Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюють­ся управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян

Відповідно знову ж таки до національного стандарту ДСТУ
2732:2004 службовий документ — це документ, який створила або
отримала установа (чи інший об'єкт господарювання) в процесі
своєї діяльності.

У Національному стандарті України «Інформація та докумен­тація. Керування документацією. ДСТУ 4423:2005» зазначено, що: службовий документ — це інформація, яку організація або фі­зична особа створила, отримала та зберігає як свідчення про інфор­мацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання Чи­новної діяльності.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сфе­рах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інфор­мація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також ма­теріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працю­вати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довід­ку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони да­ють змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінський документ — це службовий документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своє­рідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям ке­рівником рішення.

Частина управлінських документів — планування, звітність, ділове листування — призначені для безпосередньої управлін­ської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосу­вання автоматизованого введення документів (включаючи руко­писні) в персональний комп'ютер (ПК), текстового і графічного видів обробки інформації в документах дає змогу оперативно вносити в них необхідні зміни, впроваджувати системи електрон­ного управління документацією, забезпечувати доступ до необ­хідної для управління інформації через бази даних тощо.

Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконува­ти свої функції, для яких був створений, але зберігається або під­лягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника як об'єкт рухомого майна.

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповід­ною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню, відноситься до Національного архівного фонду, що є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і мате­ріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних докумен­тів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Постановою Кабінету Міністрів України від 1 лку; ого 2006 року № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки, де передбачено цілий ряд заходів із вирішен­ня назрілих проблем в архівній справі й діловодстві, в тому числі уніфікації законодавства щодо роботи з документами й запровад­ження сучасних інформаційних технологій.

Електронний документ — документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної сис­теми.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [20] зазначено, що електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична си­ла електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник докумен­та з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним циф­ровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Створюючи електронний документ та долучаючи його до документаційної системи установи, необхідно пам'ятати, що тер­мін зберігання ЕД має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, а в разі не­можливості такого періоду зберігання для збереження його ав­тентичності мають бути передбачені заходи щодо дублювання чи періодичного копіювання.

Якісні зміни в документуванні призвели до появи терміну «електронне документування» — процес підготовки електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп'ютерної техніки та терміну «електронний документообіг», що означає їх подаль­ший рух, зберігання протягом певного періоду, а також передан-ня на архівне збереження до «електронного архіву» або вилучен­ня для знищення.

Властивості, ознаки та функції службових документів.

Службові документи

Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюють­ся управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Відповідно знову ж таки до національного стандарту ДСТУ
2732:2004 службовий документ — це документ, який створила або
отримала установа (чи інший об'єкт господарювання) в процесі
своєї діяльності [76]. ^ &'.

У Національному стандарті України «Інформація та докумен­тація. Керування документацією. ДСТУ 4423:2005» зазначено, що: службовий документ — це інформація, яку організація або фі­зична особа створила, отримала та зберігає як свідчення про інфор­мацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання Чи­новної діяльності [73].

Сучасний службовий документ використовується в усіх сфе­рах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним

елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інфор­мація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також ма­теріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль в спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий до­кумент. Залежно від призначення документа, вміння відправни­ка вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановле­них вимог, знання правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працю­вати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довід­ку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони да­ють змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

Уніфікація та стандартизація управлінських документів

Велике значення для створення управлінських документів ма­ють їх уніфікація та стандартизація. Уніфікація — встановлення єдиного комплексу видів і різно­видів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єди­них форм та правил їх складання та оформлення.

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів за допомогою яких здійснюються управлінська діяль­ність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфіка­ції впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.

Трафаретизація — складання текстів службових документів із застосування трафаретів та мовних кліше.

Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк й побудоване на поєднан­ні усталених текстів або їх частин, що часто вживаються, зі змін­ними частинами.

Трафаретна частина документів друкується на бланку або вво­диться у пам'ять комп'ютера, а змінна заповнюється від руки або, за необхідністю, додруковується. Трафаретизація допомагає шир­ше застосовувати засоби механізації, автоматизації та комп'юте­ризації діловодних процесів.

Усі службові документи відрізняються за своїм призначен­ням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандар­тизації їх буде різна. За цією ознакою службові документи поді­ляють на:

1. Документи, які відповідають установленим стандартам: як­що один із стандартів не дотримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, зазвичай, готуються заздале­гідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, заповіт, посвід­чення особи).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручнос­ті й швидкості їх використання та обробки, загальна частина ін­формації готується заздалегідь (трудова книжка, службове пос­відчення тощо).

Документи з довільною формою побудови, загальними прин­ципами укладання; текст, де мовні засоби автор чи укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, службовий лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені тради­цією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом — оформлення службової документації визначене стандартами, зат­вердженими Державним комітетом споживчої політики та техніч­ного регулювання.

Класифікація та групування службових документів.

У сучасному тлумачному словнику української мови можна знайти подвійне визначення терміна «класифікація». У першому випадку це — класифікування, у другому — система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи, підгрупи за спільни­ми ознаками та властивостями.

Вчені намагаються розмежувати ці терміни й подати таким чином:

Типологізація — процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями.

Групування — процес поділу документів за їх зовнішніми озна­ками.

Класифікування — це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.

Професор С.Г. Кулешов стверджує, що процес поділу докумен­тів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації,видами носіїв, властивостями, обіговими даними тощо й є процесом класифікування документів.

Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апа­рату управління, відповідальності виконавців. Основним нормативним документом, що визначає систему управлінської документації як сукупність взаємопов'язаних до­кументів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з ме­тою уніфікації офіційно закріплює групування документів за пев­ними ознаками, є Державний класифікатор управлінської доку­ментації: ДК010-98.

Первинне групування службових документів забезпечує швид­кий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього розрізняють види до­кументів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:

♦ За найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, харак­теристика, супровідний лист, пояснювальна записка, зап­рошення, телеграма, звіт, акт тощо.

♦ За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

♦ п исьмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та роз­множувальної техніки;

♦ гра фічні, в яких зображення об'єктів передано за допомо­гою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схе­ми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

♦ фото- і кінодокументи — такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. На них можна зафіксува­ти ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

♦ фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють зву­кову інформацію.

♦ За спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудо­вих правовідносин та інші).

♦ За призначенням: нормативно-правові, організаційні, роз­порядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо.

♦ За місцем укладання: внутрішні, що не виходять за межі ус­танови, та зовнішні.

♦ За походженням: офіційні, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

♦ За напрямом: вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації) та вихідні.

♦ За джерелами виникнення: первинні та вторинні.

Перші створюються у кожному окремому випадку для розв'язан­ня конкретної управлінської ситуації. Другі відображають однорідні питання й складаються за певними зразками (типові положення, типові інструкції і т.ін.). Трафаретні документи виготовляються дру­карським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски.

♦ За технікою відтворення: рукописні та відтворені механіч­
ним способом.

♦ За доступом до інформації: ті, що містять відкриту (загаль­нодоступну) інформацію, та документи з обмеженим досту­пом (для службового користування).

♦ За ступенем гласності: конфіденційні та секретні.

На секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу «таємно», «цілком таємно», «особливої важливості». Цей гриф означає, що з документом може бути ознайомлене тільки обмежене коло осіб.

За розголошення інформації документів з грифом секретнос­ті, а також за їх зникнення винуваті притягаються до відповідаль­ності згідно із Законом України «Про державну таємницю».

За терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові і ду­же термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником.

♦ За складністю: прості (односкладні) та складні. Перевага віддається простим (односкладним) документам — їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати.

♦ За терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового зберігання (до 10 років).

♦ За юридичною силою: справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність і підроблені (фальшиві).

♦ За призначенням створення: оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги) та копії.

♦ Оригінал — документ, у якому відомості про автора, час та міс­це створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і в разі потреби — відбиток печатки.

♦ Дублікат — повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка — «Дублікат».

♦ Копія — точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті — відмітка «ко­пія». Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням наз­ви посади відповідального працівника, який засвідчив копіїо, йо­го, підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.

♦ Витяг (виписка) з організаційного документа відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, ріїлення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.

Загальні вимоги до оформлення документів. Правила оформлення документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

♦ бути юридично правильно оформленим;

♦ бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;

♦ базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

♦ бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення ін­формації;

♦ мати послідовність викладу

♦ бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

♦ оформлятися за встановленою формою;

♦ відповідати прийнятим у суспільстві етичним нормам;

♦ бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

♦ складатися на відповідних носіях стандартного формату.

Принципи визначення формату

Усі формати паперу поділяються на три ряди — А, В, С.

Ряд А - основний, В і С - додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряд також поділяється на класи за розміром формату. В ряді А наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазнача­ється літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його роз­мір визначається в міліметрах.

Найширше застосовуються формати А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

Особливості виготовлення бланків документів

Усі службові документи, зазвичай, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інфор­мацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної ін­формації.

Окрім вищезазначених форматів А4 та А5, дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105x148 мм) —для написання резолюцій.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися від­повідно до схем розташування реквізитів, де позначаються межі зон для їх фіксування на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (по­чаток і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом. Дозволяється розміщувати реквізити у межах, установлених пропонованими схемами з допуском 2 мм.

Друкуються бланки у друкарні на білому папері високої якос­ті (світлих) тонів фарбами насиченого кольору, переважно, чор­ного, синього або зеленого.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі служ­бові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються рекві­зити заголовка (1-Ю), реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (поси­лання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту) та 20 (відмітка про контроль).

Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхід­них для виготовлення бланку, залежить від його виду:

♦ загальний бланк документа, крім листа;

♦ бланк конкретного виду документа, крім листа;

♦ бланк листа (додаток 1.6).

Загальний бланк документа максимально може включати рек­візити заголовка (крім реквізитів 5, 9, 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5,11, 12, 19, 20 (додаток 1.4).

На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» розміщується «Назва посади».

Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) може доповнюватися реквізитом 5 (код фор­ми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа).

Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа, може не вказуватись, наприклад, Київський автомобільно-дорожний інститут або Пе-реяслав-Хмельницька міська державна адміністрація.

Бланк листа. Цей бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата доку­мента), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).

Облік бланків документів в установі встановлюється безпосе­редньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допо­могою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотнього боку бланку.

(ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА)

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

(БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДУ ДОКУМЕНТУ)

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

Дата добавления: 2015-05-08