Алфавитный указатель. По умолчанию в документе создается сплошная нумерация страниц

Нумерация страниц

По умолчанию в документе создается сплошная нумерация страниц. Однако если колонтитулы разделов различаются, то нумерация страниц автоматически проставляется только в текущем разделе или выделенных разделах. Для простановки нумерации во всем документе эту процедуру надо повторить для каждого раздела.

Можно установить независимую нумерацию для разных разделов.

Ø Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуется пронумеровать отдельно.

Ø Выполните команду Вставка- Номера страниц.

Ø В окне Номера страниц нажмите кнопку Формат.

Ø В окне Формат в поле начать с введите значение начального номера страницы данного раздела. При желании можно изменить и формат номера.

Алфавитный указатель представляет собой список необходимых текстовых элементов документа (слов или словосочетаний) с ука­занием номеров страниц, на которых они встречаются.

Алфавитные указатели могут быть простыми одноуровневыми (содержащие непосредственно элементы текста и номер страни­цы) и многоуровневыми (в указателе есть главные элементы, за которыми следуют элементы более низких уровней). Таким об­разом, можно задать до девяти уровней указателя.

Элементы указателя могут иметь ссылку на одиночную страни­цу, все страницы, диапазон страниц, также допускаются пере­крестные ссылки.

При создании указателя следует помнить, что MS Word лишь облегчает работу. Весь логический список указателя, его уровни, включения страниц, диапазонов страниц и т. д. находятся в ком­петенции пользователя.

В основе создания указателя лежит метод пометок ключевых слов, входящих в список. Таким образом, весь список указателя проду­мывается заранее, включая необходимую вложенность уровней, проверяется наличие нумерации страниц документа, отмечаются слова, входящие в указатель, и только потом строится указатель. При необходимости он форматируется и обновляется.

Процесс создания указателя можно разделить на следующие этапы.

1. Разработка логической структуры указателя (простой указа­тель или многоуровневый).

2. Маркировка элементов, входящих в состав указателя, для чего следует:

Ø выделить элемент, входящий в предметный указатель;

Ø выбрать команду Вставка- Ссылка- Оглавление и указатели вкладка Указатель, нажать кнопку Пометить;

Ø в открывшемся диалоговом окне Определение элемента указателя (рис. 5.4) в разделе Элемент указателя в поле основной следует отредактировать или ввести основной элемент указателя. В поле дополнительный расположить все элементы указателя в порядке убывания их уровня, разделяя между собой двоеточием ":". Если указатель про­стой (одноуровневый), то поле Дополнительный не запол­няется;

Рис.5.4

Ø после определения элемента указателя устанавливаются неко­торые параметры для ссылки на страницу или страницы в разделе Параметры. Перекрестная ссылка дает возможность использовать один и тот же элемент в различных ссылках в качестве дополнительной информации. Текущая страница создает элемент указателя только для текущей страницы. Диапазон страниц позволяет указать диапазон страниц в элементе указателя. Чтобы получить диапазон страниц необходимо используемые страницы отметить закладкой, а затем выбрать нужную из списка закладка;

Ø выбрать необходимый формат для номера страницы в раз­деле Формат номера страницы;

Ø нажать кнопку Пометить (рис. 5.4), чтобы определить вы­деленный текст как элемент предметного указателя. Если конкретный элемент встречается на нескольких страницах документа и нужно отметить его каждое вхождение, то следует нажать кнопку Пометить все (при этом помечают­ся только те вхождения, в которых регистр букв совпадает с образцом, и только первый элемент из абзаца);

Ø не закрывая диалогового окна Определение элемента ука­зателя, можно отметить все требуемые элементы указате­ля, устанавливая курсор и выделяя нужный фрагмент тек­ста, повторяя действия, описанные ранее;

Ø окно Определение элемента указателя закрывается кноп­кой Закрыть.

3. После того как отмечены все элементы указателя и простав­лена нумерация страниц, сам указатель создается следующим способом:

Ø установить курсор в то место документа, где будет нахо­диться алфавитный указатель;

Ø выбрать команду Вставка- Ссылка-Оглавление и указатели вкладка Указатель (рис. 5.5);

Ø установить необходимые опции для создаваемого указате­ля (с отступом или без; формат, колонки и др.);

Ø подтвердить создание указателя, нажав кнопку ОК.

4. Операции управления указателем (удаление, обновление):

Ø для удаления указателя необходимо выделить его и нажать клавишу <Delete>;

Ø обновление указателя необходимо, если при работе над документом в него были внесены изменения, которые по­влияли на порядок страниц и состав указателей. Быстрое обновление осуществляется следующим образом: сначала выделяется указатель; затем нажимается правая кнопка мыши; из контекстного меню выбирается команда Обно­вить поле и далее — Обновить целиком.

Рис.5.5

5. Форматирование указателя. После создания алфавитного ука­зателя можно изменить формат символов и абзацев с помощью стилей или команд панели инструментов Форматирование.

Рассмотрим пример создания указателя. Для этого необходимо выполнить следующее:

Ø Запустить MS Word и набрать на компьютере предложен­ный отрывок текста, соблюдая заданное форматирование (рис. 5.6).

Ø Отметить выделенные полужирным курсивом слова как эле­менты указателя:

Ø выделить необходимое слово;

Ø воспользоваться командой Вставка- Ссылка- Оглавление и указатели вкладка Указатель, кнопка Пометить;

Рис.5.6

Ø не закрывая окна Определение элемента указателя (см. рис. 5.4), можно отметить все необходимые слова (выделить слово и щелкнуть мышью в строке Основной элемент, в этой же строке можно отредактировать слово либо словосочетание, входящее в указатель), которые бу­дут помещены в указатель.

Ø Выбрать необходимый формат и вид нумерации страниц (команда Вставка - Номера страниц).

Ø Перейти к тому месту документа, в котором будет распола­гаться указатель, и для создания собственно указателя воспользоваться командой Вставка - Оглавление и указатели вкладка Указатель. При необходимости изменить формат ука­зателя в открывшемся окне.

Ø Сохранить полученный документ (рис. 5.7) под именем Ука­затель в папке со своей фамилией на рабочем столе.

Рис. 5.7

Дата добавления: 2015-03-31