Организационные документы. Организационные документы включают уставы, положения и инструкции

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности. Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается. Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя. При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Первоначально ведутся черновые записи, которые фиксируют количественные данные, отдельные факты. Затем акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Введение во всех актах формализовано, в нем указывается основание для составления акта. После слова «Основание» ставится двоеточие, и указываются наименование распорядительного документа (в именительном падеже), его дата, номер и заголовок. Далее с новой строки от полей пишется слово «Составлен», опять двоеточие и перечисляются фамилии членов комиссии, начиная с председателя (или фамилии составителей акта), и далее по алфавиту с указанием должности. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты — они могут быть оформлены либо текстом, либо таблицей. В заключительной части текста делаются выводы или даются рекомендации. Но эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Сразу после текста (при необходимости) указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Завершают текст акта подписи всех членов комиссии, начиная с председателя. Должности перед фамилиями не указываются, только распределение обязанностей в комиссии.

Некоторые акты требуют утверждения. Выводы, сделанные составителями такого акта, становятся обязательными для исполнения.

Для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Наиболее многочисленной является группа справок о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате и т.п. Это типовые ситуации, и справки печатаются на трафаретных бланках. Помимо указания наименования ведомства, учреждения, вида документа (СПРАВКА), даты и номера, в бланке часто присутствует реквизит бланка для писем — адрес и телефон выдавшей справку организации. В конце справки пишется, куда она представляется. Текст заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Составляются они по запросу и представляются в указанные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения — на листе бумаги, имеют те же реквизиты, но на месте учреждения-автора указывается структурное подразделение. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся данные. Справка должна объективно отражать состояние дел и ее составление требует сбора и тщательной проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. Справки часто удобнее представлять в смешанной таблично-текстовой форме, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку ее составители, которые и отвечают за предоставленные данные.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его об имевшем место факте или событии, о выполненной работе, о сложившейся ситуации. Докладная записка обычно содержит выводы и предложения составителя, готовится либо по инициативе автора, либо по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Текст докладной записки состоит из двух частей. В констатирующей (описательной) части излагаются факты или описывается ситуация; во второй — просьбы, предложения. Докладными записками также иногда информируют руководителя о ходе работ, такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на листе бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, а также адресат и подпись ее составителя.

Объяснительные записки также бывают двух видов. Первые чаще всего сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на бланке учреждения (общем).

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и доказательным. Как и докладные записки, они оформляются на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Телеграмма — вид документа, оформляемый на специальных бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телеграф, а второй — подшивается в дело.

В телеграмме дается точный адрес без индекса. При этом следует учитывать, что телеграмма не может адресоваться учреждению вообще, а всегда конкретному сотруднику. И адресат, и текст телеграммы печатаются ПРОПИСНЫМИ буквами через 2 пробельных удара между словами, абзацы не допускаются, переносы тоже, текст не должен начинаться и заканчиваться цифрами. Излагается текст предельно сжато и состоит, как правило, из одного логического элемента — заключения; в исключительных случаях допускается краткое доказательство. Слова необходимо выбирать как можно тщательнее, они не должны допускать двоякого толкования. Пишется телеграмма особым телеграфным языком — без союзов, предлогов, знаков препинания. Если знаки препинания имеют смысловое значение, они пишутся строчными буквами, используя только согласные: «тчк, зпт, двтч». Знаки номера, плюса, минуса, процентов, деления, вопросительный и восклицательный — всегда пишутся словами.

Заканчивается телеграмма указанием ее регистрационного индекса, а ответная телеграмма начинается с указания индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов «номер», «Ваш», «На Ваш» (именно поэтому текст телеграммы не следует начинать и заканчивать цифрами). После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются сведения, не подлежащие передаче: адрес учреждения-автора, должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи (она обычно проставляется лицом, подписывающим телеграмму). Затем телеграмма заверяется печатью.

Телефонограмма применяется, как правило, в пределах местной телефонной связи для передачи информации от имени должностного лица и содержит несложные тексты в 30—40 слов (например, приглашение на совещание).

Телефонограмма имеет такие реквизиты: наименование организации — автора документа; адресат; название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА); дату; индекс; текст; подпись; время приема и передачи телефонограммы; фамилии передающего и принимающего и их служебные телефоны.

Текст телефонограммы должен быть предельно кратким и четко сформулированным, редко употребляемые и труднопроизносимые слова не используются, чтобы избежать их искажения. Передающий телефонограмму зачитывает, а принимающий — записывает ее текст, при этом называются все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и прием телефонограммы в форме разговорной речи не допускаются.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется в печатном виде. После передачи ее текста по телефону она считается исполненной и подшивается в дело.

Дата добавления: 2015-04-29