Организация дня

Психология управления

ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения.

1. Срочные/ важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому ш выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому мы вам рекомендуем: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации в работе своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4. Менее срочные/менее важные дела.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

20 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня Основная часть дня Конец дня

(1)-(8) (9)-(20) (21)-(25)

Правила начала дня:

1. Начинать день с позитивным настроением.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

Как этот день может приблизить меня к моим целям?

Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?

ГЛАВА Ш. Лидерство и руководство

2. Хорошо позавтракайте и без спешки — на работу.

3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка планов дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без «раскачки».

7. Согласовать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами. Правила, касающиеся хода дня:

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.
Установленные ранее сроки очень часто принимают

безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.

11. Избегайте действий, вызывающих обратную реак
цию.

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

12. Отклонять дополнительно возникающие неотлож
ные проблемы.

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. «Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на первый план» (Ф. Купер). Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Выкраивайте спокойный час.

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Психология управления

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или закрытого часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно, самое важное для вас: Время для себя (1 час)!

Занесите это время в свой план так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит производительность вашего труда.

Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что вас нет на месте.

Правила завершения рабочего дня:

15. Завершить несделанное.

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

16. Контроль за результатами и самоконтроль.

Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента.

17. План на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием.

18. Домой с хорошим настроением.

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например, бегом трусцой, гимнастикой.

ГЛАВА III. Лидерство и руководство

10 минут движения на свежем воздухе ежедневно — этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.

19. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.

Дата добавления: 2015-04-29