Основные правила планирования времени

Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности

Рациональное ведение корреспонденции.

Переговоры по телефону.

Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени! «самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!» Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет». С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети. Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

1) Подготовьте стандартные ответы;

2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Стремитесь к простой системе документооборота.

При управлении временем следует исходить как из принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое рабочее время более разумно.

Один из путей к повышению эффективности использования своего рабочего времени состоит в борьбе с собственной неразумностью. К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план. В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных жизненно важных задач. Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.

1. Читайте выборочно. Это относится, в первую очередь, к людям, которым по долгу службы приходится прочитывать слишком много писем, журналов, газет, книг, брошюр, инструкций и т.д. Все тексты (за исключением тех книг, которые вы читаете в часы досуга) следует читать примерно так же, как вы прочитываете газету, то есть пробегать их глазами, останавливаясь только на самых важных местах. Даже наиболее важные материалы не требуют слишком внимательного чтения, поскольку самые значимые их положения обычно приводятся в начале параграфа или раздела. Если при этом вы будете помечать самые важные места текста, при необходимости вы сможете очень быстро оживить в памяти его содержание.

2. Приучите себя составлять список задач на предстоящий день. Следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь. Это не только приучит вас к планированию своей деятельности, но и позволит вам разгрузить свою память. (Список должен быть один и размещаться он должен на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги).

3. Все должно находиться у вас на своем месте. Несоблюдение этого правила приведет к непроизводительным затратам времени, обусловленным двумя причинами: вы будете тратить время на поиски нужной вещи, и у вас то и дело будет возникать соблазн оставить текущую задачу и заняться чем-то другим. К примеру, если материалы, относящиеся к различным проектам, будут разбросаны на столе, вы будете то и дело непроизвольно переключаться с одной темы на другую.

4. Присваивайте всем решаемым вами задачам определенные приоритеты. Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела. Генерал Дуайт Эйзенхауэр в годы Второй мировой войны всегда следовал этому правилу, что позволяло ему справляться с множеством дел. При этом он фокусировал внимание строго на важных делах, которые никто, кроме него, не мог решить, предоставляя своим заместителям возможность заниматься срочными, но менее важными вопросами.

5. Можно заниматься несколькими тривиальными делами одновременно, но важное дело следует делать только одно за раз. Вы можете сэкономить немало времени, занимаясь одновременно несколькими простыми или привычными делами. Это правило позволяет менеджерам освободиться от гнета тривиальных проблем и задач за сравнительно короткое время (скажем, вы можете подписывать письма, не прерывая разговора по телефону). Если же вы будете заниматься по-настоящему серьезной проблемой, вам следует на время оставить все остальные дела, подобно тому, как это делают летчики, розничные торговцы или официанты, уделяя все внимание одному важному делу или человеку.

6. Составьте список небольших дел, на выполнение которых у вас уйдет 5-10 минут. Это позволит вам должным образом использовать небольшие окна, которыми обычно наполнен ваш рабочий день (ожидание начала заседания, время между встречами, телефонный разговор и т.п.). Важно, чтобы выполнение этих небольших дел не мешало вашей работе над решением высоко приоритетных задач.

7. Разбивайте большие проекты на части или этапы. В этом случае они уже не будут подавлять вас своими масштабами, срочностью или значимостью. Ощущение, что задание слишком большое, обернется чувством перегруженности и растерянности.

8. Выявите 20% задач, которые представляются вам наиболее решающими. Согласно закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу вашего времени на них.

9. Посвящайте важнейшим вопросам лучшие часы работы. Не тратьте это время на привычные дела. Рутинными делами лучше заниматься в ту пору, когда вы чувствуете усталость, ваше внимание притупилось или когда вы не чувствуете себя «на коне». Время, в течение которого вы особенно энергичны и собраны, следует посвящать самым важным и срочным делам. Многие из нас похожи на марионеток, которых дергают за веревочки совершенно незнакомые и неорганизованные люди. Не позволяйте другим людям без крайней необходимости нарушать лучшее время, отводимое вами для совершения самой ответственной работы. Вы сами должны управлять своим лучшим временем.

10. Отведите некоторый промежуток времени в течение дня, когда другие не будут иметь доступа к вам. Используйте это время для решения задач или для их обдумывания. Это может быть время, когда все остальные направляются домой или еще спят, или определенное место, в котором вы совершенно одни. Ни в. коем случае не допускайте, чтобы в «лихорадке буден» был хотя бы один день без вашего личного контроля над вашим временем.

11. Не откладывайте «на потом». Если вы будете выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от вас по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг. Ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

12. Ведите журнал учета своего времени. Это одна из лучших стратегий управления временем. Вы не сможете сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как вы используете свое рабочее время. Производите соответствующие записи достаточно часто и регулярно, однако не настолько часто, чтобы эта процедура порождала у вас чувство недовольства. Записывайте, что вы делаете каждые 30 минут или час.

13. Задавайтесь конкретными сроками. Это поможет вам использовать свое время более разумно. Работа всегда отнимает у вас ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то временными пределами, она может длиться дольше, чем требуется.

14. Старайтесь посвятить время ожидания чему-то полезному. Исследователи установили, что около 20% своего времени в среднем человек тратит на ожидание. Это время вы можете посвятить чтению, планированию, подготовке, повторению, просмотру и другим видам деятельности, которые могут способствовать выполнению вами своей работы.

15. Отведите определенное время для рассмотрения серьезных вопросов. Поскольку простые проблемы могут заслонить собой проблемы, на решение последних необходимо выделить особое время. Отказ отвечать на письма или просматривать прессу до наступления определенного часа позволит вам сохранить существующие приоритеты.

16. Возьмите за правило решать окончательно в течение рабочего дня хотя бы одну проблему. Если вы подойдете к концу рабочего дня с ощущением незавершенности ни одной задачи (даже 10-минутной), у вас возрастет ощущение перегрузки и стресса из-за дефицита времени. Окончательное решение же проблемы, напротив, вызовет у вас облегчение и будет способствовать снятию стресса.

17. Распланируйте личное время. Вам необходимо полностью на какое-то время забыть о грузе проблем и побыть одному(-ой). Это время можно посвятить планированию, определению приоритетов, медитации или обычному расслаблению. Подобная деятельность, помимо прочего, способствует поддержанию уровня вашей самооценки.

18. Не позволяйте себе беспокоиться о чем-либо длительное время. Позволяйте себе испытывать беспокойство по поводу тех или иных вопросов только в определенные часы работы, а в другое время чувство тревоги изгоняйте. Благодаря этому вы сможете сохранить ясность сознания и сконцентрироваться на решении актуальных задач. Научиться этому непросто, однако контроль над «временем для беспокойства» позволит вам более грамотно использовать свое время и освободиться от стресса.

19. Фиксируйте на бумаге свои долгосрочные цели. Это сделает ваши действия более последовательными. Отсутствие ясных целей невозможно компенсировать ни компетентностью, ни организованностью. Долговременные цели, будучи записанными, станут для вас зримым ориентиром.

20. Постоянно повышайте эффективность использования своего рабочего времени. Каждому из нас нужны напоминания, и все это поможет постоянному совершенствованию использования вами вашего времени и превращению грамотного управления временем в часть вашего стиля жизни.

Заключение

Время – один из самых ценных жизненных ресурсов.

От каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе он рискует угодить в ловушку, которую сам себе и приготовил. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее, на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности,а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам принять решение о том, что он хочет планировать свои дела и рассчитывать время, потраченное на то или иное дело или занятие. Осознать важность и необходимость данного решения – это уже половина дела. Только от самого человека зависит успех в планировании. В наше время, когда объёмы перерабатываемой информации почти в 1000 раз выше, чем сто лет назад, тайм-менеджмент – это тот спасительный круг, который поможет нам выплыть в водовороте бесконечных дел и научит «везде успевать».

Список литературы

1. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, 1995.

2. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело 1996.

3. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995.

4. Использованы материалы сайта www.rezultat.com. Автор Глеб Архангельский.

5. Использованы материалы сайта www.omenus.ru. Автор: Дэвид А. Уэттен (David A. Whetten), профессор Калифорнийского государственного университета (California State University). Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского.

Дата добавления: 2015-03-29