Психология управления. Первая стадия: составление заданий

Первая стадия: составление заданий.

Запишите под соответствующими рубриками формуля-ра«План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день.

Задачи из списка дел или недельного (месячного) плана:

— невыполненное накануне;

— добавившиеся дела;

— сроки, которые надо соблюсти;

— периодически возникающие задачи. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие

в виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»: В — визиты, совещания; Д — делегирование дел; К — контроль; П — в процессе, в деле; ПК — поездки, командировки; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка; С — секретарь; Т — телефонные разговоры;

4 — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким образом список заданий на день

может выглядеть, например, так:

П1К — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили); 3 — т. Митин (программа ЭВМ);

5 — т. Мальков (экспертная оценка);
I — проект изучения рынка;
Г — т. Шмыков (статистика сбьпа);
IP — т. Горелов (письмо);
' — специальный журнал для менеджеров;

— т. Соколов (нехватка персонала);

— т. Карась (вечерняя пробежка).

Немного тренировки и вы сможете составлять список наименований так, чтобы:

— в первом приближении распределять их по приори
тетности;

• подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом, на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

ГЛАВА Ш. Лидерство и руководство

Пример:

П — проект изучения рынка;

В — Мальков (экспертная оценка);

ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — Шмыков (статистика сбыта)

ПР - Горелов (письмо) Непродолжительнъ

В — Митин (программа ЭВМ)^

Т - Соколов (нехватка персонала) «Телефонный» блок_;

Т — Карась (вечерняя пробежка)

Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограни-чен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций.

Проставьте против каждого задания приблизите.^лое время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. часы

П — проект изучения рынка......................................................... 3,0

В — Мальков (экспертная оценка)............................................... 2,0

ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили)...... _........ 1,5

Ч — специальный журнал дня менеджеров................................. 1,0

Т — Шмыков (статистика сбыта)................................................. 0,5

ПР — Горелов (письмо)................................................................ 1,5

В ■- Митин (программа ЭВМ).................................................

Т — Соколов (нехватка персонала)..........................................

Т — Карась (вечерняя пробежка)............................................. 0,5

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в этой деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Психология управления

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу отвели определенное время.

Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные плацы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том, что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список зада-аий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, ОТкращениям и перепоручению.

Цель: сократить время, отведенное на выполнение зада-жмй дня, до 5-6 часов.

Установите однозначные приоритеты для своих дел.

Рассмотрим каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

	Приоритеты	Часы	Перепоручения
П — проект изучения рынка	А	2,5	0,5 часа
В — Мальков (экспертная оценка)	А	1,5	поручается
Т — Шмыков (статистика сбыта)	Б	0,5	т. X.
ПР — Горелов (письмо)	Б	0,5	Поручается
ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили)	Б	0,5	Х.Н.
Ч — специальный журнал для менеджеров	В	0,5
Т — Митин (программа для ЭВМ)	В		Секретарь
Т — Карась (вечерняя пробежка)	В

= 6 часов

ГЛАВА III. Лидерство и руководство

Пятая стадия: контроль и перенос сделанного.

Как показывает опыт, не все задачи могут состоятьсй Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если вы одно и то же дело переносите многократно, тс оно становится для вас обузой, и тогда существует две воз можности:

— вы наконец-то решительно за него беретесь и довс дате до конца;

— вы отказываетесь от этого дела, так как иногда про блема решается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-па мятках места не хватает, а отдельные листики имеют тс, недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется ра ботать со специальным дневником времени. Он может был пригоден для дневных и прочих планов времени.

Используйте другие сокращения и графические симво лы, так называемую бюрографию.

Например:

срочно

важно

выяснить

приоритет категории А

задача выполнена

задача выполнена особенно хорошо

перенос на более поздний срок

невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также другие, свои собственные обозначе ния.

20 преимуществ указанного метода составления плана дня:

23?

— лучший настрой на предстоящий рабочий день;

— планирование следующего дня;

— четкое представление о задачах дня;

— упорядоченное течение дня;

— преодоление забывчивости;

— концентрация на наиболее существенном;

— уменьшение объема «бумажной» работы;

Психология управления

— достижение целей дня;

— выделение более важных и менее важных дел;

— принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении;

- рационализация посредством группировки задач; сокращение помех и нежелательных перерывов;

- самодисциплина при выполнении задач;

■ уменьшение стрессов и нервного напряжения;

- спокойное восприятие непредусмотренных событий;

- улучшение самоконтроля; ощущение успеха в конце рабочего дня;

- повышение удовлетворенности и мотивации;

- рост личных результатов;

- выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!

СТАРАЙТЕСЬ КАЖДЫЙ ДЕНЬ ВЫИГРЫВАТЬ 1 ЧАС ВРЕМЕНИ - «ЗОЛОТОЙ ЧАС»!

Составьте список важнейших дел, которые вы должны делать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра рано утром начните с зада- л № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные вами приоритеты еще раз и приступайте к № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не кончите это дело. Потом переходите к № 3 и т. д. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела, прежде чем вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если вы убедитесь в ценности этой системы, «передайте» ее дальше своим сотрудникам.

ГЛАВА III. Лидерство и руководство

В процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск).

Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Временной принцип Парето (соотношение 80:20)

Затраты	Выпуск
80% затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы)	20% итогового результата
20% затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы)	80% итогового результат

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:

Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы,, а потом уже — многочисленные «второстепенные»⁹

Дата добавления: 2015-04-29