Формирование дел

Стадии процесса систематического запоминания.

Произвольное систематическое запоминание называется заучиванием.

Запоминание может быть различным по качеству. Скорость, полнота, точность и прочность - об этих характеристиках запоминания можно судить по воспроизведению закрепленного материала.

Главное средство запоминания - воспроизведение, выступающее в форме пересказа самому себе. Воспроизведение, особенно своими словами, улучшает понимание материала.

На основе известной информации о произвольном смысловом запоминании можно сформулировать некоторые практические рекомендации по улучшению памяти.

1. Огромную роль в процессах запоминания и воспроизведения играет речь, следовательно, то, что мы можем выразить словами, обычно запоминается легче и лучше, чем то, что может воспроизводиться зрительно или на слух.

2. Если предметом запоминания является текст, то наличие заранее продуманных и четко сформулированных к нему вопросов, ответы на которые могут быть найдены в процессе чтения текста, способствует его лучшему запоминанию.

3. Поскольку от внимания к материалу непосредственно зависит его запоминание, то любые приемы, позволяющие управлять вниманием, могут оказаться полезными и для запоминания.

4. На вспоминание материала влияют и связанные с ним эмоции.

5. Привычка к осмысленному восприятию материала также связана с улучшением памяти. Далее рассмотрим некоторые конкретные приемы улучшения памяти, подходящими любому здравомыслящему человеку.

Чтобы что-либо запомнить быстро и качественно (надолго), рекомендуется в отношении материала выполнить следующую последовательность действий (запомнить-представить предмет)

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства,

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Дата добавления: 2015-03-31