Унификация и стандартизация документации

Общероссийские классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ, ОКУН), их краткая характеристика.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Чтобы уменьшить число используемых на территории РФ форм документов, упорядочить их действие и информационные потоки в целом, унифицировать регистрацию форм, сделать эффективным учет, систематизацию и контроль систем документации, изъять из оборота неунифицированные и дублирующие информацию формы, был введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации. Он заменил ранее существовавший аналогичный Общесоюзный рубрикатор

Общероссийский классификатор управленческой документации входит в Единую систему классификации и кодирования социальной и технико-экономической информации, включая в себя УСД и разрешенные к применению формы документов; упорядочивает информационные потоки, унифицирует регистрацию форм, изъял из оборота неунифицированные и дублирующие информацию формы.

Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН)

Новый общероссийский классификатор услуг населению был призван заменить два устаревших рубрикатора в СССР. Его ведение лежит в области ответственности ВНИИКИ Госстандарта России, который тесным образом взаимодействует с остальными ведомствами и министерствами РФ, а также организациями и предприятиями различных форм собственности, оказывающих всевозможные услуги населению. Соответственно, объектами ОКУН являются не только услуги, оказываемые населению юридическими лицами, но также и индивидуальными предпринимателями. При этом не имеет значения ни организационно-правовая форма, ни сами методы обслуживания населения, лишь бы они носили законный характер.

Общероссийский классификатор услуг населению входит в Единую систему классификации и кодирования социальной и технико-экономической информации. В связи с этим в числе основных задач ОКУН называются следующие:

• изучение спроса и предложения тех или иных услуг;
• содействие возможности оказывать населению разнообразные услуги предприятиями любых форм собственности, включая индивидуальных предпринимателей;
• сопоставление выведенной российской классификации ОКУН с международными нормами и стандартами;
• выявление актуальных видов услуг, требуемых населению в связи с изменяющимися условиями рынка;
• обеспечение безопасности потребителей в плане жизни и здоровья, защита окружающей среды, предотвращение нанесения ущерба имуществу и иного вреда путем проведения сертификации услуг;
• улучшение эффективности использования средств ЭВМ и компьютерной техники;
• прогноз и учет объемов услуг, требуемых населению;
• развитие и улучшение стандартизации в данной отрасли.

ОКПО - Общероссийский классификатор предприятий и организаций

Код ОКПО расшифровывается как «Общероссийский классификатор предприятий и организаций», состоит из десятизначного номера, присваиваемого юридическому лицу после его регистрации в органах государственной статистики.

Получение ОКПО обязательно, указывается в бухгалтерских документах, так как отражает виды деятельности, которыми занимается предприятие. В случае расширения сфер деятельности организации требуется проходить перерегистрацию и повторить процедуру получения ОКПО - нового кода.

В целях учета статистических данных о предприятиях был принят согласно Постановлению Госстандарта России № 297 от 30 декабря 1993 года и введен в действие с 01.06.1994 года. Каждой вновь созданной или созданной в результате реорганизации, слияния или выделения организации присваивается свой собственный код.

При смене организационно-правовой формы предприятия получение ОКПО не требуется - код не меняется.

Порядок присвоения кода ОКПО организациям регулируется в частности «Инструкцией о порядке учета юридических лиц, их обособленных подразделений в едином государственном регистре предприятий и организаций», а также другими документами Федеральной службы государственной статистики (Росстата).

Последние изменения в данный классификатор были внесены – в части введения к ОКПО от 04 сентября 2007 года и вступили в действие с 01 декабря 2007 года.

ОКОНХ - Общероссийский классификатор «Отрасли народного хозяйства»

ОКОНХ - Общероссийский классификатор «Отрасли народного хозяйства», разработан на основании постановлений Правительства. ОКОНХ является одной из составляющих частей ЕСКК - Единой системы классификации и кодирования технико - экономической информации, которая используется в автоматизированных системах управления народного хозяйства.

ОКОНХ предназначен для обработки информации при управлении народным хозяйством, а также используется для решения задач любых уровней управления и обеспечения их информацией.

ОКОНХ исполняет роль групп видов деятельности по отраслям, различающихся характером функций, осуществляемых ими в совокупной системе общественного разделения труда.

С помощью классификатора осваивается структура народного хозяйства, формирующаяся в ходе расширенного воспроизводства, характеризуется степень развития продуктивных сил общества, степень развития общественного разделения труда.

ОКОНХ обеспечивает группировку предприятий и организаций по отраслям с целью предоставления научного анализа межотраслевых связей и пропорций в развитии народного хозяйства, соизмеримости показателей при анализе экономической результативности общественного производства и роста коэффициента полезного действия общественного труда, а также координирования плановых и отчетных показателей, квалифицирующих развитие экономики и культуры страны.

В крупных отраслях народного хозяйства, формирующихся на основании общественного разделения труда, появляются ответвляющиеся отрасли, которые играют роль совокупности предприятий, изготовляющих однотипную продукцию, или совместных учреждений, объединенных воплощением определенных общественных функций.

Состоящее на самостоятельном балансе, учреждение или организация, является классификационной единицей отрасли. Каждая единичная организация, в зависимости от характера основного вида деятельности, может быть причислена к той или иной отрасли народного хозяйства.

Когда в организации, существуют дополнительные производства и подразделения, реализовывающие разнообразные по своему характеру функции и если они обладают самостоятельной системой учета и обособлены в отдельные учетные единицы. Поэтому в классификаторе предусмотрен широкий спектр отраслей народного хозяйства.

Объем информации непрерывно растет и важным заданием является проведение её структуризации. Унификация и стандартизация документов позволяют успешно решать эту задачу в делопроизводстве.

Унификация позволяет привести документы к рациональному единообразию состава и форм.
Принципы стандартизации в данном случае позволяют установить одинаковые размеры бланков типовых документов и облегчить ведение бухгалтерского учета. Что дает более экономно расходовать бумагу при распечатке документов, т.е. уменьшать её отходы.
Процесс унификации документов состоит из нескольких этапов:

• разработка и внедрение министерствами и ведомствами УДС и ОКТЭИ соответствующих систем документации;
• ведение и развитие УДС И ОКТЭИ;
• разработка и государственная регистрация отраслевых форм документов не вошедших в УДС;
• разработка терминологии технико-экономической информации с учетом специфики отрасли.

Различают следующие принципы унификации документов:

• унификация посредством дедукции;
• единообразие состава и форм документов;
• комплексность;
• информативность;
• уменьшение количества видов документов;
• постоянство требований к документам;
• согласованность вновь разработанных документов с уже существующими;
• экономичность.

Существует три способа унификации текста:
Трафарет – фиксация постоянной информации в виде логически связанного текста с переменной информацией.
Анкета – такое представление текста, постоянная информация которого размещена в левой части листа документа, а переменная заносится в процессе его составления.
Таблица – способ расположения текста по определенному принципу: постоянная информация располагается в заголовках колонок и строк, а переменная – на пересечении соответствующих колонок и строк.
Различают косвенный и прямой эффект от унификации и стандартизации документов.
Различают виды документов по: назначению, происхождению, форме, срокам исполнения и хранения, месту составления, наименованию, стадиям создания.
Немного о реквизитах и бланках.
Некоторые реквизиты для документа являются обязательными. К обязательным относятся постоянные реквизиты, нанесенные заранее типографским способом на стандартный лист бумаги, называемом впоследствии «бланком». При отсутствии реквизита в документе последний утрачивает юридическую силу.
ГОСТом установлено три вида служебных бланков для организационно-распределительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Усовершенствование документов происходит за счет унификации и стандартизации, что позволяет повысить производительность труда в делопроизводстве.

12. Системы документации: понятие, признаки. Межотраслевые системы документации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, которые используются в определенной сфере деятельности.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др

. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.

Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени[1]. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

· Система организационно-распорядительной документации

· Система плановой документации

· Первичная учетная документация

· Отчетно-статистическая

· Документация по труду

· Система бухгалтерской документации

· Система финансовой и расчетно-денежной документации

· Система статистической и ведомственной отчетности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

· Проектно-конструкторской документации

· Документации оперативного управления

· Медицинской

· Учебной и др.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации

13. Унифицированная система документации. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»

Главной целью создания унифицированной системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

3. упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов Федерации;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.

Дата добавления: 2015-04-24