Тема 2.5 Использование ПЭВМ в делопроизводстве

Электронная техника стала необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.

Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

- документирование;

- организация работы с документами.

При документировании, ПЭВМ позволяет отредактировать печатный текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов – текстовых редакторов: Лексикон, Word, и др.

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня представляют собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т.п.

Второй уровень – наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства.

Сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к третьему уровню. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту.

Как в процессе обращения, так и при передаче в архив система третьего уровня обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи.

Дата добавления: 2015-05-06