Особливості формування окремих видів справ

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією.

Статути, положення та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, особового складу і господарських питань розміщують у три окремі справи.

Документи засідань колегіальних органів об'єднують у дві справи:

♦ протоколи і документи до них (доповіді, довідки);

♦ документи з організації проведення засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному порядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; усередині групи документи, що мають відношення до одного протоколу, систематизують за порядком денним.

Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів небагато, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування систематизують за змістом та кореспондентським принципом у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Документи-додатки, незалежно від дати їх створення, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи згідно Правил забороняється. Не допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку. Забороняється:

♦ вилучати документи зі справ чи переміщувати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника установи;

♦ виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника установи;

♦ розмножувати документи без дозволу керівника установи (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники зразу ж знищують).

Після закінчення календарного року керівник установи своїм наказом призначає спеціальну комісію, яка забов'язана:

♦ перевірити наявність усіх документів;

♦ відібрати документи для зберігання в архівному підрозділі;

♦ визначити документи для знищення.

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

♦ внутрішній опис документів, що знаходяться у справі;

♦ заява про прийом на роботу;

♦ анкета, листок з обліку кадрів;

♦ автобіографія;

♦ документи про освіту;

♦ витяги з наказів про призначення, переміщення чи звільнення;

♦ доповнення до особового листка;

♦ довідки та інші документи, що мають відношення до особи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують у «Кишеньках» обкладинок особових справ.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не долучають у зв'язку з занесенням відомостей про це у доповнення до листка обліку кадрів.

Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні документи систематизують у межах року прізвищами в алфавітному порядку.

Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції.

Обсяги документообігу в установі визначаються з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу, найчастіше за рік. У великих установах облік документообігу можуть проводити кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи.

При цьому кожен документ обліковується один раз.

Рекомендується окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу, де в чисельнику записано кількість оброблених в установі документів, а в знаменнику — кількість копій.

Наприклад: обсяг документообігу в університеті за рік становить 1588/1965.

Вхідні і вихідні документи, незалежно від їх носіїв, обліковуються на етапі приймання і відправлення кореспонденції (експедиція, служба діловодства, секретар керівника).

Внутрішні документи підраховуються за місцем їх реєстрації чи підготовки. Крім того, слід пам'ятати, що всі внутрішні документи підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо). Облік цих документів може здійснюватися не лише в службі діловодства, а й в інших структурних підрозділах, наприклад, у відділі кадрів, бухгалтерії,службі маркетингу, відділі науково-технічної інформації тощо. Розмножені примірники підраховують окремо в розмножувальному бюро, службі автоматизованої обробки документів, видавництві, друкарні тощо, застосовуючи при цьому прийняту в установі систему обліку.

Підрахунки ведуться за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (зазвичай — за видами) і вихідних документів. Для більш точного визначення обсягу документообігу варто враховувати і документи, що не підлягають реєстрації, оскільки для їх оброблення також потрібно витрачати час. Це можна зробити за реєстрами вхідної кореспонденції.

Метою обліку документообігу є одержання необхідних даних для:

♦ розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу;

♦ розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодних процесів;

♦ визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

Періодичність підрахунку документообіїу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг обліковують кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи. Можна здійснювати підрахунок щоквартально. У невеликих установах достатньо підраховувати кількість документів за рік. Підсумкові дані обліку документообігу оформлюються довідкою у вигляді таблиці.

Форма довідки про обсяг документообігу, що вводится у пам'ять комп'ютера й роздруковується з необхідною періодичністю, подана в додатку 5.15.

Загальний порядок проходження документації в установі

На огляд першого керівника установи чи її власника передаються:

♦ закони України;

♦ постанови Верховної Ради України;

♦ укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента Українипостанови, розпорядження, рішення, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України,

♦ накази, розпорядження, рішення колегій міністерств та відомств;

♦ запити та звернення депутатів України;

♦ листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

♦ кореспонденція міністерств і відомств України, а також ор­ганів місцевої влади за підписом перших керівників;

♦ звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

На розгляд заступників керівника за напрямами подаються:

♦ доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми ї» інші документи;

♦ документація діяльності міністерств і відомств, а також ор­ганів місцевої влади (за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб).

Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішу­ватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає не­обхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.

Кореспонденція, що передається керівникові, попередньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які визначають, кого треба ознайомити з документом.

У резолюціях повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа. Обов'язкові елементи резолюцій розглянуті в модулі 2.

Після розгляду отриманої документації керівником установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення та строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів, одержавши кореспонденцію від секретаря-референта, повинні перевірити правильність її надходження і зразу ж передати її на розгляд своєму керівникові. Вони ж мусять забезпечувати збереження, облік, оперативне проходження та опрацювання документації виконавцями.

Опрацьовані керівництвом підрозділів документи діловоди повертають секретареві-референтові, про що робиться відповідна відмітка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також заносять до журналу реєстрації вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи по­вертаються виконавцеві.

Підписані керівництвом документи реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції, зразок форми якого наведено в додатку 5.8.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконавцеві під розписку в цьому самому журналі.

Дата добавления: 2015-05-08