Рон Хозьян, главный финансовый администратор

Рон Хозьян (Ron Hozjan) начал свою работу в компании в качестве главного фи­нансового администратора в июне 1998 г. Его должностью предусматривалось всеобщее руководство, контролирование операций и курирование финансовых вопросов компании. Все служащие компании Enerline были подотчетны Хозьяну, который, в свою очередь, отчитывался непосредственно перед президентом ком­пании Грэмом Илингвортом (Graham Illingworth), а также предоставлял отчет­ность пяти членам совета директоров. Схема организационной структуры компа­нии Enerline приведена в приложении Б. Хозьян периодически отчитывался перед советом директоров, информируя его о своих решениях и действиях, направлен­ных на внутриорганизационные усовершенствования. Хозьян был уполномочен советом директоров в деле принятия решений и проведении усовершенствова­ний внутри организации. %,

Хозьян нес ответственность за все операции, касающиеся компьютеризации и информационных систем. Он хорошо осознавал, что для того, чтобы операции Enerline послужили созданию эффективной и конкурентной бизнес-среды, при­дется приложить немало усилий. Кроме того, он был убежден в том, что успех компании зависит от своевременного принятия ключевых решений, касающихся ее систем и операций. В то время в компании был только один персональный ком­пьютер, работающий с программой Simple Accounting, поддерживающей интерак­тивное банковское обслуживание и Microsoft Office. По словам Хозьяна, «до его прихода в компанию Enerline, она работала но крайней мере уже 10 лет, поэтому было очевидным, что для достижения определенных успехов необходимо было об­новить инфраструктуру ее операционных и информационных систем». Спустя пять месяцев Хозьян уже ознакомился с бизнесом Enerline и потенциальной се­тью предполагаемых регионов, на которые распространялась сфера деятельности компании. Проработав в аналогичной сфере производства, Хозьян уже имел опре­деленный опыт и общее понятие об общих операционных требованиях для успеш­ного ведения бизнеса в этом секторе рынка.

Поиск решения финансовой информационной системы

В ноябре 1998 г. Хозьян начал организованный и целенаправленный поиск путей решения проблемы информационной системы, способной удовлетворять потреб­ности компании Enerline. Было детально рассмотрено несколько альтернативных решений. Хозьян решил, что следует выбрать одно из двух полярных решений (каждый компонент системы выполняется на сайте провайдера или, наоборот, все программы выполняются внутри компании). Он определил, что создание частич­ной структуры информационной системы внутри организации будет неправиль­ным выбором, поскольку основывался на собственной оценке существующих гибридных решений. Он пришел к такому выводу, осознав, что в случае гибрид­ного варианта нужно будет перераспределять внутренние ресурсы либо принять на работу специалистов по информационным технологиям, которые обслужива­ли бы эту частичную инфраструктуру, одновременно выделяя денежные ресурсы внешним провайдерам.

Проведенная Хозьяном оценка аспектов, воплотившаяся в его сценарии типа «все или ничего» (как, например, внутренний персонал, обучение, его период управ­ления и сложные финансовые вопросы), помогла ему выработать критерий, с по­мощью которого можно было принять оптимальное решение. Ему нужен был интерактивный провайдер ASP, который отвечал бы всем требованиям информа­ционной системы и инфраструктуры. В идеальном варианте нужен был такой ASP, который мог бы поддерживать функции аппаратных и программных средств, ком­муникации, консалтинг, текущего обслуживания, функции системы резервного копирования. Как объяснял Хозьян, «моментальная покупка, в результате кото­рой было найдено надежное решение, было именно то, что он искал». Он хорошо осознавал, что интернет-подключение между компанией Enerline и провайдером ASP в сценарии моментальной покупки было бы ключевым элементом итогового решения, так же как и способность провайдера предоставлять хостинг выбранно­го им ПО.

Если бы Хозьян нашел такую организацию, он мог бы сравнивать финансовые и операционные аспекты, связанные с применением модели ASP и с установкой условной внутренней инфраструктуры информационной системы, к которой он уже привык. В условной модели информационной системы внутренние специа­листы, обученные и имеющие опыт работы с информационными технологиями, будут проектировать, разрабатывать, тестировать, внедрять и обслуживать ком­поненты информационной системы. Решение о дальнейшей работе на базе инте­рактивной ASP-модели и установлении деловых отношений с FutureLink было принято до выбора специфического финансового ПО. Хозьян был уверен в том, что выбранный пакет финансового ПО может поддерживаться гибкой ASP-cpe-дой. Результат сопоставления ASP-модели с внутренним размещением, сделан­ного Хозьяном в 1998 г., можно найти в приложении А. Именно этот результат привел его к идее установления деловых отношений между компаниями Enerline и FutureLink.

Провайдер FutureLink ASP

В 1998 г. услуги провайдеров ASP находились в «зародышевом состоянии». Имен­но в это время Хозьян начал поиски идеального провайдера. Как объяснял Хо­зьян, в то время FutureLink была единственным провайдером ASP на территории Канады, в то время как во всей Северной Америке их было не более пяти. На тот момент времени FutureLink была канадским «первопроходцем» в этой области, имея в штате от 50 до 60 служащих, а также предлагая широкий спектр услуг, касающихся информационных технологий. Модель была настолько новой в этом смысле, что на момент обращения Enerline к FutureLink в качестве первого заказ­чика в феврале 1999 г. не были даже разработаны схемы ценообразования.

Хозьяна познакомили с компанией FutureLink через бывшего служащего ком­пании Sysgold, для которого эта компания на его прежнем месте работы успешно сформировала внутреннюю сеть, состоящую приблизительно из 10 персональных компьютеров, подключенных к Интернету. Хозьян наладил деловые отношения с Sysgold, основываясь на том, что эта компания была надежной, а созданная ею сеть была простой в поддержке и обслуживании.

В то время Хозьян общался в основном с основателем и президентом Fu­tureLink Камероном Шеллом (Cameron Shell) с целью установления первоначаль­ного контракта и определения параметров для своих развивающихся деловых отношений. В ходе переговоров Хозьян осознал, что FutureLink является гибкой организацией, и объявил о готовности арендовать любое программное приложе­ние, если им предоставят четыре недели на тестирование нового оборудования в среде провайдера. Такая гибкость и готовность к принятию новых решений имела значение в процессе установления позитивных деловых отношений между двумя организациями. Хозьян утверждал, что его не ограничивают в принятии специфичных решений по информационным системам, поскольку ASP-провай-дер не ограничивал объем устанавливаемых приложений. Такая свобода выбора имела для него большое значение, поскольку он нес ответственность за операции быстро растущей организации с изменяющимися и расширяющимися потребно­стями.»

Рассмотрение альтернативных решений, связанных с финансовыми программами

Рассматривалось несколько специфичных финансовых программ, обеспечиваю­щих наиболее оптимальное выполнение операций компанией Enerline.

Рассматривалась возможность использования бухгалтерской программы про­изводства компании Great Plains. Покупка и установка такой программы обошлись бы компании приблизительно от 30 до $40 тыс. с лицензией на использование пятью сотрудниками плюс дополнительная плата за техническое обслужива­ние — внушительная сумма для компании Enerline на то время. Компания Great Plains находился в Сиэтле, причем отсутствие ее канадских отделений или тес­ных отношений с другими локальными производителями информационных си­стем, с которыми сотрудничала компания Enerline, являлось существенным недо­статком. В этом случае требовалось выполнять кастомизацию ПО.

Кроме того, был рассмотрен вариант по использованию программы PeachTree, которая была существенно дешевле ($1,5 тыс. за покупку и использование лицен­зии на пятерых служащих). Такой программный пакет был более выгоден для местного сообщества и уже был установлен компанией FutureLink для других за­казчиков. Тем не менее Хозьян определил, что этот программный пакет не очень подходит для удовлетворения требований к финансовой отчетности компании Enerline.

Программа QByte представляла собой специфичный пакет финансовых про­грамм, применявшихся в производственной сфере. Этот пакет поддерживал функ­ции главной бухгалтерской книги, управление счетами дебиторов и кредиторов, а также позволял генерировать некоторые отчетные документы. Этот пакет, разработанный бухгалтерской компанией PriceWaterhouseCoopers, включал ин­формацию, полученную от различных производителей нефти и газа, и уже пред­лагался на временной основе для небольших организаций. Стоимость ежемесяч­ного использования программы QByte составляла $900 плюс $145 ежемесячно за выделенный канал связи. Хозьян был хорошо знаком с приложениями QByte, по­скольку использовал это ПО на своем прежнем месте работы, и был вполне удов­летворен ее функциональными возможностями. Приложения Microsoft Access и Excel уже использовались для разработки внутренних финансовых приложений компании Enerline путем использования экспортируемых данных из существую­щей системы Simply Accounting; предполагалось и впредь придерживаться суще­ствующего процесса подготовки финансовой отчетности. Подобный процесс им­порта и экспорта в программе QByte для упрощения обработки финансовой информации уже довольно успешно использовался Хозьяном. Он был уверен, что это именно то решение, которое удовлетворит существующим информационным требованиям компании Enerline. Многие крупные корпорации, работающие в этой производственной отрасли, такие как Canadian Natural Resource, использо­вали программу QByte, как и множество небольших компаний типа Enerline. По­скольку это ПО предлагалось на временной основе, любой провайдер ASP мог связаться с хостом QByte и, в свою очередь, мог предоставить доступ для всех желающих своих клиентов.

В конечном итоге Хозьян остановил свой выбор на программном обеопечении QByte.

Существующее деловое соглашение между компаниями Enerline и FutureLink

В феврале 1999 г. между компаниями Enerline и FutureLink был подписан контракт сроком на три года. По условиям этого контракта Хозьян с целью экономии де­нежных средств компании выплачивал FutureLink $1800 ежемесячно вместо од­ногодичного контракта с оплатой $3 тыс. в месяц.

Согласно контракту, компания получала пять небольших клиентских рабочих станций (монитор, клавиатура и системный блок, выполняющий программу Citrix), пять выделенных каналов связи с сервером FutureLink ServerFarm, пять лицензий на использование набора программ MS Office Pro, программное обеспечение QByte и системный доступ для двух пользователей, лазерный принтер, брандма­уэр, интернет-подключение, консультации, техническое обслуживание, меро­приятия по резервному копированию и круглосуточную техническую поддержку. Все права на использование аппаратных и программных средств принадлежали компании FutureLink,

Контракт, подписанный с FutureLink, предусматривал, что эта организация га­рантировала 99,9% вероятности доступа для своих клиентов в обычные рабочие дни с 8 утра до 5 вечера. Если такое качество услуг не обеспечивалось, клиенту разрешалось расторгнуть контракт без штрафа или бесплатно пользоваться услу­гами FutureLink в течение месяца. Штраф за немотивированный разрыв контрак­та был эквивалентен сумме за шестимесячное предоставление услуг (6 х 1800 = = 10 800).

Компания FutureLink организовала отдел технической поддержки с четырьмя телефонными линиями по приему заявок на сервисное обслуживание. Хозьян отмечал, что он несколько раз прибегал к услугам справочной службы даже в вы­ходные дни и ее служащие успешно разрешали возникшие проблемы по обслу­живанию. Хозьян объяснял: «Справочная служба может даже "затенить" ваш экран и контролировать вашу систему с целью лучшего содействия в своевремен­ном решении проблемы. Это здорово!» Хозьян также добавил: «Я работаю уже с третьим монитором и со второй клавиатурой. Тем не менее компания FutureLink бесплатно заменяет старое оборудование в тот же или на следующий день в зави­симости от срочности ситуации. Нельзя сказать, что при этом пострадало каче­ство услуг».

К середине марта 1999 г. FutureLink завершила установку аппаратного обеспе­чения и коммуникаций, в результате чего пять пользователей Enerline были под­ключены к FutureLink для работы с программами электронной почты Outlook и MS Office Pro. Все файлы компании Enerline хранились в компании FutureLink. В конце марта 1999 г. уже ASP-провайдер FutureLink помогал Хозьяну в оцен­ке финансовых пакетов. Хозьян выдвинул FutureLink особые требования к биз­нес-информации компании Enerline, и компания FutureLink предоставила ему на рассмотрение свою оценку, основанную на базе этих критериев. В конечном ито­ге Хозьян решил остановиться на рекомендуемой программе QByte, после чего FutureLink начала успешно применять эту программу в лице двух основных пользователей Enerline в течение следующих 60 дней. Несмотря на то что пакет QByte оставался основным для этого приложения, FutureLink установила выде­ленный канал связи между своим собственным сервером и местом установки про-

граммы QByte. В результате Enerline получила свободный доступ к программно­му обеспечению QByte в силу существующего подключения к FutureLink. Подоб­ная стабильная и прямая коммуникационная связь была основной для поль­зователей Enerline, поскольку им постоянно приходилось импортировать или экспортировать информацию между MS Excel или Access, которые размещались на сервере FutureLink ServerFarm и на программном обеспечении QByte.

У компании Enerline были также удаленные пользователи, которые использо­вали их информационные системы для ведения своего бизнеса, и этот торговый персонал регулярно связывался с FutureLink через Интернет. Два торговых пред­ставителя Enerline 60-70% своего времени тратили на разъезды.

Производственный сайт Enerline Stettler в основном пользовался системой на основе Microsoft Access, разработанной программистами компании FutureLink. Эта система применялась ими практически ежедневно. Был сформирован выде­ленный канал связи Telus Planet, подключенный к месту установки сервера Futu­reLink, на котором размещалась база данных Access.

Возникновение проблем

В сентябре 1999 г. основатель и президент компании FutureLink Камерон Шелл сообщил Хозьяну о том, что компания находится в затруднительном финансовом положении. Такая информация была полной и довольно неприятной неожидан­ностью для Хозьяна. Когда Хозьян подписывал контракт, никто не упоминал о прежних финансовых затруднениях FutureLink. Теперь же, спустя семь месяцев после подписания трехлетнего контракта, Хозьян обнаружил, что провайдер ASP со всеми его приложениями находился в затруднительном финансовом положе­нии. Несмотря на то что информация не относилась к разряду приятных ново­стей и не способствовала дальнейшему укреплению деловых отношений, Хозьян сообщил, что финансовые проблемы FutureLink не повлияли на качество предо­ставляемых ими услуг для Enerline.

В ноябре 1999 г. FutureLink объединилась с организацией, центр которой нахо­дился в Калифорнии. Соответственно штаб-квартира FutureLink переместилась в Калифорнию, в результате чего начали происходить значительные преобразо­вания на всех уровнях существующей организации FutureLink. Вот как Хозьян комментировал эти события:

Было очень трудно, поскольку все, с кем я работал в FutureLink, ушли из этой орга­низации. Начали происходить значительные изменения, начиная от руководства и заканчивая рядовыми служащими, включая основателя и президента FutureLink Камерона Шелла. С ноября прошлого года изменился почти весь первоначальный штат сотрудников. Власть взяла в свои руки команда менеджеров из Калифорнии.

Хозьян добавил следующее: «Несмотря на изменившееся положение вещей и то, что 1999 г. был неудачным для FutureLink, компания Enerline по-прежнему получала качественные услуги, а новое руководство соглашалось с изменениями, о которых упоминала в своем деловом соглашении компания Enerline».

В ноябре 1999 г., после слияния двух компаний, стоимость акций новой кор­порации FutureLink Corporation стремительно возросла с 10 до $30—40 за акцию (за 5 месяцев). Тем не менее к концу марта (началу апреля) 2000 г. цена акций

снова упала до $10 за акцию. Конечно, с точки зрения растущей клиентской базы, развития партнерских отношений в ключевых сферах производства и внушитель­ного роста годовых доходов благодаря приобретениям компании, казалось, что новая корпорация FutureLink Coloration имеет радужные перспективы. Тем не менее общая финансовая картина корпорации выглядела не столь привлекатель­но, расходы стремительно увеличивались. Руководство новой калифорнийской организации FutureLink сообщало, что их наибольшие убытки свидетельствовали о расширение бизнеса провайдеров ASP. К тому времени на рынке провайдеров ASP отмечался высокий уровень конкуренции.

Изменения в индустрии информационных систем

За последние два года некоторые значительные изменения в индустрии инфор­мационных систем непосредственно затронули и рынок провайдеров ASP. Глав­ным элементом модели ASP была коммуникационная инфраструктура между за­казчиком и провайдером. Текущие расходы на осуществление коммуникаций и стоимость первоначальной установки за предыдущие два года значительно уменьшились (по мере усовершенствования технологии и роста конкуренции). Кроме того, подобное сокращение коммуникационных расходов сочеталось с даль­нейшими технологическими разработками, что позволяло усовершенствовать стандартную скорость коммуникации, предлагаемую заказчикам. Такие измене­ния в сфере коммуникаций в конечном итоге повлияли на более быстрый доступ к пользователям при меньших затратах. Кроме того, благодаря этим изменениям модель ASP стала более привлекательной и конкурентоспособной, особенно в срав­нении с внутренними или гибридными решениями.

Другое изменение в индустрии информационных систем затронуло Интернет. Огромное количество популярных пакетов, предназначенных для планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, ERP), и других приложений были перепроектированы с целью их применения в Интернете. Такой интернет-феномен намного упростил хостинг популярных приложений, сделав их стои­мость более доступной для провайдеров ASP. Поэтому экономия, получаемая на предоставлении этих услуг, могла передаваться заказчикам, что в дальнейшем способствовало получению более конкурентоспособной модели ASP.

За последние два года модели электронного бизнеса и электронной коммер­ции стали основными достижениями в индустрии информационных технологий. Внедрение этих бизнес-моделей неплохо сочеталось с ASP-решениями для мно­гих заказчиков, осваивающихся на этой новой арене.

Дальнейшее развитие событий

Проведя анализ допустимых вариантов, а также приняв решения по использова­нию системы, компания ЕпегНпе начала быстро расти. Хозьян говорил следующее:

Это выглядело, как стрельба по движущейся мишени! Потребности бизнеса росли по мере того, как мы пытались находить подходящие решения. Ключом, принятия соответствующих решений было предоставление возможности роста. Но когда ваша организация увеличивается вдвое и этот же уровень роста ожидается в ближай­шем будущем, процесс принятия решений превращается в непреодолимую задачу.

Хозьян подчеркивал:

Когда я пришел в эту компанию в 1998 г., она находилась в ответственном периоде становления, заключающемся в формировании нового крупного производственного предприятия, а также в разработке новых производственных линий. Экономическая среда организации была ключевым фактором при выборе модели ASP, которая удов­летворяла бы наши неотложные информационные потребности. Я достаточно хо­рошо знал, во что обойдется компании покупка и установка оборудования и инфра­структуры, поэтому ежемесячная стоимость оплаты услуг провайдера ASP была незначительной суммой, причем разбитой на три года. С экономической точки зре­ния это была беспроигрышная ситуация, поскольку большая часть оборудования имела трехлетний срок эксплуатации. Единственной реальной проблемой на то вре­мя был вопрос надежности провайдера ASP при обеспечении функционирования про­грамм и предоставления стабильных услуг компании Enerline в течение продолжи­тельного времени. Я верил в своих людей и был уверен в нашей технологии, поэтому, проведя экономический анализ, основанный на анализе ежемесячных финансовых расходов, я сказал: «Давайте работать!» Количество сотрудников компании и раз­мер собственных фондов были невелики, поэтому тенденция движения конъюнкту­ры на рынке была очевидной и не требовала особого анализа.

Через два года компания Enerline значительно выросла и утвердилась на рынке благодаря всевозрастающему успеху созданных производственных линий. Мир информационных систем также изменился за эти два года. Компании Enerline тре­бовалась дополнительная коммуникационная инфраструктура, поскольку ее бизнес-операции, проводимые в новых местах, фактически управлялись ориен­тированными на производство приложениями, которые поддерживались компа­нией FutureLink. Компания Enerline также приобретала компании в США, которые обладали своими интерактивными системами. В своей повседневной производ­ственной деятельности и проведении бизнес-операций Enerline становилась все более зависимой от своих информационных систем, в результате чего их природа связывалась с целевым назначением. Хозьяну требовалось определить, будут ли плодотворными повторные переговоры с FutureLink по поводу обновления услуг информационной системы или лучше обновить собственную информационную си­стему, опираясь на факт роста и ожидаемую большую скорость изменений. Если FutureLink испытывает финансовые проблемы, стоит ли вместо нее искать друго­го провайдера ASP? И если этот провайдер ASP казался идеальным для нужд Enerline два года назад, будет ли он в состоянии разрешить текущие потребности компании или потребности, которые возникнут через два года?

Вопросы к практическому примеру

1. Почему компания Enerline изначально решила воспользоваться услугами про­вайдера ASP? Было ли это продуманным решением? Почему? Назовите аргу­менты, повлиявшие на принятие этого решения.

2. Стоит ли компании Enerline продолжать пользоваться услугами провайдера ASP? Какие вопросы управления, организации и технологии стоит учиты­вать при принятии этого решения?

3. Если компания Enerline решит продолжать пользоваться услугами ASP, ка­кими критериями она должна руководствоваться при выборе других про­вайдеров ASP?

Источник: Джейн Моволд подготовила материал для этого практического занятия под руководством профессора Скотта Шнебергера (Scott Schneberger). Ее единственной целью было предоставление материала для семинарского обсуждения. Авторы не ста­вят своей целью освещение эффективных или неэффективных способов разрешения управленческой ситуации. С целью сохранения конфиденциальности авторы могут из­менить отдельные имена и некоторую другую информацию. Ivey Management Services запрещает любое воспроизведение, хранение или передачу материала без письмен­ного разрешения. Этот материал не может быть авторизован СапСору или любой дру­гой организацией, репродуцирующей права. По поводу заказа копий или запроса раз­решения на воспроизведение материалов следует обратиться в издательство: Ivey Publishing, Ivey Management Services, с/о Richard ivey School of Business, The University of Western Ontario, London, Ontario, Canada, N6A3K7; phone: [phone]; fax: [phone]; e-mail: [email protected]. Copyright © 2000, Ivey Management Services. Ver­sion: (A) 2000-10-23.

1. Создание внутренней инфраструктуры. $80 тыс. в год (издержки растут по мере роста расходов на персонал и обучение, необходимое по мере роста Enerline; в результате информационная инфраструктура потребует обслу­живания в течение полного рабочего дня).

♦ ПО и Microsoft NT Server.

♦ Пять персональных компьютеров.

♦ Пять лицензий на программу MS Office Pro.

♦ Пять лицензий на программу QByte.

♦ Доступ к Интернету.

♦ Брандмауэр и ПО обеспечения безопасности.

♦ ПО резервного копирования и стример.

♦ Обучение персонала и выделение средств на эти цели.

♦ Расходы на консультации, внедрение и установку.

♦ Поддержка.

♦ Коммуникации.

2. Модель ASP ($1800 в месяц за первый год контракта = $21 600 невоз-

вратных расходов;

$1600 в месяц, в результате пересмотренных договоренно­стей, за оставшиеся два года контракта = $38 400).

Включая все вышеперечисленное.

Примечание. $1800 в месяц за первый год предусматривается пятилетним контрактом. $1600 в месяц за второй и третий годы эксплуатации предусматривается пересмот­ренным семилетним контрактом.

Дата добавления: 2015-04-29