершенности. Тогда после выполнения задачи вам будет достаточно «оптичить» ее в поле «Завершена», после чего благодаря автофильтрации задача перестанет быть видна.

Во время очередной чистки системы достаточно перейти в стандартное представление «Простой список», где все выполненные задачи будут видны (их заголовки отображаются «перечеркнутым» шрифтом), выделить все эти задачи и перенести в какую-нибудь архивную папку. При этом категории задач сохранятся, т.е. можно будет и в архиве включить удобное представление и в случае необходимости легко найти необходимую для тех или иных целей отработанную задачу.

Заключение

Мы описали лишь один маленький «кирпичик» большой и сложной темы налаживания личного тайм-менеджмента на MS Outlook. В следующих статьях будут раскрыты другие аспекты эффективной электронной организации личной работы. Примерный план следующих статей:

· Хронометраж и личная аналитика в Outlook

· Управление личными проектами в Outlook и Excel

· Творческая картотека в Outlook

· Синхронизация Outlook-системы с PDA (карманным компьютером).

· Командная работа в Outlook

Остап поставил точку, промакнул жизнеописание прессом с серебряным медвежонком вместо ручки и стал подшивать документы. Он любил держать дела в порядке. Последний раз полюбовался он хорошо разглаженными показаниями, телеграммами и различными справками. В папке были даже фотографии и выписки из бухгалтерских книг.

Вся жизнь Александра Ивановича Корейко лежала в папке, а вместе с ней находились там пальмы, девушки, синее море, белый пароход, голубые экспрессы, зеркальный автомобиль и Рио-де-Жанейро, волшебный город в глубине бухты, где живут добрые мулаты и подавляющее большинство граждан ходит в белых штанах…

И.Ильф, Е.Петров, «Золотой теленок»

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того, как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рис. 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Итак, налаживание хорошего обзора – один из первых шагов в построении эффективной системы управления временем. В этой статье я опишу основные принципы и техники налаживания обзора на базе MS Outlook. Я буду предполагать, что читатель умеет настраивать пользовательские представления; если нет – более детальные инструкции по этому вопросу можно найти в статье о контекстном планировании на Outlook. Еще одна техническая оговорка: в примерах фигурирует Outlook 2003, но почти все изложенные техники реализуемы и на более старых версиях.

Дата добавления: 2015-04-29