Роль коммуникаций в системе управления

Коммуникативная подсистема – относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой:

- совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

- совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;

- пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.

Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

Массовая коммуникация – систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

Управленческие коммуникации – это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл:

во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.

во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сторона – это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона – это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль – это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль – динамическую картину социального взаимодействия.

Коммуникация в системе управления – это официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.

Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения – субъективная составляющая коммуникационного процесса.

Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций;

в) субординацию должностей;

Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса – при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:

А – коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное со­циально-экономическое и политико-административное управление.

Б – коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений аппарата управления.

В – коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор – руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации – наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры – важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Руководитель – это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:

- пользователя информации – внешней и внутренней, поступающей в организацию;

- распространителя информации – не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);

- предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.

1. Прием на работу. Задача – убедить потенциального сотруд­ника в достоинствах работы в данной организации, получить оп­ределенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача – ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача – сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача – представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача – ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкциями, традициями, контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача – обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация – неотъемлемая часть управленческого процесса.

Информационное обеспечение управления – практика технологизации управленческого процесса, которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.

1.2 Коммуникации: понятие, виды, их характеристика

Коммуникация – (от лат. – сообщение, передача) это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями и организациями.

Управленческая информация – это совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении.

Важность коммуникации определяется тем, что именно через коммуникационный процесс обеспечивается:

- связь между людьми, поколениями;

- возможность накопления и передача социального опыта;

- разделение труда;

- организация совместной деятельности;

- трансляция культуры;

- именно посредством коммуникации обеспечивается процесс управления.

Цели коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникация – это сложный многокомпонентный процесс, который включает следующие элементы:

- субъектыкоммуникационного процесса – это отправитель и получатель информации, т.е. коммуникатор и реципиент;

- средства коммуникационного процесса – это код, используемый для передачи информации в знаковой форме, например, слова, графики, ноты, картины и т.д.

- каналы коммуникационного процесса, по которым передается сообщение – это, например, письмо, телеграф, телетайп, факс, телеграф, радио, телефон и т.д.

- предмет коммуникации – это явление или событие и отражающее его сообщение, например, статья, радиопередача, видеосюжет, документы);

- эффекты коммуникации – это последствия коммуникации, которые выражаются в мнении внутреннего состояния субъектов коммуникации в их взаимоотношениях или их действиях.

Существуют следующие модели коммуникации:

1) Линейная модель коммуникации включает 5 элементов:

КОММУНИКАТОР –> СООБЩЕНИЕ –> КАНАЛ –> ПОЛУЧАТЕЛЬ –> ЭФФЕКТИВНОСТЬ

2) Интеракционистская модель коммуникации – предполагает, что субъекты коммуникации равноправны и связаны взаимными ожиданиями и общим интересом к предмету сообщения. Сама коммуникация выступает как реализация такого интереса с помощью передаваемых сообщений. Эффект коммуникационного взаимодействияпроявляется в сближении или отдалении точек зрения субъектов на общий предмет.

Учёными в ходе исследований установлено, что 55% – сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты; 38% – через интонацию;

7% – содержание слов.

Существуют следующие виды коммуникаций:

межличностные–это такой тип взаимодействия, при котором в роли отправителя и получателя информации выступают отдельные индивиды.

Здесь непосредственный контакт между субъектами общения, из чего следует:

- тесная обратная связь

- множество средств общения (вербальное и невербальное)

- двусторонний обмен информацией – диалог.

1) функционально–ролевые – это специализированный, безличный тип, правила коммуникации в данном случае соответствуют той роли, которую человек выполняет в организации (на основе должностных инструкций).

2) групповая коммуникация – это такой тип взаимодействия, при котором общение происходит между 2-мя и более людей определенной социальной группы или организации в целях осуществления взаимозависимых действий и решения совместных задач (способствует сплочению коллектива).

3) межгрупповая– это такая коммуникация, при которой потоки информации циркулируют между 2-мя и большим количеством социальных групп и организаций в целях осуществления совместной деятельности или противодействия друг другу. Такая коммуникация способна содействовать сближению позиций двух или более групп, внутригрупповому единству или межгрупповой солидарности или, наоборот, к размежеванию интересов. Например, выборы президента или конкуренция на рынке сбыта.

4) вертикальные коммуникации: нисходящая (приказы, распоряжения от руководителя к подчиненным); восходящая (отчеты, объяснительные записки, заявления от подчинённых к руководителям.).

5) межуровневые коммуникации – сообщение курирует от одного уровня управления к другому. Пример: Указания и распоряжения Администрации президента –>областной уровень –>уровень МСУ

6) горизонтальная коммуникация – обмен информацией между сослуживцами, отделами одного уровня в целях достижения координации и организации совместной деятельности.

7) формальная коммуникация– передача информации в соответствии с правилами и предписаниями.

8) неформальная коммуникация – распространение слухов, сплетен и т.д., может быть положительной и отрицательной, распространяется быстрее, чем формальная.

9) вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты! И выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Глава 2 Коммуникационный процесс и коммуникативное поведение руководителя

2.1 Коммуникационный процесс: его этапы, преграды и эффективность.

Под коммуникационным процессом мы понимаем процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание передаваемой информации.

Процесс коммуникации состоит из нескольких взаимосвязанных этапов. На каждом этапе велика вероятность искажения информации. Но нужно стараться, чтобы сообщение прошло все этапы с минимальным искажением, не теряя свой смысл.

Первым этапом процесса коммуникации является зарождение идеи. Это очень важный этап, часты случаи, когда процесс обмена информацией прерывается именно на этом этапе. Начало обмена информацией – выбор информации и формулирование идеи. Отправитель выбирает нужную информацию.

Вторым этапом коммуникационного процесса является кодирование и выбор канала. На данном этапе идея превращается в обращение, которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма, видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений, язык жестов, звуковые системы и прочие. Результат кодирования – сообщение, которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.

Третий этап коммуникационного процесса – передача информации. Отправитель посылает информацию получателю с помощью канала передачи сообщения. Зачастую многие путают этап передачи информации с самим процессом коммуникации. Но ведь передача является лишь одним из этапов коммуникации. А чтобы процесс коммуникации был эффективен, необходимо пройти все этапы коммуникации.

Последним этапом коммуникации является декодирование. Информация, переданная получателю должна быть им раскодирована. Разные получатели могут раскодировать информацию по-разному, зависит это от их опыта и представлений. Процесс коммуникации будет более эффективным, если информация будет тщательно раскодирована.

Информационная обратная связь в коммуникационном процессе очень важна. Нельзя забывать о том, что в момент передачи, информация, так или иначе, искажается. Поэтому в коммуникационном процессе должна быть обратная связь, которая осуществляется различными способами. Обратная связь повышает эффективность коммуникационного процесса. Имея обратную связь, мы легко можем контролировать процесс искажения информации на каждом этапе коммуникации.

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами (преградами). Различают коммуникационные барьеры макро-и микроуровня. Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К таким барьерам относятся:- перегрузка информационных сетей и искажение информации;- потребность во всё более сложной информации;- интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п. Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:- отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);- отношение адресата к источнику информации;- восприятие получателем информации многозначных слов;- отсутствие обратной связи. Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных коммуникаций также можно представить в виде схемы. (Схема 1) Схема1. Преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных коммуникаций Затрудняют коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения., а следовательно эффективность коммуникационного процесса. Эффективность коммуникаций различна. Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей дотигает 90%, вертикальных – 20-25%, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой часть предназначенной им информации. Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом – около 40%. Коммуникации снизу-вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения. Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них – к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию. Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности. Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации:1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.10. Учитесь умению слушать другого. Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций.Правовая информатизация как инновационный элемент коммуникации в системе государственного управления.В современном мире общепризнанно, что только инновационный путь развития может обеспечить конкурентоспособность национальной экономики и благосостояние населения. Республика Беларусь также провозгласила переход к инновационной экономике. На уровне правительства республики принята программа инновационного развития, которая призвана обеспечить практическую реализацию провозглашенной долгосрочной цели. Для успешного выполнения намеченных планов необходимо эффективно использовать все факторы ускорения инновационного развития. Одним из таких факторов, играющих существенную роль, являются информационно-коммуникационные технологии.Однако это достаточно широкий пласт материалов, проектов, рассмотреть все аспекты такого феномена в данной работе не представляется возможным. В связи с этим, в данной части моей курсовой работы я бы хотел уделить внимание одной очень важной проблеме, а именно правовой информатизации. Ни у кого не вызывает сомнений, что за информатизацией - будущее. Это коммуникация не только внутри государственных институтов, но и во всей стране целиком. Повышение грамотности (не только правовой) населения, пробуждение интереса к процессам государственного управления - на мой взгляд, всё это очень важные моменты, требующие повышенного внимания.Информационные процессы оказывают существенное влияние не только на экономическое, социальное, политическое, научно-техническое и культурное развитие общества, но и на изменение мировоззрения людей, морально-психологические и поведенческие аспекты их жизнедеятельности, государственное устройство и функционирование государственного механизма, в целом на инфраструктуру межличностных, общественных, внутри - и межгосударственных отношений.

Дата добавления: 2015-04-29