Стандартизація й регламентація ділових паперів, засоби втілення

Класифікація ділових паперів.

Документ: суть і вимоги.

Документ від лат. - «повчальний приклад», «взірець», «доказ».

Властивості:

• Є носіями офіційної інформації, самі служать джерелом потрібної інформації;
• Мають правову вагу, господарське значення, оскільки можуть служити письмовим доказом, засобом свідчення чого-небудь, можуть бути довідковим джерелом;
• Уможливлюють вилучення інформації з архівів і обробку її в поточній діяльності.

Документ – це письмовий діловий текст про факти, події. Явища об’єктивної дійсності, який побудований за визначеною моделлю/ схемою й виконує. Крім загальної для всього стилю, конкретну (тільки йому властиву) функцію.

Вимоги:

• Видається повноважним органом або особою відповідно до їхньої компетенції;
• Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним указівкам керівних органів;
• Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
• Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою;
• Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений (порушеннями в оформленні вважаються неохайність, нерозбірливість тексту, тонкий, прозорий папір і та ін.).

Ділові папери різняться між собою за структурою, призначенням.

Класифікація за певними ознаками.

Вирізняють такі групи документів:

1. за змістом і призначенням:
• організаційно-розпорядчі,
• фінансово-розрахункові,
• постачально-збутові.
2. за назвою.
3. за способом виготовлення:

• (типові, трафаретні або бланкові та індивідуальні)
• і структурними ознаками (регламентовані чи стандартні, нерегламентовані чи нестандартні).

4. За ступенем складності:

• прості (викладено одне питання)
• і складні (два і більше питань).

5. за місцем укладання й появи:

• зовнішні
• і внутрішні.

6. за терміном виконання:

• термінові
• і нетермінові.

7. за походженням:

• службові (офіційні),
• особисті (приватні).

8. за ступенем гласності:

• звичайні,
• секретні,
• для службового використання.

9. за юридичною силою:

• справжні (чинні, нечинні)
• і підробні.

10. за стадіями створення:

• оригінал
• і копія (з юридичної точки зору обидва рівнозначні).

За ступенем стандартизації й регламентації всі документи поділяються на три групи.

1. Документи, котрі мають точні стандарти; якщо хоча б один із стандартів не витримано – документ утрачає юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтво про народження.військовий квиток). Такі документи, звичайно, готують заздалегідь, тобто готують бланк, а конкретну інформацію вписують від руки; виготовляють бланки таких документів спеціальні державні установи на папері з водяними знаками.

2. Документи, у яких немає такої точності, але для зручності й швидкості їхнього використання й обробки частину інформації готують заздалегідь (довідка, перепустка, акт про обстеження матеріального стану).

3. Документи. Для яких визначено певну форму побудови й загальні принципи укладання; мовні засоби та їхнє компонування в тексті автор-укладач добирає сам (характеристика, звіт, протокол); для таких документів не можна підготувати бланк. Якраз саме під час укладання документів цієї групи найчастіше трапляються суперечності, помилки, бо існує «найбільша свобода вибору»; саме в укладанні документів цієї групи очевидною стає мовна і загальна культура (чи безкультурність) автора.

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й регламентація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено певними стандартами, що їх розробляє державний комітет стандартів.

Стандартність документів найбільшою мірою виявляється у наявності спільних складників – реквізитів – вихідних, обов’язкових даних документа. Без яких письмовий текст не стає документом.

Дата добавления: 2015-05-08