Службові листи

Які документи належать до інформаційних? Що таке службовий акт? Які реквізити характерні для актів?

До інформаційних документів належать службові листи та їх різновиди, звіти, службові записки, оголошення, довідки, анотації, рецензії, телеграми, телефонограми і радіограми.

Лист - це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують її. До перших належать листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не потребують відповіді, - листи-попередження, лиЪти-нагадувалня5 листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилається до однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ. Колективний лист надсилається на одну адресу, але пишеться від імені керівників кількох установ або колективу установи.

Найчастіше листи друкують на бланках або на чистих аркушах паперу.

Лист має такі реквізити:

1) назву й адресу організації-відправника; 2) номер і дату; 3) назву й адресу одержувача; 4) заголовок; 5) текст; 6) перелік додатків (якщо вони є) із зазначенням кількості аркушів; 7) підпис керівника організації (установи); 8) відбиток печатки.

Якщо лист друкується на бланку, то він містить: емблему організації, установи чи підприємства, зображення державних нагород, код організації, установи чи підприємства, повну назву установи, організації - автора листа, назву структурного підрозділу, індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адреси, номери телефону, факсу, номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Службові листи друкують на комп'ютері, через півтора-два інтервали або пишуть на чистому аркуші паперу з одного боку. На бланку друкують лише першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах.

Не слід відсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата..

Супровідний лист - це службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, рукопису, буклетів, накладної, рахунка-фактури) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай він невеликий за обсягом і містить назви та перелік надісланих документів.

Зразок:

Шановні панове! Надсилаємо на конкурс "Знавці української мови" наукову роботу студентки III курсу факультету української філології (прізвище) "Двомовність і культура мовлення"

Додаток: на 25 арк. в 1 пр.

Просимо підтвердити Ті отримання. З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Під час написання супровідного листа можна скористатися такими мовними зворотами:

o На Ваше прохання надсилаємо ...

o Надсилаємо Вам ...

o Для того, щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашої установи, надсилаємо докладний перелік ...

o Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам такі документи: ...

o У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам ...

o Дозвольте запропонувати Вам переглянути каталог книг, які щойно вийшли друком.

o Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

o Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво.

Гарантійний лист - це службовий лист для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні, послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання певної роботи.

Зразок:

Шановний пане директоре!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим рахунком 100 (сто) примірників підручника: Зубков М. Сучасна українська ділова мова. - 2-ге вид., допов. -X: Торсінг, 2002. - 448 с.

Оплату гарантуємо упродовж 7 днів після їх отримання.

З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Лист-повідомлення - це службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба повідомити про зміну адреси чи назви установи (агенції, фірми, організації, товариства), відкриття філії, початок виробництва, призначення на посаду, відкриття виставки, зміни у системі роботи. Здебільшого такі листи адресують конкретній установі, організації, фірмі.

Зразок:

Шановні панове!

Міністерство аграрної політики України повідомляє, що у Національному аграрному університеті підготовлено й видано навчальний посібник "Біржовий ринок", автор якого кандидат економічних наук доцент М. О. Солодкий.

У посібнику відповідно до програми викладено теоретичний матеріал, що охоплює всі розділи курсу.

Просимо Вас розглянути запропоноване видання і зробити замовлення за адресою:

а/с 110, м. Київ, 04071 З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Під час написання листів-повідомлень можна скористатися такими мовними зворотами:

o Повідомляємо Вас, що... (дата) ми переїхали у нове приміщення. Наша нова адреса ...

o Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в ...

o Хочемо повідомити Вас про ...

o 3 радістю повідомляємо про ...

Лист-запит - це різновид комерційного листа, що містить прохання про надання певних товарів, послуг або уточнення вже наявної інформації про якусь компанію, фірму чи установу. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках і ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказують:

- підставу для запиту;

- назву товару (його марку, якість, модель тощо);

- умови й термін постачання;

- умови оплати.

Серед листів-запитів розрізняють такі:

- запит комерційної пропозиції;

- запит рекомендації від ділового партнера;

- запит на відкриття представництва;

- запит на відкриття рахунка;

- запит на одержання кредиту;

- запит на бронювання номерів у готелі;

- запит з юридичних питань тощо.

Зразки листів-запитів:

Шановні панове! Ми зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати:

o докладну інформацію про Вашу продукцію;

o 2% знижки під час замовлення мінімальної кількості;

o безоплатно взірці деяких конвертів для ознайомлення з якістю продукції.

Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше. З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Шановні добродії!

У листах-запитах можна скористатися такими типовими зворотами:

o Ми зацікавилися продукцією, яку Ви виробляєте, і раді були б отримати Ваші рекламні проспекти.

o Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види Вашої продукції.

o Відповідно до Вашого оголошення в газеті... (назва) просимо надіслати нам пропозицію на ...

o У пропозиції просимо вказати вартість упакування, транспортування, термін постачання та умови оплати.

Лист-підтвердження - це різновид службового листа, в якому засвідчується певний факт: підтверджується попередня домовленість, отримання листа, переказу, цінних паперів тощо.

Зразки листів-підтверджень:

Вельмишановний пане...! На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться... (дата і місце). Вашу доповідь на тему "Мистецтво ділового листування" внесено до програми конференції.

Одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи-прохання - службові листи, в яких у ввічливій формі звертаються із певним проханням до партнерів, інвесторів, клієнтів.

Треба пам'ятати, що від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Зразки листів-прохань:

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакета такі цінні папери:... акцій за ціною... Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Лист-нагадування - цс службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, адже, наприклад, причиною затримки оплати чи несплати може бути скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі лист має бути чемним, стриманим.

Зразки листів-нагадувань:

Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, але ми змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до... (дата) / не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

Зі щирою повагою Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Лист-претензія - це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності його запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, слід висловити партнерові претензію й вимагати їх ліквідації (наприклад, заміни неякісного товару), а також наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому ар* гументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а вже потім - претензію.

Зразки листів-претензій:

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше ... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося отримати товар протягом наступного тижня. Чекаємо на відповідь.

З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Лист-відповідь на претензію - це службовий лист, у якому

пояснюються причини певних порушень або переконливо доводиться безпідставність претензії чи скарги. Отже, зміст таких листів залежить від того, чи погоджуєтеся ви з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними. ■ Якщо надіслана претензія є обгрунтованою, треба пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася під час виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зразки листів-відповідей:

Шановні...!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою

Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)

Рекомендаційний лист - це службовий лист, ЯКИЙ містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію, фірму. У позитивній рекомендації здебільшого йдеться про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу або фірму.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Він істотно відрізняється від характеристики. Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів"' чітко окреслюють ці відмінності:

* рекомендація може бути не обов'язково з місця роботи;

* за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

* особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

* рекомендаційний лист обов'язково містить висновок: "рекомендую" чи "не рекомендую".

Отже, в рекомендаційних листах слід обов'язково вказати:

* з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

* рівень її професійної компетентності;

* чи має вона авторитет;

* які має досягнення тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомендації - справа вашої честі.

Пропонуємо вашій увазі типові мовні звороти, що допоможуть у написанні рекомендаційних листів:

o Дозвольте порекомендувати Вам пана.., який бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади...

o Він один із найкомпетентніших наших фахівців.

o За час роботи в нашому університеті пан... зарекомендував себе як здібний, перспективний науковець.

o Чуйна, товариська людина, має авторитет серед колег.

o Принциповий, уважний до клієнтів, професійно добре підготовлений, досвідчений працівник, любить свою справу.

Лист-подяка - це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

"Кодекс ввічливості" ділової людини передбачає: не треба чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої і порядної людини.

Лист-вітання - це різновид службового листа, в якому висловлюється поздоровлення з нагоди певної події, свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи і ото.

Певна річ, для того щоб засвідчити свій інтерес ло успіхів партнера й зробити йому прій мис. не треба чекати ювілею, свята чи одруження - надішліть листа з кількома теплими вітальними словами з будь-якої нагоди (наприклад, публікації книги, викриття філії) і поділіть з ним радість.

Зразки листів-вітань:

Вельмишановний.../

Сьогодні ми відзначаємо 20-річнии ювілей Вашої діяльності на посаді керівника заснованого Вами концерну.

Упродовж цих років завдяки Вашим здібностям і зваженим рішенням, що грунтувалися на великому досвіді, наша фірма посіла належне місце на вітчизняному ринку.

Прийміть наші найщиріші вітання і побажання подаїьших успіхів та усіляких гараздів.

З повагою

Назва посади (підпис) (ініціаі(и) та прізвище)

Високошановна пані...!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди Вашого щорічного ювілею.

Лист-запрошення - це різновид службового листа, у я кому адресата заігоошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту слід дотримуватися таких вимог:

o використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);

o симетрично розташовувати текст на аркуші;

o конверт за своїм дизайном має неодмінно відповідати бланку.

Найважливішу інформацію можна виділити іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на суто ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуть здебільшого на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оздоблені бланки.

Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати грамотно й естетично оформленого листа. Подаємо зразки письмових запрошень, що виконують функцію квитка чи перепустки:

Шановний пане...!

Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня міліції, що відбудеться... (дата і адреса). Ваші місця...

10) Що таке адреса? Які основні правила, встановлені Міністерством зв’язку слід пам’ятати при написанні адреси? Телеграма.

Адреса - це точна вказівка на місце проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень. Основні з цих правил має знати кожний громадянин, адже від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємств зв'язку при доставці відправлення адресату.

На всіх адресах зазначається:

1) прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку);

2) назва вулиці, номер будинку і квартири;

3) назва населеного пункту (села, селища міського типу, міста);

4) назва району;

5) назва області;

6) поштовий індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.

Над адресою зазначається вид і спосіб пересилання:

1) рекомендована бандероль;

2) з повідомленням про вручення;

3) з доставкою додому;

4) цінний на... грн;

5) вручити особисто;

6) до запитання.

Зворотна адреса також пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку.

Зразки адрес:

Адреса відправника

Коваленко Василь Федорович вул. Малишка, 104, кв. 29, м. Харків, 61003

Адреса одержувача

Петриненкові Миколі Івановичу вул. Пушкіна, 34, кв. 8, м. Івано-Франківськ, 76005

До запитання Адреса відправника Масловська К. Г

вул. Велика Житомирська, 40, кв. 19, м. Київ,

02053 __

Адреса одержувача Іваненко Галині Семенівні вул. Київська, 22, кв. 78 м. Полтава, 36021

Дата добавления: 2015-05-08