Анализ работы фирмы во время выставки и после нее

Выбор выставки. Руководители ООО «Селенг» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. Но если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках и профессиональных турсалонах.

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке

Негативным моментом является падение в структуре товарооборотов доли товаров, которые бы увеличили его размер - лотков. Такая тенденция в развитии товарооборота - результат снижения покупательской способности населения и др. причины.

Низкая эффективность управления торговым предприятием подтверждается нарушенной индексной цепочкой взаимосвязи показателей как в 2007 г., так и в 2008 г. Высокий темп роста валового дохода (таблица 1) при более низком темпе роста товарооборота свидетельствует о росте цен. Вместе с тем все увеличивающиеся темпы роста издержек обращения не позволили реализовать возможности роста цен.

Подготовка к выставке. Руководители ООО «Селенг» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

Надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 мІ, а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 мІ, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки ООО «Селенг» наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру - снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей - через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

- Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;

- В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;

- Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;

- Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;

- Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;

- Подготовили технические листовки, прайс-листы по продуктам, проекты стендов;

- Решили, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;

- Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;

- Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один - обзорный (о возможностях фирмы), другой - более подробный (для интересующихся предложением клиентов);

- Сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;

- Подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;

- Подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:

a. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

b. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

c. особенности взаимного интереса;

d. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Всю подготовленную выше информацию ввели в базу данных компьютера. Подготовили пресс-релиз, информационные подшивки, видео для демонстрации посетителям стенда. Предусмотрели контакты с прессой, спланировали проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо постителей.

Руководители фирмы ООО «Селенг» приняли решении об использовании специальных дирижаблей на выставочном центре для привлечения внимания посетителей выставки.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов - работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы.

При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

- Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?

- Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?

- Какие моменты следует особенно подчеркнуть?

- В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?

- Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?

- В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?

- Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?

- Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?

- Какой размер стенда вам необходим?

Необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

- демонстрацию продукции;

- прямую продажу;

- переговоры;

- пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);

- презентацию фирмы;

- наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;

- проведения опросов, анкетирования;

- проведение исследования товара;

- обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

Необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров - направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции ООО «Селенг» выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка - это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

- движущиеся объекты;

- живые объекты (животные);

- людей в необычной одежде - старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;

- оригинальную подсветку и освещение;

- шары, транспаранты, табло над стендом;

- музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

- оптические и лазерные эффекты;

- компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

- неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);

- оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.

Особое внимание руководители фирмы уделили логотипу. Его разработали легкочитаемым, и поместили на видное место.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест, предложенный журналом «Туризм: практика, проблемы, перспективы» (1999г. №1).

Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

- заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;

- выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;

- определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.

Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда - это потенциальный клиент, завоевать его - это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.

Эксперты констатируют, что в среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?» После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению

На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

Участие в выставке - это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Контрольные вопросы после выставки:

- Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.

- Направьте посетителю информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта.

- Копиями таких информационных листов снабжайте своих агетов или представителей.

- Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.

- Не позже чем в течение двух недель после закрытия выставки обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде сообщений и анализа анкет посетителей.

Составьте список расходов и издержек родственных выставок. Это вам поможет, когда будете готовиться к следующей выставке, ведь нельзя планировать участие в последующих выставках и ярмарках, не проанализировав эффективность деятельности на предыдущей.

Итогом участи в работе на выставке становятся отчет и аналитическая записка с конкретными выводами и предложениями.

43)Основные характеристики выставочной деятельности в Австралии

Мельбурнский выставочный центр расположен на красивейшей реке Yarra рядом с мельбурнским Convention Centre – городским центром бизнеса, досуга и соревнований в пределах города.

Центр предлагает выставочное пространство, на котором отсутствуют несущие конструкции, что позволяет экспонентам видеть окружающее их пространство, рационально и гибко его использовать. Комнаты для переговоров, технически оснащенные аудитории, просторные функциональные площади характерны для этого центра. Особенность центра – в его многофункциональности, приспособляемости, возможности трансформироваться под любые требования и техническом совершенстве обслуживания.

Выставочные площади, наиболее удобные для организации зрелищных мероприятий, составляют 30.058 кв. м, полный их объем –31.812 кв. м. Кроме того, имеется более 9.000 кв. м открытых площадей. 5 холлов размещены в одноэтажном здании высотой более 13 м. Пол допускает нагрузки более 2000 кг/кв. м. 10 входных дверей размером 7,5 м х 8 м обеспечивают беспрепятственный проход посетителей и провоз крупногабаритных грузов. Имеется 10 переговорных комнат общей площадью 1.746 кв. м, полное электрическое энергообеспечение, газ, сжатый воздух, водоснабжение, сброс отходов. Стоимость аренды площадей – по договоренности.

В центре обеспечивается комплекс выставочных услуг, включая организацию питания, охраны, аудиовизуального обеспечения, телефонизации, уборки стендов.

В числе главных выставочных мероприятий, проводимых в Мельбурне: международная выставка технологий защиты информацииISEC AUSTRALLA; международная выставка компьютерных, телекоммуникационных и информационных технологий для бизнеса MobileCommerce World Australia; международная выставка продукции и услуг индустрии старт-карт CARDS AUSTRALLA; международная выставка Интернет-технологий ISPCON AUSTRALLA; австралийская международная выставка подарков Glljbal Show; австралийская международная выставка продуктов питания, напитков, оборудования для их производства Fine Food.

Сиднейский выставочно-переговорный центр «Дарлинг Храбор Центр» имеет общую выставочную площадь 15.000 кв. м.

Крупнейшей международной выставкой в Сиднее является Fine Food. Она объединяет три международные выставки: Fine Food,Supermarket Australia, Hotel Australia (мясные, молочные и морепродукты, кондитерские изделия, напитки, оборудование для их производства, снабжение, гостиничный и ресторанный сервис) (1999: пл. 625, у.: 453, п.: 22,6). Не менее популярными являются австралийская международная выставка строительного оборудования, строительных и отделочных материалов – Interbuild Australia, награжденная знаком УФИ (1999: пл. 4.616, у.: 308, п.: 12,6), в 2001 г. она проходила в 15-й раз, и две объединенные австралийские международные выставкиELENEX/AUTOHATE (награжденные знаком УФИ) – технологии и продукция электротехнической и электронной промышленности, контрольно-измерительные приборы, робототехника, средства и системы промышленной автоматизации. Первая проходила в 2001 г. в 13-й раз, вторая – в 12-й раз (1999: пл.: 4.645, у.: 334, п.: 7,9).

Предмет других выставок – строительная индустрия, продукты питания и напитки, автомобильный транспорт, альтернативная медицина и терапия и т.д.

Международные выставки проходят также в г. Белу Оризонти и Порту – Аллегри, в Аделаиде, Брисбене, Рокгемптоне, Таунсвилле.

44)Бюджет выставочной деятельности

Дата добавления: 2015-04-24