Оперативное планирование с помощью Microsoft Excel

Посещение двухдневного тренинга Глеба Архангельского «Управление временем», проведенного им в компании Вимм-Билль-Данн, произвело на меня сильное впечатление. Главный его итог - новый импульс интереса к соответствующему вопросу. Это был для меня уже третий тренинг по данной теме с разными ведущими, однако он отличался в выгодную сторону от остальных как концептуальностью подхода и живостью изложения, так и практической ценностью.

Пожалуй, одним из главных практических приобретений оказался разработанный мною метод ежедневного планирования рабочего времени в среде Microsoft Excel, использующий несколько идей, почерпнутых на семинаре. Он стал большим шагом вперед в организации труда по сравнению со старым методом планирования в обычном ежедневнике с точки зрения удобства, экономии времени и технологичности.

Ниже я изложу этот метод. Он позволяет одновременно планировать как свои задачи, так и задачи подчиненных. Так что в этом случае файл с планом работ на день можно выкладывать, скажем, в общую папку, чтобы его могли видеть все сотрудники. Сразу хочу отметить, что, на мой взгляд, такая техника оперативного планирования имеет практический смысл в том случае, когда ежедневно приходится заниматься не менее чем 4 – 5 разными задачами. Если же это не так, то для оперативного планирования более к месту будет тот самый ежедневник или любой его аналог.

Для начала кратко опишу полученные на тренинге идеи, на которых основан метод.

1. Планирование задач по схеме «день – неделя - месяц (год)».

На мой взгляд, это очень гибкая и удачная методика планирования. С точки зрения практического применения, пожалуй, самое ценное мое приобретение на семинаре. Ее основная идея – все задачи делятся на три вида (или статуса):

- задачи, которые нужно решить сегодня,

- задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,

- задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.

Первый и второй список просматриваются и обновляются в начале каждого рабочего дня (или в конце предыдущего), третий – еженедельно.

2. Бюджетирование времени, деление задач на день на жесткие (привязанные к конкретному времени), гибкие (которые можно выполнять в течение дня) и бюджетируемые (гибкие задачи с выделением на них определенного количества времени).

3. Контекстное планирование, использование кайросов – случайным образом возникающих моментов, благоприятствующих для решения некоторых проблем.

Дата добавления: 2015-04-29