Форматирование ячеек

Данные в ячейках можно форматировать. Например, применять выравнивание (по левому краю ячейки, по правому краю, по центру и по ширине), изменять гарнитуру, размер (кегль) и эффекты (начертания) шрифта.

Изменять формат данных можно также с помощью меню Формат. Выберите пункт Ячейки. Откроется окно Формат ячеек (2).

jpg» alt=»Форматирование ячеек» />

2. Окно атрибутов ячейки.

В открывшемся окне можно изменять все доступные числовые форматы, использовать дополнительные эффекты, например, тип и цвет подчеркивания и зачеркивания (простой чертой, двойной, полужирной, пунктиром и пр.), цвет фона ячейки, размещение надписи под любым углом и т. д.

Иногда необходимо ввести одинаковые данные в несколько ячеек одного столбца или создать последовательную нумерацию (1, 2, 3, 4 и так до 1000 -согласитесь, тоскливо набирать вручную). Для этого в программе предусмотрена функция автозаполнения.

Например, введите в ячейку число 1. Выделив ее, вы увидите в правом нижнем углу манипулятор в виде маленького черного квадратика. Потяните за него вниз, обводя некоторое количество ячеек в столбце. Если ячейка имеет числовой формат, а не текстовый или общий, программа автоматически заполнит ячейки последовательной нумерацией – 1, 2, 3, 4 и т. д. В текстовом формате программа автоматически будет копировать данные. Для самостоятельного выбора необходимой операции тянуть указатель следует правой кнопкой, чтобы в появившемся контекстном меню выбрать нужное: заполнить, скопировать и т. д.

Разумеется, автозаполнение можно проводить не только по вертикали, но и по горизонтали. При этом данными заполняются не столбцы, а строки. Сразу в обоих направлениях проводить автозаполнение нельзя.

По умолчанию в таблицах программы высота и ширина ячеек не очень большая. Для изменения размеров наведите указатель мыши на границу между строками или столбцами в области их служебной нумерации. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки. Удерживая кнопку мыши нажатой, вы можете сместить границу между строками или столбцами до нужного размера. Можно указать программе самостоятельно подобрать оптимальную высоту строки или ширину столбца по тексту в ней. Для этого нужно два раза щелкнуть на появившейся двунаправленной стрелке.

Для экономии места, если внешний вид ячеек не важен, их размер можно сделать меньше. Для функционирования электронной таблицы совсем необязательно, чтобы данные, находящиеся в ячейке, целиком отображались на экране.

При работе с таблицей иногда приходится сталкиваться с необходимостью вставки или удаления некоторых ячеек. При вставке содержимое соседних ячеек будет сдвинуто вправо или вниз, чтобы освободить место для новых данных.

Выделите ячейку, в которой должны будут появиться новые данные, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт Добавить ячейки. Откроется окно вставки ячеек (3), в котором вам будут предложены четыре варианта вставки ячеек:

♦ ячейки, со сдвигом вниз – данные в текущем столбце, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вниз, остальные данные остаются на месте;

♦ ячейки, со сдвигом вправо – данные в текущей строке, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вправо, остальные данные остаются на месте;

♦ строку – все данные, начиная с текущей строки, смещаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) строку вниз;

♦ столбец – все данные, начиная с текущего столбца, смещаются на один (или более, если выделено несколько ячеек) столбец вправо.

3. Окно вставки ячеек.

Удаление ячеек производится аналогичным образом – через контекстное меню, пункт Удалить.

Перейдем к самой главной функции электронных таблиц – работе с формулами. Именно это отличает электронную таблицу от обычной, набранной в любом текстовом редакторе.

Ячейки таблицы могут содержать не только статичные данные, но и результат некоторых вычислений, сделанных на основе данных, содержащихся в других ячейках таблицы, на другом листе или даже в другой книге. Рассмотрим простой пример. Допустим, есть таблица, куда заносится сумма дохода некоторой компании за каждый день. При этом в нижней части таблицы имеются ячейки, в которых можно посмотреть суммарный доход за каждый месяц, неделю, а также общий доход с начала года, причем все это как в рублях, так и в некоторой другой валюте, а также сумма чистого дохода после различных отчислений (налоги и пр.). Очевидно, если в подобной таблице все данные будут статичными, то при записи о доходе каждый день придется одновременно изменять много других данных – приплюсовывать сегодняшний доход к месячному, недельному и годовому, пересчитывать в другую валюту, считать процентные отчисления и т. д. Мало того, что выполнять такие операции каждый раз вручную утомительно, это еще может привести к тому, что из-за ошибки, допущенной в процессе вычислений, данные перестанут сходиться друг с другом.

Всю работу по вычислениям лучше поручить программе. Тогда оператору придется ввести только сумму дневного дохода (может быть, еще сегодняшний курс валюты), а все остальное будет сделано автоматически.

Итак, в ячейках могут содержаться данные, которые автоматически обновятся, если изменятся данные в исходных ячейках. Например, если ячейка D4 должна всегда содержать сумму чисел в ячейках А2 и F1, нужно ввести в ячейку D4 формулу

=CYMM(A2;F1)

и задача будет решена.

Чтобы ввести в ячейку вычисляемое значение, используется ключевой символ «=». Если вы начинаете ввод данных с этого символа, программа воспринимает их как вычисляемые. Вслед за знаком равенства должна следовать формула.

В формулах могут использоваться обычные знаки арифметических действий. Например, для вычисления выражения вроде 456 – 23 · 4/11 + 465, можно не хвататься за калькулятор, а просто ввести в ячейку

=456-(23*4)/11+465

и нажать Enter. В ячейке автоматически появится результат вычислений. При записи арифметических выражений можно использовать знаки: «+» (сложение), «-» (вычитание), «*» (умножение), «/» (деление) и «^» (возведение в степень), а также скобки.

Каждая ячейка таблицы пронумерована в соответствии с ее расположением в столбцах и строках. Самая верхняя левая ячейка имеет номер А1, следующая в той же строке – В1, первая во второй строке – А2 и т. д. При этом количество столбцов ограничено количеством букв. После 26 столбца, обозначаемого буквой Z, начинаются двухбуквенные обозначения столбцов: АА, АВ, AC, AD и т. д. до AZ, затем ВА, В В, ВС и т. д. По умолчанию программа позволяет разместить данные в 256 столбцах.

Чтобы взять данные из какой-либо ячейки, следует ввести в выражение номер этой ячейки. Например, если ввести

=A3+F12

то получится сумма значений ячеек A3 и F12. Можно совмещать обычные числа и номера ячеек.

Вводить номера ячеек в формулу не обязательно вручную. Вместо этого можно щелкнуть на нужной ячейке кнопкой мыши. В поле ввода автоматически появится номер ячейки, а в таблице она выделится рамкой. Рамку можно перемещать с помощью клавиш управления курсором, и при этом номер ячейки в поле ввода будет изменяться автоматически.

Если данные, которые должны использоваться при вычислении результата, расположены на другом листе книги, то ссылка на них будет выглядеть несколько сложнее, например вот так:

=А1+Лист2.А1

Если данные из каких-либо ячеек используются достаточно часто, можно дать этим ячейкам имена. Для этого выберите из меню Вставка пункт Имя и далее подпункт Присвоить. Откроется окно, в котором можно ввести любое имя (используя как латинские, так и кириллические буквы), и нажать кнопку Добавить. После указанной операции можно во всех формулах вместо номера ячейки писать ее имя, что иногда значительно облегчает работу.

Поскольку вычисление суммы значений нескольких ячеек является одной из самых основных операций, которые приходится решать в программе, для нее придумали специальную функцию СУММ. Таким образом, вместо

=А2+С4

можно написать

=СУММ(А2;С4)

Результат будет один и тот же. Какой тогда смысл в использовании этой функции? Во-первых, функцию суммирования СУММ можно ввести нажатием на кнопку СУММ (расположена на панели инструментов). Во-вторых, и это главное, с ее помощью можно задавать вычисление суммы в некотором диапазоне ячеек. Например, вместо

=A4+B4+C4+D4+E4+F4+G4+H4+I4+J4+K4

можно ввести формулу:

=СУММ(А4:К4)

Знак двоеточия между номерами ячеек означает, что указанные ячейки задают диапазон для вычисления суммы. Можно также задать и диапазон ячеек из нескольких строк и столбцов. Например, вот так:

=CУMM(B4:F16)

Функция суммирования используется часто, однако она далеко не единственная. В программе Microsoft Excel, выбрав из меню Вставка пункт Функция, вы откроете окно Мастер функций (4). Здесь из раскрывающегося списка Категория следует выбрать категорию, к которой относится нужная функция, или пункт Полный алфавитный перечень. Затем в поле Выберите функцию выделите нужную и нажмите кнопку OK. Откроется дополнительное окно, в котором можно ввести параметры данной функции

4. Мастер функций.

Выделение ячеек и диапазонов. Операции перемещения, копирования
и вставки данных. Очистка и удаление ячеек.

На листе можно выделять ячейки,

диапазоны, строки и столбцы — например,

чтобы отформатировать данные в выделенном диапазоне, вставить другие ячейки, строки или столбцы. Кроме того, можно выделить все содержимое ячейки или его часть и перейти в режим редактирования, в котором можно внести в данные необходимые изменения.

В таблице Microsoft Excel можно выделять ячейки и диапазоны так же, как на листе, однако выделение строк и столбцов в таблице и на листе выполняется по-разному.

Примечание. Если лист защищен, возможность выделения ячеек и их содержимого может быть недоступна.

Дата добавления: 2015-04-24