Обработка исходящих документов

Неформальные деловые контакты.

Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты.

6.Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя.

Персональный менеджмент — это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Правильная организация рабочего места предполагает:

• соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;

• цветовую композицию рабочего помещения;

• правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;

• оснащение техническими средствами.

Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной деятельности; 3) дружеского общения.

7.Реквизиты: «Печать»; «Регистрационный номер документа». Примеры.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

• составление проекта документа исполнителем;

• согласование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• подписание документа руководителем;

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении;

• исполнитель.

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих доку-ментов.

Дата добавления: 2015-03-31