Понятие документа. Правила разработки входных и выходных форм документов

Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации

6:10 профессор No comments

Документ - совокупность сведений на твердом носителе и имеющие юридический статус определяемый подписями лиц ответственных за документ. Правила разработки документа включает реализацию следующих основных требований: 1. Соответствие стандарту 2. Унифицированность 3. Приспособление к автоматизированной обработке 4. Информационная достаточность 5. Отсутствие дублирующих данных 6.способность быть представленной в терминах требуемых решаемой задачей. Унифицированность предполагает построение унифицированной системы документов отличающихся единым правилами формирования. Соответствие и автоматизация обработки в основном предполагает возможность использования тех или иных технических, программных и иных средств для формирования документа. Основная особенность организации формирования входных документов: 1. Возможность их создания (ввод исходных данных) в виде свободного списка формируемый программистами по своему усмотрению. 2. Возможность частичного отображения входных документов на экране. В основном наименование полей. 3. Отображение документа на 100% на экране. Для выходного документа особенность формирования в основном связана с возможностью средств вывода и отображения

Российские предприятия осознали преимущества штрихкодовой системы маркировки товаров лишь в середине 90х годов, в то время, как европейские страны используют ее уже практически полвека. Штриховое кодирование представляет собой систему графических изображений цифровых и буквенных символов, в виде черных штрихов и пробелов. Подобный код означает уникальный номер продукции, который присущ только ему и таит в себе информацию о товаре. Система штрихкодирования позволяет проводить автоматический учет товаров, оптимизирует процесс приемки-сдачи товаров, позволяет управлять запасами на складе, увеличивает скорость обслуживания покупателей в магазинах, и многое другое.

Штриховой код – это уникальный номер товара, а, следовательно, и присвоение этого номера должно производиться централизованной системой, которая бы вела учет всех видов продукции, систематизировала их и присваивала идентификационные номера. В противном случае, номера товаров могли бы повторяться и их не смогли бы определить ни в другом предприятии, ни в другом городе и тем более, ни в другой стране. Интересным фактом, является то, что в середине 90х годов, когда Россия принудительно перешла на систему штрихкодирования продукции.

Было издано официальное постановление об обязательном нанесении штриховых кодов на произведенные товары. Изначально подобное постановление вышло в Москве, а со временем и во всех регионах страны. Носильное внедрение передовых технологий всегда отрицательно сказывается на производстве. Так произошло и со штрихкодированием. Вслед за постановлением последовали несанкционированные проверки компаний. В магазинах запрещалось реализовывать продукцию без кодового номера, в Москву даже запрещали въезжать грузовым машинам с некодированной продукцией. В результате, компании-производители были вынуждены в срочном порядке закупать оборудование и наносить кодовые символы. При этом мало кто заботился о качестве штрихкодов. Использовалась плохая краска, коды не соответствовали нормам, на продукцию различного класса – наносились одинаковые коды. Производители не заботились о магазинах, сканеры которых не могли распознать информацию. Происходила путаница в торговле, и процесс реализации товаров лишь усложнялся. Нашей стране потребовалось несколько лет, чтобы наладить процесс штрихкодирования и оптимизировать с его помощью сферу торговли.

В настоящее время в нашей стране существует две основных системы штрихкодирования, это международная система EAN и отечественная система ОСК. Международная система кодирования EAN, более распространена и востребована, поскольку продукция с данным штрихкодом может экспортироваться и на зарубежный рынок. А вот отечественная система подобной опцией не обладает и продукция распознается только внутри государства. При этом обмен товарами со столь близкими и дружественными нам странами как Украина, Белоруссия и Казахстан, возможен только при наличии штрихкода международного уровня.

Особенностью системы штрихкодирования EAN, является возможность сотрудничества с огромным количеством стран мира, на сегодняшний день, в эту международную ассоциацию вступило более сотни государств и сотни тысяч предприятий. Для того, чтобы ваши товары и компанию в целом занесли в реестр международных компаний и выдавали вашей продукции уникальные коды – необходимо вступить в эту организацию. Представителем EAN в нашей стране является ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ, и для получения членства в этой компании необходимо внести первоначальный взнос и ежегодно оплачивать обслуживание. При этом вступление в ассоциацию – дело добровольное, то есть каждый предприниматель сам решал, нужно ли ему штрихкодирование продукции и соответственно дополнительные финансовые расходы.

В 1998 году в России было организовано некоммерческое объединение с целью создания индивидуальной, отечественной системы штрихкодирования продукции. Основной причиной, как утверждали на тот момент, стало блокирование утечки финансовых средств и информации о предприятиях из страны. Кроме того, участники объединения и разработчики отечественного кодирования утверждали, что вступление в их ассоциацию позволит предприятиям снизить издержки на обслуживание в пять раз. При этом национальная система штрихкодирования была разработана, на уже существовавшей в тот момент системе «Код 128». Отличительной особенностью отечественной системы ОСК стало не добровольное вступление, а обязательное, распорядительное.

Таким образом, выбор типа штрихкодирования остается за самой компанией производителем, и главным ориентиром в этом деле выступает целевая аудитория товара. Так, если компания выпускает продукцию на местный рынок, и планов расширения не имеется – то лучшим вариантом будет использовать отечественную систему штрихкодирования ОСК. Однако, если компания является интернациональной, и сотрудничает с другими государствами, пусть даже с СНГ, то необходимо войти в ассоциацию EAN. Поскольку экспорт продукции возможен только для «нумерованных» изделий. Кроме того, вступив в ассоциацию автоматической идентификации EAN, вы сможете обрести зарубежных партнеров и клиентов, так как будете открыты для всех. Некоторым компаниям, зачастую торговым центрам, необходимо штрихкодирование для внутреннего пользования, то есть для оптимизации процессов учета, хранения и размещения продукции. Нанесенные штрихкоды распознаются только внутренним оборудованием и не предназначены для других компаний. Потому, компании могут самостоятельно разработать собственную систему штрихкодирования из совершенно любой комбинации символов. Или можно использовать международную систему EAN, с префиксом – 2, что означает внутреннее пользование. Основное назначение штрихкодовой системы – это оптимизация торговой деятельности, и не стоит об этом забывать при выборе штрихкодовой системы.

Хранилище данных (англ. Data Warehouse) — предметно-ориентированная информационная база данных, специально разработанная и предназначенная для подготовки отчётов и бизнес-анализа с целью поддержки принятия решений в организации. Строится на базе систем управления базами данных и систем поддержки принятия решений. Данные, поступающие в хранилище данных, как правило, доступны только для чтения. Данные из OLTP-системы копируются в хранилище данных таким образом, чтобы построение отчётов и OLAP-анализ не использовал ресурсы транзакционной системы и не нарушал её стабильность. Как правило, данные загружаются в хранилище с определённой периодичностью, поэтому актуальность данных может несколько отставать от OLTP-системы.

Содержание

[убрать]

· 1 Принципы организации хранилища

· 2 Дизайн хранилищ данных

· 3 Процессы работы с данными

· 4 См. также

Принципы организации хранилища[править | править исходный текст]

1. Проблемно-предметная ориентация. Данные объединяются в категории и хранятся в соответствии с областями, которые они описывают, а не с приложениями, которые они используют.

2. Интегрированность. Данные объединены так, чтобы они удовлетворяли всем требованиям предприятия в целом, а не единственной функции бизнеса.

3. Некорректируемость. Данные в хранилище данных не создаются: т.е. поступают из внешних источников, не корректируются и не удаляются.

4. Зависимость от времени. Данные в хранилище точны и корректны только в том случае, когда они привязаны к некоторому промежутку или моменту времени.

Дизайн хранилищ данных[править | править исходный текст]

Существуют два архитектурных направления – нормализованные хранилища данных и хранилища с измерениями.

В нормализованных хранилищах, данные находятся в предметно ориентированных таблицах третьей нормальной формы. Нормализованные хранилища характеризуются как простые в создании и управлении, недостатки нормализованных хранилищ – большое количество таблиц как следствие нормализации, из-за чего для получения какой-либо информации нужно делать выборку из многих таблиц одновременно, что приводит к ухудшению производительности системы.

Хранилища с измерениями используют схему «звезда» или схему «снежинка». При этом в центре «звезды» находятся данные (Таблица фактов), а измерения образуют лучи звезды. Различные таблицы фактов совместно используют таблицы измерений, что значительно облегчает операции объединения данных из нескольких предметных таблиц фактов (Пример – факты продаж и поставок товара). Таблицы данных и соответствующие измерениями образуют архитектуру «шина». Измерения часто создаются в третьей нормальной форме, в том числе, для протоколирования изменения в измерениях. Основным достоинством хранилищ с измерениями является простота и понятность для разработчиков и пользователей, также, благодаря более эффективному хранению данных и формализованным измерениям, облегчается и ускоряется доступ к данным, особенно при сложных анализах. Основным недостатком является более сложные процедуры подготовки и загрузки данных, а также управление и изменение измерений данных.

При достаточно большом объеме данных схемы «звезда» и «снежинка» также дают снижение производительности при соединениях с измерениями. Для решения этой проблемы используются денормализованные таблицы - витрины данных, на основе которых уже выводятся отчетные формы. При громадных объемах данных могут использовать несколько уровней «витрин»/«хранилищ».

Процессы работы с данными[править | править исходный текст]

Источниками данных могут быть:

1. Традиционные системы регистрации операций

2. Отдельные документы

3. Наборы данных

Операции с данными:

1. Извлечение – перемещение информации от источников данных в отдельную БД, приведение их к единому формату.

2. Преобразование – подготовка информации к хранению в оптимальной форме для реализации запроса, необходимого для принятия решений.

3. Загрузка – помещение данных в хранилище, производится атомарно, путем добавления новых фактов или корректировкой существующих.

4. Анализ – OLAP, Data Mining, сводные отчёты.

5. Представление результатов анализа.

Вся эта информация используется в словаре метаданных. В словарь метаданных автоматически включаются словари источников данных. Здесь же форматы данных для их последующего согласования, периодичность пополнения данных, согласованность во времени.

Задача словаря метаданных состоит в том, чтобы освободить разработчика от необходимости стандартизировать источники данных.

Создание хранилищ данных не должно противоречить действующим системам сбора и обработки информации.

Специальные компоненты словарей должны обеспечивать своевременное извлечение из словарей и обеспечить преобразование к единому формату на основе словаря метаданных.

Логическая структура данных хранилища данных отличается от структуры данных источников данных.

Для разработки эффективного процесса преобразования необходима хорошо проработанная модель корпоративных данных и модель технологии принятия решений.

Данные для пользователя удобно представлять в многоразмерных БД, где в качестве измерения могут выступать время, цена или географический регион.

Кроме извлечения данных из БД, принятия решений важен процесс извлечения знаний, в соответствии с информационными потребностями пользователя.

С точки зрения пользователя в процессе извлечения знаний из БД должны решаться след. преобразования: данные → информация → знания → полученные решени

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов),систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).^[1]

Нажмите для увеличения

Многие специалисты указывают на распространённую ошибку, состоящую в некорректном использовании термина «база данных» вместо термина «система управления базами данных», и указывают на необходимость различения этих понятий.^[2]

Содержание

[убрать]

· 1 Проблемы определения

· 2 История

· 3 Виды баз данных

o 3.1 Классификация по модели данных

o 3.2 Классификация по среде постоянного хранения

o 3.3 Классификация по содержимому

o 3.4 Классификация по степени распределённости

o 3.5 Другие виды БД

· 4 Сверхбольшие базы данных

· 5 Примечания

· 6 Литература

· 7 Ссылки

· 8 См. также

Дата добавления: 2015-03-31