Техника учета и анализа затрат времени

ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ВРЕМЕНИ

«Да разве мы не пытались организовать свое время?» – возмутится любой работник. Не раз и не два каждый из нас пытался организовать свое время, составлял всякого рода планы. Но, несмотря на все усилия строго их выполнять, результатом были неудачи. Они-то и привели к отчаянию и убеждению, что жить и работать по определенному распорядку практически невозможно.

Все дело в том, что правильно организовать свой труд нельзя строгими приказами самому себе (или подчищенному): «к такому-то числу закончить работу», «принести отчет к концу дня» и т. д. Организация предполагает не просто наличие плана, расписания работ. К составлению плана необходим особый подход. Нельзя просто записывать, что надо сделать за неделю или за день. Надо обязательно рассчитать работу во времени, определить продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания. Надо обязательно сопоставлять время, необходимое для работы, с наличным фондом часов в общем бюджете времени. И что особенно важно, правильная организация личного времени требует учета всех работ. Отдельную работу несложно планировать, и она кажется легко выполнимой, пока не взята вся картина в целом. Организация личной работы требует, следовательно, чтобы составлялся план всех работ, нормировалась их продолжительность и уж потом определялись сроки начала и окончания, взаимной увязки работ между собой по срокам.

Чтобы такой план составить, необходимо предварительно определить, во-первых, какова фактическая (а не предположительная) продолжительность отдельных работ; во-вторых, каков фактический фонд времени. Единственный путь для этого – наблюдение за своим рабочим днем.

Если не начать с учета, то без фактических данных можно составить красивые, но нереальные планы времяпрепровождения. И я, и любой читатель, вероятно, не раз составляли подобные планы и на день, и на неделю, и на год, и на отпуск, и на командировку и т. д. Оторванный от жизни, такой план остается обычно на бумаге как напоминание о бесплодных попытках упорядочить свою жизнь.

Следовательно, организация личного времени, как и любая управленческая работа, состоит из учета, нормирования и планирования. Завершением является постоянный контроль за выполнением плана, борьба за его выполнение, корректировка плана в необходимых случаях.

В соответствии со звеньями организации мы рассмотрим вначале технику учета, затем технику планирования и прочие средства экономии времени.

С экономией времени дело обстоит так же, как и с экономией денег: первый шаг – наладить тщательный учет каждой траты. Вести такой учет – утомительное занятие. Но проверить твердость своего решения организовать время можно именно на готовности вести будничный, тривиальный учет, а не на составлении заманчивых планов будущих занятий.

Учет вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана. Недаром еще Фрэнсис Бэкон говорил: «Мы столько может, сколько знаем. Знание- сила».

Содержание и методы учета зависят от целей, которые ставятся перед организацией времени. Примерно можно выделить учет рабочего времени и учет всего времени (включая бытовое). Рабочее время настолько ответственное дело, что его изучать интересно и важно не только самому работнику, но и его руководителям, организаторам. Поэтому к изучению рабочего времени можно привлечь специалистов или с их помощью организовать самоучет. Бытовое время и бытовой труд проходят в гораздо более тяжелых условиях. Не кончая одной работы, переходишь к другому делу, потом к третьему, возвращаешься к первому и т. д. Учет тут, естественно, чрезвычайно труден, но и в быту экономия времени крайне важна, так как она тоже обеспечивает человека самым главным богатством – свободным временем.

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учета и лишь через две-три недели переходить к более детализированному. Сразу начать подробный учет – это почти наверняка загубить дело, так как с непривычки скоро устанешь, а потом учет вообще опротивеет. Усталость приходит, к сожалению, значительное раньше, чем получишь, полностью поймешь и по достоинству оценишь результаты учета.

Дата добавления: 2015-04-29