Внешняя среда организации, ее основные факторы, взаимодействие организации с ними

Под внешней средой социальных организаций понимается вся совокупность социальных факторов, воздействующих на организацию извне, - как непосредственно, так и опосредованно, косвенно.

Организация, как открытая социальная система, находится под постоянным воздействием факторов внешней среды, взаимодействуя с ними, соответствующим образом перестраивая и свою внутреннюю среду. Именно воздействия внешней среды определяют и ограничивают возможности организаций в реализации их интересов, в достижении их целей.

Внешняя среда таит угрозы для организации, состоящие в том, что несоответствие действий организации тенденциям развития среды и ее неспособность согласовывать свои интересы с интересами взаимодействующих с ней субъектов угрожают результативности деятельности организации и самому ее существованию.

Вместе с тем внешняя среда всегда открывает возможности для повышения эффективности деятельности организации: правильно оценив тенденции внешней среды, найдя способы взаимовыгодного согласования интересов, организация имеет шансы перестроить содержание и формы своего функционирования и упрочить свое положение на определенный, иногда очень длительный, период времени. Любые изменения внешней среды, особенно же структурные, всегда открывают новые и новые возможности, которыми организация может воспользоваться, действуя инновационно. Иными словами, любые изменения внешней среды - это инновационные возможности для организации.

Основные факторы внешней среды непосредственного воздействия.

Факторы среды непосредственного воздействия находятся с организацией в тесном оперативном взаимодействии и именно под их влиянием происходит незамедлительная перестройка факторов внутренней среды. Рассмотрим особенности этих факторов.

1. Внешние учредители и владельцы (собственники, акционеры) организации. Эта категория представляет собой сильный источник внешнего влияния, так как ее интересы непосредственно связаны с конечными результатами деятельности организации. Так или иначе, акционеры претендуют на участие в распределении прибыли, в проверке документации, в выборах кандидатов в совет директоров, в определении стратегических приоритетов.

2. Поставщики. Этот фактор, как правило представлен целой группой, включающей тир категории: 1. Поставщики материальных ресурсов: сырья, полуфабрикатов, энергии, материалов, комплектующих, оборудования и т.д.; 2. Поставщиков финансового капитала. Инвестиций; 3. Поставщиков трудовых ресурсов.

3. Потребители - фактор, имеющий в конечном счете решающее значение для организации. В качестве потребителей произведенных организациями продуктов и услуг выступают не только индивиды, но и другие организации, которые разделение и кооперация труда связывают в одну систему, в единый социально - экономический организм.

4. Конкуренты - это такой фактор внешней среды, который определяет поддержание постоянной боеготовности организации, так как именно конкуренты угрожают ее существованию и процветанию. Ведь они могут лучше удовлетворить запросы потребителей на тот или иной продукт или услугу и в итоге сузить долю рынка для данной организации, что повлечет снижение ее доходов.

5. Профессиональные или иные социальные ассоциации, как те в которых представлены различные категории работников организации, так и те, которые выражают интересы других профессиональных и социальных групп общества. Эти организации влияют через свои территориальные, региональные, отраслевые, общенациональные и др. структуры. Работники же организаций, входящие в такие ассоциации, приводят в своих организациях политику этих структур и тем самым усиливают их внешнее влияние.

6. Государственные (федеральные) органы. Взаимодействие организации с этими органами в конечном итоге отражает взаимодействие общего, общенационального интереса. Государство воздействует на организацию как административными мерами (разрешением, запретом и принуждением), так и экономическими (в основном средствами бюджетной и денежно - кредитной политики). Эти меры доводятся до организации в виде законов, указов, постановлений, распоряжений, инструкций.

7. Региональные органы взаимодействуют с организациями по той же схеме, которая описана выше для органов федерального уровня. В случаях, когда организация взаимодействует с регионом горизонтально, то между ними возникают отношения договорного типа.

Муниципальные органы (местные сообщества),на территории которых действуют организации, способны оказать серьезное воздействие на результаты их деятельности. Так как могут возникнуть ситуации, когда интересы местных сообществ и действующих на их территории организаций могут быть разнонаправленными и их не удастся согласовать.

Но у организации так же существует внешняя среда общего воздействия, куда входят:

Общее состояние экономики.

Политическая обстановка.

Технология.

Социокультурные факторы.

Общая экологическая ситуация.

Демографический фактор.

Факторы среды общего воздействия должны учитываться руководством социальных организаций самого различного профиля. Анализ этих факторов может стать основой долговременных прогнозов относительно тенденций социально - экономического развития.

Взаимодействие организаций с внешней средой.

Охарактеризованные факторы среды непосредственного воздействия представляют собой субъектов - носителей соответствующих интересов (прежде всего экономических).

Поэтому их взаимодействие с организацией носит характер согласования интересов, разрешения возникающих между интересами противоречий. Так осуществляется действие механизма менеджмента как экономического отношения, как системы отношений, связывающей субъекты взаимодействия.

Механизм менеджмента действует как поиск субъектами взаимодействия путей и способов согласования их экономических интересов. Причем каждый субъект объективно стремиться максимальной реализации своего интереса. С позиции отдельно взятой организации этот процесс происходит следующим образом: ее отношения с внешней средой выступают как система взаимодействий, и ей необходимо согласовать свой интерес со всеми взаимодействующими интересами таким образом, чтобы он максимально реализовывался. Это непросто: ведь они стремятся к такому же результату для себя. В этом основа противоречия.

13. Коммуникация в организациях, её классификация. Особенности неформальной коммуникации.

Коммуникация предполагает передачу социальной информации, содержание которой подготовлено, обработано и закодировано человеческим сознанием и им же должно быть расшифровано. Информационный обмен сознания имеет три основных аспекта: семантический (содержательная сторона сообщения, его смысл, значение), синтактический (знаковая, структурная, количественная сторона) и аксиологический, или прагматический (т.е. ценность, полезность информации для решения тех или иных задач).

Социальная информация обладает и конкретными свойствами, обусловленными ее содержанием, количеством, ценностью и своевременностью доставки: достоверностью, правдивостью, полнотой, глубиной, точностью, и т.д.

коммуникация - это сложный информационный процесс, материальная основа которого - передача значения, смысла посредством знаков (символов). Но коммуникация - это и социальный процесс, отражающий структуру социальных отношений и выполняющий в ней функцию связи. В своем полном виде процесс коммуникации представляет собой динамический цикл, предусматривающий свое возобновление через обратную связь.

В системе организационной коммуникации можно выделить две большие подсистемы:

1)систему коммуникации между организацией и ее внешней средой

2)систему коммуникации внутри организации.

В системе внутриорганизационной коммуникации можно выделить такие её виды:

1) межуровневая коммуникация, т.е. коммуникативные связи между различными уровнями управления;

2) горизонтальная коммуникация, т.е. коммуникативные связи между одноуровневыми подразделениями;

3) коммуникация внутри подразделений.

В зависимости от каналов связи, по которым осуществляются эти три вида коммуникации, каждый из них представляет собой либо формальный тип связи, либо неформальный. Межуровневая коммуникация имеет вертикальный характер. Ее можно подразделить на два подвида:

а)коммуникацию по нисходящей, т.е. с высших уровней структуры на низшие. По таким линиям до подразделений, нижестоящих руководителей, работников доводятся цели организации, конкретные задачи (задания), процедуры исполнения, нормы оргкультуры, приказы и инструкции.

б)коммуникацию по восходящей, т.е. с низших уровней структуры на высшие. По этой линии как раз и осуществляется обратная связь, руководители получают информацию о реакции подчиненных на их предложения, распоряжения, указания и т.д. Также по этим линиям связи могут поступать предложения "снизу" об улучшении условий труда и быта, модернизации оборудования, повышению производительности труда и т.п.

Горизонтальная коммуникация играет важную роль в координации действий подразделений одного иерархического уровня, обеспечении их слаженной деятельности в достижении общих целей организации. Для повышения такой слаженности в организациях устанавливают регулярный информационный обмен между подразделениями, личные контакты их руководителей и соответствующих специалистов, а также создают рабочие группы, имеющие межподразделенческий характер.

Коммуникация внутри подразделений может быть подразделена на следующие подвиды:

а)Коммуникация "руководитель-подчиненный", которая является разновидностью вертикальной, но в подразделении, то есть в формальной группе, имеет свои особенности.

б)Коммуникация "руководитель-группа" отражает ту совокупность отношений, которая складывается в группе. Контакты руководителя с группой в целом, постановка перед ней задач как перед коллективом ("командой"), общение с ней на совещаниях, собраниях подразделения позволяют объединить действия членов группы, вырабатывать групповые решения, поддерживать "командный дух" и т.д. Но не надо забывать, что все это общение находится под влиянием группой динамики.

в)Коммуникация "подчиненный-подчиненный" – это разновидность горизонтальной коммуникации внутри группы. Наиболее часто общаются на формальной основе те работники, чьи задачи непосредственно взаимосвязаны, находятся "на стыке".

Формальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается в соответствии с формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственными функциями.

Неформальные коммуникации. Как уже отмечалось выше, в любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным ка­налам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Особенностью неформальной коммуникации является то, что она пренебрегает организационной структурой и пронизывает все иерархические уровни.

Дата добавления: 2015-04-29