Кадровое и документальное обеспечение системы управления персоналом

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно – штатными сотрудниками и уставом организации. При расчёте необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников организации;

- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой её деятельности, масштабами, разновидностями отдельных производств;

- социальная характеристика организации, структурный состав её работников, их квалификации;

- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом;

- обеспечение управленческого труда и т.д.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалифицированный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчёта носят рекомендательный характер.

Зная нормативную трудоёмкость работ, выполняемых в течение года в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела по формуле:

Ч = Т * К / Ф_п

Где Т – общая трудоёмкость всех работ, выполняемая за год в ОК, чел. - час.

К – коэффициент затрат времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т. (К=1,15).

Ф_п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (1910 час).

Расчёт количественной потребности, проводится одновременно с определением качественной потребности персонала, т.е. потребности в работниках определённых профессий, специальностей, квалификации.

Важное место в кадровой работе имеет документальное и делопроизводственное обеспечение

Цель делопроизводственного обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

· формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

· копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

· контроль за исполнением документов;

· передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором – децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими стандартами и типовыми инструкциями в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ Р 6. 30 – 2003 «Требования к оформлению документов»;

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органов исполнительной власти от 08.11.2005г. № 536;

Инструкция по делопроизводству исполнительных органах Краснодарского края от 29.12.2004г. № 1315.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

· плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

· первичной учетной (по учету труда и зарплаты);

· отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работ-пиков и т.п.);

· по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

· организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, понижения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления при трудоустройстве специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководитель кадровой службы.

Дата добавления: 2015-04-29