Организация исполнения и контроля внутренних документов

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с об­щими правилами оформления исходящих документов и включа­ют следующие этапы:

• составление проекта документа;

• согласование;

• проверка правильности оформления;

• подписание документа руководителем;

• регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими докумен­тами и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;

• контроль его исполнения;

• исполнение;

• проставление отметки об исполнении документа;

• подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществ­ляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее из­данных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный доку­мент регистрируется и передаётся конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резо­люции.

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или ин­дивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления — центральных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки испол­нения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение типового срока производится приняти­ем нового акта. Изменение индивидуального срока исполнения документа возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя ру­ководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтере­сованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведе­ние деловой встречи и т.д.).

На документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Такая же отметка делает­ся в журнале регистрации или РКК.

Дата добавления: 2015-03-31