III) Методы управления 2 страница

II. Факторы косвенного воздействия - это факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции предприятия, но сказываются на них. К ним относится: международные события; политические факторы; социокультурные факторы; состояние экономики; достижение НТП. В совокупности внешние факторы образуют внешнюю среду предприятия, которая характеризуется:

1) Взаимосвязанностью факторов: силой, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2) Сложностью: числом и разнообразностью факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3) Подвижностью: относительной скоростью изменения среды.

4) Неопределенностью: относительным количеством информации о среде и уверенностью в ее точности.

3. Разделение труда. Организация труда на научной основе объективно требует соответствующих форм его разделения, главной целью которого является специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур. Бывает горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности. По сути, это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей. По горизонтали труд разделяется по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

Вертикальное разделение труда – это выполнение работ на основе обособления функций управления, суть которых состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности все элементов организации. В такой работе всегда присутствует два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь). В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направления: общее руководство, технологическое руководство, экономическое руководство, оперативное управление, управление персоналом.

Таким образом, в организации существует две внутренние формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

4. Подразделения и необходимость управления. По сути речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней. При этом, начиная с низшего управленческого звена, каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем. Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается.

Т.о., можно отметить, что деятельность организации определяется тем, насколько она способствует достижению поставленных людьми целей при уменьшении затрат и различного рода неблагоприятных последствий. Необходимыми условиями такой деятельности считаются: наличие оптимального числа соответствующим образом подготовленных сотрудников; четкость и рациональность распределения между ними конкретных функций в соответствии со стоящими задачами; гибкость; внутреннее равновесие и равновесие с окружающей средой; оптимизация технологий; бесперебойность деятельности.

Лекция 9. Информационное обеспечение управления организацией

Первой составляющей процесса управления является информация.Под управленческой информацией принято понимать определенные сведения, совокупность некоторых данных, знания о фактах, событиях или состоянии управляемого объекта. Информация в процессе управления является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающий их состояние.

Для управленческого персонала информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда — это нормативно-справочная информация, сообщения о ходе торговли, поступлении товаров в магазины. Средство труда — последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда — управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели управления.

Информация, используемая в управлении должна отвечать ряду требований:

1) Оперативность – информация должна поступать в сроки, обеспечивающие своевременное реагирование, выдачу и использование управленческого решения.

2) Достоверность (с определенной вероятностью) - получаемые данные должны соответствовать действительным фактам, явлениям, процессам.

3) Достаточность.

4) Надежность (с определенной степенью риска).

5) Однозначность – невозможность различного ее толкования.

6) Экономичность – процесс получения и обработки информации не должен требовать больших затрат.

7) Доступность для восприятия и понимания.

8) Своевременность поступления.

Эти параметры составляют качество информации, и позволяют организации гибко и адекватно реагировать на изменения факторов внутренней и внешней среды организации, принимать своевременные и обоснованные управленческие решения.

Вся информация, используемая в системе управления, классифицируется по различным признакам.

1) По функциям управления: экономическая, правовая, техническая, социальная, организационная, торгово-оперативная, бухгалтерская, финансовая, статистическая, кадровая, нормативная, аналитическая, плановая.

2) По полноте - комплексная (дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и позволяет принимать любые решения), частичная (на практике может быть использована лишь в совокупности с другой информацией).

3) По насыщенности экономическая информация делится на недостаточную, достаточную и избыточную. Недостаточная информация не содержит в себе всех сведений, необходимых для принятия решений, а избыточная, наоборот, содержит излишние данные, не нужные для управляющей системы.

4) По характеру поступления – упорядоченная (систематизированная) и неупорядоченная (несистематизированная). Упорядоченная информация поступает в управляющую систему с определенной периодичностью и в определенные сроки. Это статистическая отчетность, сведения о ходе выполнения плана товарооборота, поступлении, продаже и остатках товаров. Неупорядоченная информация поступает в управляющую систему в случаях отклонения от нормального хода торгового процесса, поступления некачественного товара. Это различные письма, запросы, телеграммы, акты, справки.

5) По форме передачи – вербальная (словесная) и невербальная информация.

6) По способу передачи – письменная, телефонная, телеграфная, почтовая, курьерская, электронная, спутниковая, и т.д.

7) По стабильности - условно-постоянная и условно-переменная. К условно-постоянной относится информация, не изменяющаяся длительное время и многократно используемая в процессе обработки. Это нормативные и справочные данные, все виды учетной информации, статистические данные. Эта информация является основной в процессе управления торговым предприятием. Она показывает управляющей системе, как работает предприятие и какие меры необходимо принимать в сложившейся ситуации. К справочной информации относятся, например, данные о среднедушевом потреблении различных товаров. Переменная информация является главным образом оперативной и характеризует состояние торговли в каждый конкретный период. Она отражает динамику торгового процесса.

8) По режиму передачи - внерегламентные сроки по запросу, принудительно в определенные сроки.

9)По месту образования и направления информационных потоков - входящая, исходящая, внутренняя.

10)По стадиям образования: первичная - совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много ненужного; создается на рабочем месте; промежуточная (сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования); конечная информация (дает возможность принимать обоснованные управленческие решения).

11) По отношению к системе управления: внешняя и внутренняя информация. Внешняя информация (входная и выходная) поступает на торговое предприятие от вышестоящих органов в виде директивных указаний (писем, приказов), плановых заданий по товарообороту, выделению товарных ресурсов, организации торговли. Внутренняя информация формируется на торговом предприятии и передается на управляющую систему для обработки и принятия решений. Она отражает количественное и качественное состояние управляемой системы: данные о выполнении фирмой товарооборота, поступлении, остатках и продаже товаров. Бывает вертикальная и горизонтальная, между руководителями и исполнителями, неформальные коммуникации.

12) По степени использования - одно - и многократного использования.

13) По объекту - параметры, инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, показатели качества товара и т.д.

Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достоверной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия и его подразделений. Организация информационного обеспечения включает:

- организацию массивов информации;

- организацию потоков информации;

- организацию процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

Информация для ее обработки с помощью компьютерных технологий требует формального описания. Как правило, эта информация формируется в виде баз данных и далее эти базы данных в зависимости от поставленной проблемы и технических возможностей организации, проходят обработку и анализ с помощью различных методов. При этом методы анализа данных реализуются в виде различных пакетов прикладных программ, в состав которых входят известные процедуры математики, математической статистики и многомерной прикладной статистики.

Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий. Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:

· прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

· наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

· оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

· предохранение информации от искажений.

Организация потока информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться: на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем, информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, знаки, буквы, листы и др.) Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации, включающая:

· формирование документооборота;

· определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводиться с помощью средств механизации и автоматизации;

· выбор состава комплекса технических средств по переработке информации, используемой при решении управленческих задач.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:

· наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации;

· организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;

· минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

· эффективный контроль за сроками исполнения документов;

· максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;

· унификацию форм документов.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. А к творческим — операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.

Для повышения качества использования информации формируют информационные системы. Информационная система – это организованно оформленная совокупность информационных потоков. Принято различать два основных вида информационных систем: простые – предполагающие передачу первичной информации от места ее возникновения до места ее потребления без переработки (разовые сообщения по телефону, разговор «лицом к лицу» и др.); сложные – предполагают переработку первичной информации, анализ, сложные расчеты, способствуют появлению производной информации (ручные, полумеханизированные, машинные и автоматизированные информационные системы).

Наибольший интерес в процессе управленческой деятельности вызывают автоматизированные информационные системы. Они представляют собой совокупность экономико-математических моделей, организационно-распорядительных методов, вычислительной техники и связи, позволяющих обеспечивать автоматический сбор, передачу и обработку информации.

Создание автоматизированных информационных систем позволяет: повысить оперативность управления производственными процессами; оптимизировать их; автоматизировать процесс сбора, обработки и передачи информации; рационализировать систему документации по всем уровням управления; обеспечивать рациональные потоки информации и повышать коэффициент ее использования; качественно изменить содержание управленческого труда.

Ценность информации может быть определена как разница между результатами решений, принятых с использованием данной информации, и результатами решений, которые были получены без ее использования. Под «результатами» подразумевают экономические и другие последствия управленческих решений, измеряемых в виде прибыли (краткосрочной и долгосрочной), роста компании, улучшения морального состояния персонала и т.д.

Коммуникационный процесс управления организацией

Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому можно сказать, что информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Информация отражает то, что надо передать, а коммуникация — то, что передается и то, как передается. К оммуникации имеют свою специфическую классификацию (рис. 1.19).

Рисунок 1.19 – Классификация коммуникаций

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей, ведь осуществление коммуникаций - это только лишь связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции и др.) взаимодействия между людьми в рамках организации, соответствующих организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. Эти отношения могут характеризоваться полной поддержкой коллег, руководителей или подчиненных, либо наличием противоречий между ними.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию; тот, кто задумал передать информацию.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее декодирует интерпретирует и оценивает.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов (рис. 1.20). Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. При этом основными этапами процесса коммуникаций являются: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование.

Рисунок – Модель коммуникационного процесса

Существуют следующие преграды на пути коммуникаций:

1. Преграды, обусловленные восприятием.

2. Семантические барьеры.

3. Невербальные преграды.

4. Плохая обратная связь.

5. Неумение слушать.

6. Искажение сообщений.

7. Информационные перегрузки.

8. Неудовлетворительная структура организации.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей (рис..

В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

ГРУППА ИЗ ТРЕХ ЧЕЛОВЕК
«Колесо»	«Всеканальная»	«Вертушка»
ГРУППА ИЗ ЧЕТЫРЕХ ЧЕЛОВЕК
«Колесо»	«Цепочка»	«Всеканальная»
ГРУППА ИЗ ПЯТИ ЧЕЛОВЕК
«Колесо»	«Y»	«Кружок»
«Всеканальная»	«Цепочка «Х»	«Альфа»
	«Цепочка»

Рисунок – образцы коммуникационных сетей в группах

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «У» - называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы, это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Характер взаимозависимости работ и людей в группе будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная - требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей.

Лекция 10. Структура управления организацией

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ - это то, как организована работа по достижению цели и как осуществляется взаимодействие между исполнителями работ. Задача руководства организации заключается в том, чтобы использовать ту структуру, которая наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом удовлетворять потребность клиентов и достигать своих целей наиболее эффективно.

Под структурным подразделением аппарата управления понимается административно обособленная часть, выполняющая одну или несколько функций, либо часть функций управления. Структура аппарата управления фирмой характеризует состав и взаимосвязь его подразделений и отдельных должностных лиц. Структура аппарата управления дает представление о подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, специализации, соподчиненности и взаимосвязи.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их. К звеньям управления следует относить и менеджеров осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

Ступени управления характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху. На основе поступающей информации менеджерами на каждой ступени управления принимаются решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

На основе разделения труда выделяют три уровня управления - низшее, среднее и высшее (рис. 1.22).

Рисунок 1.22 – Уровни управления

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику. Описать эту систему возможно, если определить характер взаимодействия на каждом уровне: «организация – внешняя среда», «подразделение – подразделение», «индивид – организация» (рис. 1.23).

	Ориентация на внутренние проблемы	Ориентация на потребителя
Среда	Механистическая	Органическая
Уровни взаимодействия	Традиционная	Дивизиональная или отделенческая	Матричная
Индивид	Корпоративная	Индивидуалистическая

Рисунок 1.23 - Характеристики организационной системы

Взаимодействие на уровне «организация – внешняя среда» осуществляется с помощью механистического или органического подходов. Взаимодействие на уровне «подразделение – подразделение» или «группа – группа» реализуется с помощью комбинации различных типов департаментизации и выступает в рамках организационных структур: традиционной, дивизиональной или отделенческой, матричной. И, наконец, на уровне «индивид – организация» взаимодействие в зависимости от того, какая сторона играет лидирующую роль, может придать организации «индивидуалистический» или «корпоративный» характер. Отсюда можно рассмотреть классификацию типов организаций (рис. 1.24) и дать характеристику трех первых видов в отдельности.

Рисунок 1.24 - Типы организаций

1.1. Механистический тип организации. Основан на механистическом подходе к проектированию организации, который характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение. Многие специалисты считают механистический подход синонимом веберовской бюрократической организации.

1.2. В основе органического типа организации лежит органический подход к проектированию организации. Он характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используются не рутинная технология (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям, т.е. является более гибким.

2.1. Традиционная организация является комбинацией линейной и функциональной департаментизации в проектировании организации, т.е. линейно-функциональные схемы организационных структур. Она, построенная по принципу скалярности, обнаруживает признаки бюрократии, которая имеет как положительные, так и несколько отрицательных характеристик.

Для того, чтобы получить ясное представление об отдельных элементах действующих организационных структур, рассмотрим вычлененные из общей смешанной организационной структуры основные составляющие части.

Линейная организационная структура образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы (рис. 1.25).

Рисунок 1.25 - Линейная организационная структура

Члены организации каждой из низших ступеней управления находятся в отношении непосредственного линейного подчинения к руководителю следующего, более высокого уровня. Каждый работник в линейной структуре подчинен и подотчетен только одному руководителю и, следовательно, связан с вышестоящей системой только через него. Таким образом, в аппарате управления создается иерархия подчиненности и ответственности.

В линейной структуре раздельные системы управления на составные части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей и т. д.

При таком построении в системе управления в наибольшей степени соблюдается единоначалие, когда одно лицо сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций, имеющих общую цель, и единство распорядительство - передача обязанностей для исполнения команд каждому из звеньев одного уровня только от одного начальника.

Линейная организационная структура является логически наиболее стройной и формально определенной, но вместе с тем наименее гибкой. В работе линейных менеджеров оперативные вопросы доминируют над стратегическими в силу большего количества и необходимости безотлагательного решения. Как правило, он четко функционирует при решении стабильных задач и выполнением повторяющихся операций, но трудно приспосабливается к новым целям и задачам.

Дата добавления: 2015-03-29